Mierzyć czy nie mierzyć? O ryzyku w zakupach i nie tylko
Goodman Risk Management Tool

Ryzyko w zakupach to niezwykle ciekawy temat do rozważań i opisania ponieważ z jednej strony temat bardzo poważny, bez którego profesjonalne zakupy nie miałyby racji bytu, a z drugiej temat często pomijany w dyskusjach profesjonalistów. Nawet jeśli prowadzi się dyskusję na temat identyfikacji, mierzenia czy przeciwdziałania ryzku w naszej profesji to podczas tych rozmów usłyszeć można zazwyczaj, iż do zarządzania ryzykiem służą bardzo skomplikowane narzędzia czy rozbudowane procesy. Według badań dojrzałości zakupowej przeprowadzonych przez firmę Goodman Group:

  • 85% Działu Zakupów ryzyka w ogóle nie mierzy, ba, nawet nie identyfikuje,
  • 90% Działu Zakupów nie ma żadnego procesu zarządzania ryzykiem,
  • 80% Działu Zakupów nie wprowadza żadnych programów przeciwdziałania.

Oczywiście często zdarza się, że poziom dojrzałości zakupowej firmy nie wymaga zarządzania ryzykiem lub nie ma zasobów, ani wiedzy w jaki sposób wdrożyć ten proces w firmie. W większości przypadków jednak badane firmy wskazują, że proces ten jest zbyt skomplikowany lub wymaga zbyt dużych nakładów czasu i środków. Czy rzeczywiście proces ten jest tak trudny, że odstrasza kupców lub managerów wyższego szczebla?

W artykule tym postaramy się przybliżyć temat, przekonać o potrzebie zarządzania ryzykiem, ale także zmienić podejście do tego procesu proponując bardzo prosty model wielokrotnie stosowany przez naszych specjalistów z sukcesem, a nazywany: Goodman Risk Management Tool (GRM Tool).

Zacznijmy jednak od zdefiniowania czym jest ryzyko? Ryzyko kojarzy się nam z czymś negatywnym,
z jakimiś negatywnymi skutkami działań lub zaniechań. I tak w rzeczywistości jest choć ryzyko może mieć też pozytywne skutki co wyjaśnione zostanie później. Ryzyko bowiem to niepożądane zdarzenie, którego prawdopodobieństwo wystąpienia może spowodować określone następstwa (np. braku realizacji projektu zakupowego, opóźnienia w dostawie, straty itp). Co może być ryzykiem w zakupach?

  • konflikty personalne,
  • zatajanie, zły przepływ informacji,
  • zmiany ceny – nawet najmniejsza zmiana ceny może powodować zmiany warunków dostawy,
  • zmiany kursów walut – wpływają nie tylko na sytuację importerów i eksporterów,
  • wahania popytu,
  • zmiany przepisów celnych, środowiskowych, bhp, prawa pracy,
  • ryzyko redukcji bazy dostawców, które ogranicza wybór w przypadku problemów z obecnym dostawcą,
  • ryzyko przekształceń własnościowych w strukturze dostawców (połączeń, przejęć firm),
  • i wiele innych.

Ryzyko zatem otacza kupca w codziennej pracy przy realizacji przetargów, budowaniu strategii zakupowych, negocjacjach, czy też tworzeniu planów zarządzania kategoriami zakupowymi.

GRM Tool jest narzędziem, które pozwala łatwo i skutecznie zarządzać ryzykiem, czyli bez zbędnych skomplikowanych definicji, procesem identyfikacji ryzyka, jego mierzeniem, wdrożeniem i realizacją planów przeciwdziałania oraz kontrolą ich realizacji. Dokładnie na tej definicji oparto nasze rozwiązanie stosując 4 kroki (etapy) zarządzania ryzykiem (patrz Rys. 1).

goodman risk management tool zarzadzanie ryzykiem w zakupach

Przewagą tego modelu jest możliwość stosowania w każdym procesie zakupowym tj. oceniając ryzyko w projekcie przetargowym czy tworząc strategię dla Działu Zakupów lub kategorii. Poniżej przedstawiono pełne możliwości stosowania naszego rozwiązania (patrz Rys. 2).

goodman risk management tool zarzadzanie ryzykiem w zakupach 2

Model skalda się z 4 kroków:

[Krok 1] Identyfikacja ryzyka (Identity of risk). Na tym etapie ‘nazywamy’ ryzyko. Jest to najtrudniejsza część ponieważ wymaga nieco kreatywności, a przede wszystkim umiejętności przewidywania.
W Goodman Group stosujemy kilka sprawdzonych narzędzi do identyfikacji ryzyk:  świetnym dodatkowym narzędziem okazuje się proces lesson learned, poza tym analizę SWOT, burzę mózgów, wiedzę ekspercką, analizę założeń, kwestionariusze, wywiady, historię szkód i wiele innych. Po nazwaniu ryzyka identyfikujemy przyczynę (np. inflacja, ryzyka organizacyjne, brak wyspecjalizowanego personelu, rotacja pracowników, opóźnienia w realizacji, brak komunikacji itp) oraz jaki może być efekt nie zarządzenia ryzykiem (konsekwencje).

