COST SAVINGS, COST AVOIDANCE, OPPORTUNITY COSTS A MIERNIK CEN W ZAKUPACH

Dzisiaj słów kilka o oszczędnościach i sposobie ich liczenia. Szczególnie przydatne dla tych, którzy pierwszy raz spotykają się z tytułowymi określeniami takimi jak cost saving, cost avoidance czy oportunity cost. Poniżej przygotowaliśmy krótkie definicje wprowadzające do tematu.

COST SAVINGS – OSZCZĘDNOŚCI

To wszelkie działania, które obniżają bieżące wydatki, inwestycje lub poziomy zadłużenia. Innymi słowy oszczędzanie przez świadome niewydawanie. Przynoszą wymierną korzyść finansową dla organizacji. Ilość zaoszczędzonych pieniędzy w wyniku tych działań powinna zawsze znajdować odzwierciedlenie w sprawozdaniach finansowych w porównaniu do poprzednich okresów i przyszłorocznego budżetu. Niektóre przykłady działań oszczędnościowych to: redukcja nadgodzin, eliminacja pracowników tymczasowych, negocjowanie obniżek cen produktów i usług lub negocjowanie niższych opłat za wynajem obiektów i sprzętu. Oszczędności te odnoszą się do wydatków już poniesionych lub już zapłaconych.

COST AVOIDANCE – UNIKANIE KOSZTÓW

Działania służące unikaniu kosztów – to wszelkie działania, które pozwalają uniknąć ponoszenia kosztów w przyszłości poprzez konkretne działania prewencyjne. Środki te nigdy nie znajdą odzwierciedlenia w budżecie ani w sprawozdaniach finansowych. Niektóre przykłady środków związanych z unikaniem kosztów to: zmniejszenie proponowanej podwyżki cen od dostawcy, wyeliminowanie potrzeby dodatkowego zatrudnienia przez usprawnienia procesów lub np. zmiana harmonogramów prac w celu uniknięcia przestojów w pracy. Koszty te odnoszą się to do wydatków jeszcze nie poniesionych.

OPPORTUNITY COSTS – KOSZT ALTERNATYWNY

 Koszt alternatywny określany również jako koszt utraconych możliwości lub koszt utraconych korzyści.  Reprezentuje korzyści, które jednostka, inwestor lub firma pomija, wybierając jedną alternatywę zamiast innej. Właściciele firm i managerowie mogą ich używać do podejmowania świadomych decyzji, gdy mają przed sobą wiele wykluczających się opcji. Mówiąc prościej jest to wartość najlepszej z możliwych korzyści, utraconej w wyniku dokonanego wyboru. Obliczany jest najczęściej według wzoru:Koszt alternatywny = zwrot najbardziej lukratywnej opcji niewybranej – zwrot wybranej opcji  

Po krótkim wprowadzeniu do świata oszczędności i ich typów skupmy się teraz nad obliczaniem oszczędności. Najczęstsze kontrowersje w zakupach wzbudza obliczanie COST SAVINGS i na tym skupimy się w dalszej części naszego dzisiejszego artykułu.

Na co dzień spotykamy u klientów trzy modele obliczania oszczędności popularnie nazywanych savingami.

  1. Pierwszy, w którym uzyskany wynik negocjacji odnoszony jest do budżetu. Model ten nazywany jest oszczędnościami budżetowymi. Decydujące znaczenie dla tego sposobu liczenia oszczędności ma pytanie, co jest lub można uznać za „budżet”. Budżet może być zapewne planem kosztów zakupu według kategorii uzyskanych z rachunku zysków i strat lub rzeczywistą wartością z poprzedniego okresu dla poszczególnych kategorii. Często spotykamy się także, że „budżetem” nazywa się tzw. ofertę budżetową od dostawcy. Ta metoda pomiaru stosowana jest często w projektach inwestycyjnych. Tylko czy jest to cost saving w naszej opinii jest to cost avoidence.
  2. Drugi, w którym wynik obliczony jest na podstawie różnicy ceny końcowej od średniej lub najniższej ze złożonych ofert. Tym modelem nie będziemy się zajmować ponieważ w naszej ocenie nie jest to cost saving tylko cost avoidence. Nazywanie tego systemu oszczędnością jest często powielanym błędem w naszej branży.
  3. Trzeci, w którym liczona jest różnica pomiędzy ceną wynegocjowaną a wcześniejszą, za którą dane dobra lub usługi były nabywane w firmie, oczywiście na tą cenę powinno składać się całe TCO (Total Cost of Ownership – całkowity koszt pozyskania od samej ceny zakupu przez dostawy, koszty części, szkoleń, serwisu, tłumaczeń instrukcji itd.). Jest to najczęściej stosowany system.

Każda z powyższych metod ma swoje wady i zalety. Najbardziej sensowne wydaje się być stosowanie trzeciej opisanej metody, ale opieranie się na cenie ubiegłorocznej w stosunku do obecnej to zdecydowanie za mało, aby właściwie zdefiniować i zaraportować poziom oszczędności w firmie. Jeśli różnica pomiędzy cenami nie będzie miała odniesienia do sytuacji na rynku to doszlibyśmy do sytuacji której „kiepski” kupiec w czasach bessy wykazywałby potężne oszczędności dla firmy, za to dobry w czasach hossy nie miał by ku temu takiej okazji. Ocena takiego kupca wpłynęłaby negatywnie także na ocenę całego działu zakupów, a wszystko przez niewłaściwe zdefiniowanie oszczędności.

