ANALIZA MOŻLIWOŚCI W ZAKUPACH (MACIERZ MOŻLIWOŚCI OA)

szkolenia dla kupców

Wielokrotnie na prowadzonych przez nas szkoleniach i podczas projektów doradczych słyszymy pytania dotyczące identyfikacji priorytetów czy to w codziennej pracy kupca, zarządzaniu kategoriami czy też strategii zakupowych. Kupiec musi codziennie podejmować ważne decyzje zakupowe, a w natłoku zadań musi wybrać najlepsze rozwiązanie. W jaki sposób możemy wspierać te decyzje? Jednym ze sprawdzonych rozwiązań jest analiza możliwości zakupowych zwana także potocznie macierzą możliwości (Procurement Opportunities Analysis), którą pokrótce przedstawimy w niniejszym artykule. Narzędzie to jest szczególnie przydatne dla kupców zarządzających wieloma kategoriami zakupowymi w podjęciu decyzji, którą kategorię zakupową optymalizować w pierwszej kolejności, zwłaszcza kiedy w firmie podział na kategorie jest bardzo szeroki lub kategoria główna jest bardzo rozbudowana.  Pamiętać należy bowiem, że dobrze opracowany plan optymalizacji kolejnych kategorii zakupowych to jeden z elementów sukcesu. Ale jak wspomniano wcześniej można ją wykorzystać także do innych dziedzin zarządzania, priorytezacji zadań, projektów czy w końcu strategii zakupowych. Na potrzeby tego artykuły posłużymy się jednak zarządzaniem kategoriami zakupowymi.

Czemu służy analiza możliwości?

    • Identyfikacja priorytetów;
    • Identyfikacja właściwych obszarów realizacji strategii zakupowych;
    • Baza pod przygotowanie strategii i harmonogramu zarządzania kolejnymi kategoriami zakupowymi;
    • Wsparcia zarządzania zespołem (podział prac);
    • Wsparcie decyzji zarządu i partnera wewnętrznego.

Analiza możliwości zakupowych jest prowadzona o macierz możliwości składającej się z 4 pół. Pola tworzy się biorąc pod uwagę dwa kryteria:

    • skalę potencjalnych korzyści,
    • trudność jak może wystąpić podczas wprowadzenia niezbędnych zmian w celu realizacji wskazanych korzyści.

Te dwa czynniki w szybki sposób pozwalają wskazać, czy warto poświęcić czas na dany projekt, kategorię zakupową lub strategię. Poniższy rysunek przedstawia macierz możliwości (wg Goodman).

macierz mozliwości w zakupach analiza w zakupach zarzadzanie zakupami szkolenia dla kupcow

Rysunek 1 – Macierz możliwości w zakupach

Zastanawiacie się zapewne jak stworzyć taką macierz? Istnieje kilka metod ale najprostsza sprawdza się do przygotowania prostej tabeli w pliku Excel z ocenę obu powyższych cech z możliwością ich skalowania.

[Kryterium] Potencjalnymi korzyściami może być:

    • Planowane oszczędności z projektu lub optymalizacji kategorii zakupowej;
    • Poziom ryzyka;
    • Wartość dodana.

Należy jednak pamiętać, aby potencjalne korzyści były jasno zdefiniowane i były zgodne z ogólnymi celami firmy lub celami działu zakupów.

[Kryterium] Łatwość wdrożenia może obejmować ocenę:

    • Jak łatwo byłoby dokonać zmiany w organizacji;
    • Jaki jest rynek, czy mogą być trudności z pozyskaniem dostawców, czy łatwo jest zmienić dostawców itp;
    • Wewnętrznych problemów firmy lub procedur i wewnętrznych obostrzeń przy wdrożeniu projektów, strategii itp.

Poniżej przedstawiono bardzo prostą metodę oceny obu powyższych kryteriów:

macierz mozliwości w zakupach analiza w zakupach zarzadzanie zakupami szkolenia dla kupcow

Rysunek 2 – Prosty przykład analizy do stworzenia macierzy możliwości

Możliwe wyniki analizy (opis pól macierzy):

    • brak realizacji w chwili obecnej – możliwe, że kategorię zakupowe mogą być warte pewnego wysiłku, ale być może później, gdy wszystkie inne korzyści z innych kategorii zostaną uzyskane
    • warte zainteresowania ale w późniejszym terminie – kategorie zakupowe, które wiążą się z wysokimi potencjalnymi korzyściami jednak wdrożenie może wiązać się z wieloma trudnościami. Jeśli chcemy wykazać się szybkimi wynikami warto zainteresować się kolejną kategorią którą są tzw.
    • quick winy – czyli kategorie zakupowe charakteryzujące się niskim kosztem wdrożenia, łatwością wdrożenia, które jesteśmy w stanie zrealizować w krótkim okresie.
    • priorytety – kategorie zakupowe realizowane w pierwszej kolejności uzyskując wysokie efekty przy niskim oporze przy wdrożeniu.

Jak widać z powyższego narzędzie to można w prosty sposób wykorzystać w  pracy kupca w kila minut. Można także je dowolnie dostosowywać, aby w profesjonalny sposób wpierała pracę kupca. Na naszych szkoleniach dokładnie omawiamy jak stworzyć i wykorzystać analizę możliwości zakupowych. Zapraszamy!

Zaprezentowane narzędzie możecie zakupić w naszym sklepie internetowym. Zapraszamy!

szkolenia dla kupców

JESTEŚ ZAINTERESOWANY PROFESJONALNĄ ANALIZĄ ZAKUPÓW W SWOJEJ FIRMIE LUB PRZESZKOLENIEM ZESPOŁU Z NARZĘDZI ZAKUPOWYCH?
ZAPRASZAMY DO KONTAKTU

2 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Pozostaw odpowiedź Grzegorz Olechniewicz Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

This post is also available in: Englisch