[Krok 2] Ocena ryzyka (Risk assessment). Kiedy udało się nam zidentyfikować źródła ryzyka przystępujemy do ich oceny pod kątem dwóch kryteriów: prawdopodobieństwa wystąpienia (można ocenić je przy pomocy skali prawdopodobieństwa wyrażonej w procentach. Oceny dokonujemy
na podstawie doświadczenia pracowników, bądź danych historycznych opisujących określony problem
w przeszłości) oraz wielkości wpływu na projekt. W tym przypadku można posłużyć się skalą podstawową 1-10 lub uproszczoną 1-5, gdzie: 1 oznaczać będzie ryzyko czy problem najmniej istotny, zaś najwyższa nota – znaczenie kluczowe.

Do zobrazowania i wyliczenia wskaźnika oceny w literaturze fachowej stosuje się kilka sprawdzonych metod (wyliczenia procentowe, liczbowe itp.), jednak na potrzeby GRM Tool zastosowano prostą macierz ryzyk (przykład Risk Matrix – patrz Rys. 3). W kroku tym warto także oszacować potencjalne koszty/straty związane z danym ryzykiem co często przydaje się do przekonania Zarządu lub kierownictwa do zabezpieczenia pewnej puli środków finansowych na ewentualne działania korygujące.

goodman risk matrix tool zarzadzanie ryzykiem w zakupach

[Krok 3] Plan działania. (Plan). Na tym etapie przypisujemy ryzyko do jednej z 5 grup (opisanych poniżej), które charakteryzować będą ogólny plan działania tzw. strategia działania. Opisujemy także szczegółowo proponowane rozwiązanie, a także szacujemy wymagany nakład kapitałowy – jest to niezwykle ważne ponieważ nakłady na eliminację lub poprawę danej funkcji mogą być zbyt duże w stosunku do ponoszonych strat! Pamiętać należy także, że działań może być więcej niż jedno. Poniżej opisano szczegółowo możliwe strategie działań:

  • Zaakceptuj ryzyko (Accept). Zaakceptowanie ryzyka oznacza, że ​​podczas jego identyfikacji nie podejmujesz żadnych działań. Po prostu akceptujesz to, co może się zdarzyć. To dobra strategia do zastosowania w przypadku bardzo małych ryzyk, które nie będą miały większego wpływu na projekt lub jeśli się pojawią to mogą być łatwo rozwiązane.
  • Unikaj ryzyka (Avoid). Możesz także całkowicie zmienić swoje plany, aby uniknąć ryzyka. Jest to dobra strategia, gdy ryzyko ma potencjalnie duży wpływ na twój projekt.
  • Przenieś ryzyko (Transfer). Przeniesienie jest strategią, która nie jest często wykorzystywana i częściej występuje w projektach, w których jest kilka stron. Zasadniczo przekazujesz wpływ i zarządzanie ryzykiem komuś innemu, stosując odpowiednie zapisy w umowach lub wykupujesz ubezpieczenie.
  • Łagodź ryzyko (Mitigate). Łagodzenie ryzyka jest prawdopodobnie najbardziej powszechną techniką zarządzania ryzykiem. Jest także najłatwiejszą do zrozumienia i najłatwiejszą do wdrożenia. Oznacza to, że ograniczasz wpływ ryzyka, więc jeśli się pojawi problem jest on mniejszy i łatwiejszy do naprawienia.
  • Wykorzystaj ryzyko (Exploit). Akceptacja, unikanie, przenoszenie i łagodzenie są świetne w użyciu, gdy ryzyko ma negatywny wpływ na projekt. Ale co, jeśli ryzyko ma pozytywny wpływ? Pozytywne ryzyko oznacza coś, co przyniosłoby korzyść projektowi i firmie, gdyby tak się stało. W takich przypadkach chcemy zmaksymalizować szansę, że ryzyko się wydarzy, nie zatrzymywać go, ani przekazywać korzyści komuś innemu!

 [Krok 4] Monitorowanie i kontrola (Control). Na tym etapie skupiamy się na oznaczeniu osoby/Działu odpowiedzialnej za wdrażanie, kontrolę, wskazaniu częstotliwości monitorowania oraz częstotliwości raportowania postępów we wdrażaniu planu przeciwdziałania negatywnym skutkom. W tym kroku oceniamy także rodzaj wpływu na przeciwdziałanie ryzyku przez Dział Zakupów wskazując czy jest ono niskie, średnie czy wysokie.

Jak widać z powyższego zarządzanie ryzykiem nie musi być wcale trudne ani skomplikowane. Istnieje wiele mocno rozbudowanych narzędzi do zarządzania tym procesem, ale biorąc pod uwagę fakt bardzo niskiego poziomu stosowania tego procesu w firmach odstraszają one Działy Zakupów zamiast przekonywać do ich stosowania. Wielokrotnie proces Risk Management udowodnił swoją przydatność przeciwdziałając utracie wielu setek tysięcy złotych albo wręcz eliminując poważne następstwa ryzyk. Udawało się to głównie dzięki prostocie zastosowanych narzędzi. Na podstawie tych doświadczeń zespół Goodman Group stworzył GRM Tool, które na pewno ułatwi profesjonalne zarządzanie ryzkiem w Twojej firmie i Dziale. GRM Tool jest już dostępny w naszym sklepie, link poniżej.

https://goodman.eu/produkt/goodman-risk-management-tool

Daniel Matela
Wiceprezes Zarządu
GOODMAN GROUP Sp. z o. o.

JESTEŚ ZAINTERESOWANY PROFESJONALNĄ ANALIZĄ ZAKUPÓW W SWOJEJ FIRMIE LUB PRZESZKOLENIEM ZESPOŁU Z NARZĘDZI ZAKUPOWYCH?
ZAPRASZAMY DO KONTAKTU

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.