Rozwiązaniem powyższej sytuacji od lat promowanym i stosowanym przez Goodman Group jest wprowadzenie i stałe nadzorowanie mierników cenowych. Na poziomie kupca kategorii lub grupy produktów powinno być to standardową czynnością i „must have” w codziennej pracy. Mierniki cenowe bowiem nie służą nam tylko do śledzenia zmian ceny na rynku, ale również tego co ma wpływ na oferowaną cenę:

    • Koszty pracy
    • Koszty materiałów
    • Koszty surowców
    • Koszty energii itd.

Mierniki cenowe idealnie sprawdzają się także do analizy polityki cenowej dostawcy oraz czasu reakcji dostawcy na zmiany na rynku co może mieć bardzo duży wpływ na decyzje związane z realizację danych zakupów w określonym czasie. Oczywiście mierniki cenowe nie będą miały zastosowania w niektórych kategoriach zakupowych, ale można je zbudować w taki sposób aby dały wymierne korzyści w większości z nich.

Przykład:

Wyobraźmy sobie, że kupujesz produkt X, który w najbliższym czasie będzie przedmiotem negocjacji z dostawcą. Jak zbudować miernik cenowy przedstawiono poniżej:

[Krok 1] Pierwszym krokiem jest analiza czynników, które mają lub mogą mieć wpływ na koszty wytworzenia naszego produktu. Dla celów zobrazowania działania mierników możemy posłużyć się w uproszczeniu kilkoma kryteriami tj.

    1. Cena surowca
    2. Cena dostawy
    3. Koszty pracy

[Krok 2] Następnie należy określić procentowy udział danego czynnika w cenie produktu np.

    1. Cena surowca = 60%
    2. Cena dostawy = 15%
    3. Koszty pracy = 25%

Przyjmijmy, że produkt w momencie rozpoczęcia pomiaru kosztuje 150PLN / szt.

[Krok 3] Następnie w kolejnych okresach np. miesięcznych, sprawdzamy jak kształtuje się danych czynnik na rynku wpływający na cenę naszego produktu. Dzięki temu możemy oszacować  prawdopodobną wartość obniżek lub podwyżek.

Poniżej zaprezentowano działanie miernika w przykładowym kalkulatorze Goodman Group.

 miernik cen w zakupach narzedzia zakupowe analiza zakuow zarzadzanie zakupami szkolenia

Powyższy wykres wskazuje jak przez ostatnie 12 miesięcy kształtowała się cena naszego produktu w oparciu o mierniki cenowe. Dopiero teraz możemy obliczyć rzeczywistą oszczędność z uwzględnieniem zmian rynkowych.

Załóżmy teraz, że zaproponowaliśmy renegocjacje ceny w 6 miesiącu pomiaru. Sytuacja na rynku sprawiła, że cena jest najniższa w ostatnich kilku miesiącach więc kupiec osiągnął bardzo dobry wynik negocjacji niewielkim nakładem pracy i zredukował cenę do poziomu 148 zł (oszczędność: 150-148=2 zł). Czy to jednak jego realny wynik negocjacji? W rozumieniu mierników cenowych nie. Realna cena na rynku w 6 okresie pomiaru wynosi bowiem 153,39 zł. Tak więc realne oszczędności wynoszą nie 2 zł, lecz 5,39 zł (153,39-148)

Odwrotna sytuacja może wystąpić kiedy wygenerowane oszczędności przez kupca zredukowane są miernikiem cenowym. Taka sytuacja ma miejsce np. w 10 okresie pomiaru. Po raz kolejny kupiec spotyka się z dostawcą i ustala cenę na poziomie 149 zł czyli 1 zł oszczędności. Z mierników cenowych wynika jednak, że realny poziom oszczędności mógłby wynosić 146,95 co oznacza, że kupiec nie osiągnął oszczędności lecz stracił 2,05 zł (149-146,95).

Mierniki możemy dowolnie wykorzystywać stosując np. średnią cenę miernika w danym okresie i wykorzystać ją do urealnienia poziomu oszczędności wygenerowanego przez kupca. Możliwości zastosowania jest bardzo dużo.

Na koniec kilka podstawowych zasad, o których powinniście pamiętać stosując mierniki w urealnianiu poziomu oszczędności:

    • Dokładnie określ sposób pomiaru i czynniki wpływające na cenę.
    • Omów i potwierdź działanie miernika cenowego z Działem Finansów. Działanie to uwiarygadnia liczenie oszczędności w firmie.
    • Nie przestawaj kontrolować mierników. Potwierdzono, że do 40% oszczędności gubi się gdzieś pomiędzy punktem zawarcia kontraktu, a faktycznymi oszczędnościami.
    • Przyznawaj się do podwyżek. Pomiar mierników cenowych dokumentuje sytuację na rynku i stanowi podstawę tłumaczenia każdych negatywnych ruchów cen.
    • Wspieraj monitorowanie mierników narzędziami informatycznymi co ułatwi raportowanie i kontrolę.

Zaprezentowane narzędzie możecie zakupić w naszym sklepie internetowym. Zapraszamy!

JESTEŚ ZAINTERESOWANY PROFESJONALNĄ ANALIZĄ ZAKUPÓW W SWOJEJ FIRMIE LUB PRZESZKOLENIEM ZESPOŁU Z NARZĘDZI ZAKUPOWYCH?
ZAPRASZAMY DO KONTAKTU

2 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.