ANALIZA MOŻLIWOŚCI W ZAKUPACH (MACIERZ MOŻLIWOŚCI OA)

szkolenia dla kupców

Wielokrotnie na prowadzonych przez nas szkoleniach i podczas projektów doradczych słyszymy pytania dotyczące identyfikacji priorytetów czy to w codziennej pracy kupca, zarządzaniu kategoriami czy też strategii zakupowych. Kupiec musi codziennie podejmować ważne decyzje zakupowe, a w natłoku zadań musi wybrać najlepsze rozwiązanie. W jaki sposób możemy wspierać te decyzje? Jednym ze sprawdzonych rozwiązań jest analiza możliwości zakupowych zwana także potocznie macierzą możliwości (Procurement Opportunities Analysis), którą pokrótce przedstawimy w niniejszym artykule. Narzędzie to jest szczególnie przydatne dla kupców zarządzających wieloma kategoriami zakupowymi w podjęciu decyzji, którą kategorię zakupową optymalizować w pierwszej kolejności, zwłaszcza kiedy w firmie podział na kategorie jest bardzo szeroki lub kategoria główna jest bardzo rozbudowana.  Pamiętać należy bowiem, że dobrze opracowany plan optymalizacji kolejnych kategorii zakupowych to jeden z elementów sukcesu. Ale jak wspomniano wcześniej można ją wykorzystać także do innych dziedzin zarządzania, priorytezacji zadań, projektów czy w końcu strategii zakupowych. Na potrzeby tego artykuły posłużymy się jednak zarządzaniem kategoriami zakupowymi.

Czemu służy analiza możliwości?

    • Identyfikacja priorytetów;
    • Identyfikacja właściwych obszarów realizacji strategii zakupowych;
    • Baza pod przygotowanie strategii i harmonogramu zarządzania kolejnymi kategoriami zakupowymi;
    • Wsparcia zarządzania zespołem (podział prac);
    • Wsparcie decyzji zarządu i partnera wewnętrznego.

Analiza możliwości zakupowych jest prowadzona o macierz możliwości składającej się z 4 pół. Pola tworzy się biorąc pod uwagę dwa kryteria:

    • skalę potencjalnych korzyści,
    • trudność jak może wystąpić podczas wprowadzenia niezbędnych zmian w celu realizacji wskazanych korzyści.

Te dwa czynniki w szybki sposób pozwalają wskazać, czy warto poświęcić czas na dany projekt, kategorię zakupową lub strategię. Poniższy rysunek przedstawia macierz możliwości (wg Goodman).

macierz mozliwości w zakupach analiza w zakupach zarzadzanie zakupami szkolenia dla kupcow

Rysunek 1 – Macierz możliwości w zakupach

Zastanawiacie się zapewne jak stworzyć taką macierz? Istnieje kilka metod ale najprostsza sprawdza się do przygotowania prostej tabeli w pliku Excel z ocenę obu powyższych cech z możliwością ich skalowania.

[Kryterium] Potencjalnymi korzyściami może być:

    • Planowane oszczędności z projektu lub optymalizacji kategorii zakupowej;
    • Poziom ryzyka;
    • Wartość dodana.

Należy jednak pamiętać, aby potencjalne korzyści były jasno zdefiniowane i były zgodne z ogólnymi celami firmy lub celami działu zakupów.

[Kryterium] Łatwość wdrożenia może obejmować ocenę:

    • Jak łatwo byłoby dokonać zmiany w organizacji;
    • Jaki jest rynek, czy mogą być trudności z pozyskaniem dostawców, czy łatwo jest zmienić dostawców itp;
    • Wewnętrznych problemów firmy lub procedur i wewnętrznych obostrzeń przy wdrożeniu projektów, strategii itp.

Poniżej przedstawiono bardzo prostą metodę oceny obu powyższych kryteriów:

macierz mozliwości w zakupach analiza w zakupach zarzadzanie zakupami szkolenia dla kupcow

Rysunek 2 – Prosty przykład analizy do stworzenia macierzy możliwości

Możliwe wyniki analizy (opis pól macierzy):

    • brak realizacji w chwili obecnej – możliwe, że kategorię zakupowe mogą być warte pewnego wysiłku, ale być może później, gdy wszystkie inne korzyści z innych kategorii zostaną uzyskane
    • warte zainteresowania ale w późniejszym terminie – kategorie zakupowe, które wiążą się z wysokimi potencjalnymi korzyściami jednak wdrożenie może wiązać się z wieloma trudnościami. Jeśli chcemy wykazać się szybkimi wynikami warto zainteresować się kolejną kategorią którą są tzw.
    • quick winy – czyli kategorie zakupowe charakteryzujące się niskim kosztem wdrożenia, łatwością wdrożenia, które jesteśmy w stanie zrealizować w krótkim okresie.
    • priorytety – kategorie zakupowe realizowane w pierwszej kolejności uzyskując wysokie efekty przy niskim oporze przy wdrożeniu.

Jak widać z powyższego narzędzie to można w prosty sposób wykorzystać w  pracy kupca w kila minut. Można także je dowolnie dostosowywać, aby w profesjonalny sposób wpierała pracę kupca. Na naszych szkoleniach dokładnie omawiamy jak stworzyć i wykorzystać analizę możliwości zakupowych. Zapraszamy!

Zaprezentowane narzędzie możecie zakupić w naszym sklepie internetowym. Zapraszamy!

szkolenia dla kupców

JESTEŚ ZAINTERESOWANY PROFESJONALNĄ ANALIZĄ ZAKUPÓW W SWOJEJ FIRMIE LUB PRZESZKOLENIEM ZESPOŁU Z NARZĘDZI ZAKUPOWYCH?
ZAPRASZAMY DO KONTAKTU

2 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

This post is also available in: angielski