Category Management Tool – CMBox™

Generowanie pomysłów w procesie tworzenia strategii dla kategorii zakupowej

Jednym z najtrudniejszych kroków w budowaniu strategii dla kategorii zakupowej jest faza generowania pomysłów. Wynika to z kliku powodów:

  • po pierwsze, jest to faza kreatywna, a nie każdy kupiec radzi sobie z generowaniem nowych pomysłów, idei itd.,
  • po drugie, w fazie tej wykorzystuje się narzędzia, o których kupcy mogą nie mieć pojęcia, a które w znaczący sposób pomagają w tworzeniu nowych rozwiązań lub modyfikacji już istniejących, aby wycisnąć ze strategii co tylko się da,
  • po trzecie, faza ta zajmuje bardzo dużo czasu i  wymaga skupienia, a  firmach gdzie kupiec całe swoje 8  godzin trwoni na transakcyjne lub taktyczne zarządzanie zakupami jest to mocno ograniczone.

Tematem tego artykułu nie jest jednak kwestia kreatywności, przedmiotem analiz nie jest także zestaw dobrych rad na optymalizację procesu zarządzania swoim czasem. Poniżej przedstawię dostępne narzędzia jakimi dysponuje kupiec w procesie generowania pomysłów, czy rozwiązań, skupiając się szczególnie na narzędziu szeroko nieznanemu ponieważ powstało wyłącznie dla modelu PRIMETM. Tematem rozważań nie jest także sam proces generowania pomysłów, który szeroko i dokładnie przedstawiamy na naszym szkoleniu: Zarządzanie Kategoriami w Zakupach wg metodologii PRIMETM.

Efektem końcowym procesu generowania pomysłów jest lista potencjalnych rozwiązań/idei/sugestii/innowacji/zmian/inicjatyw posegregowanych wg kilku kryteriów wraz z nadanymi priorytetami. Jednak skąd wziąć pomysły na to, aby taką listę stworzyć? Jak do tego podejść i z jakiej wiedzy skorzystać, aby wykreować jakieś ciekawe rozwiązania? Co prawda dysponujemy już sporą dawką informacji i danych z poprzednich kroków tworzenia strategii (analizy danych, rynku i dostawców oraz profilowaniu kategorii), ale to zdecydowanie za mało, aby posiadane dane przekuć na inicjatywy. Jak wcześniej wspomniałem kupiec  może być uzbrojony w kilka ciekawych narzędzi i wszystkie są w arsenale metodologii PRIMETM, a należą do nich:

  • Model generowania pomysłów w oparciu o analizę SWOT,
  • Zakupowy trójkąt możliwości, gdzie każdy bok trójkąta odpowiada jednej grupie możliwych rozwiązań tj. zarządzaniu wydatkami, zarządzaniu bazą dostawców, zarządzaniu kosztem,
  • Procurement Gemstone (kamień szlachetny), który sugeruje kupcowi 6 potencjalnych strategii,
  • PPWT, model opracowany specjalnie dla metodologii PRIMETM, który skupia się na problemach w kategorii, potrzebach użytkownika, wymogach użytkownika oraz dostępnej technologii,
  • OKTAGON, który obejmuje 9 potencjalnych działań, które generują wartość w zakupach oraz;
  • CMBoxTM, 9 aktywności/strategii dla zarządzania kategoriami w firmie.

Dziś chciałbym skupić się wyłącznie na narzędziu Goodman CMBoxTM.

Category Management CMBoxTM jest odpowiedzią na liczne zapytania i dyskusje, które prowadzimy z naszymi klientami, studentami czy uczestnikami naszych szkoleń na temat powiązania wiedzy i doświadczenia dostawców (rynku) z sytuacją i wiedzą na temat kategorii zakupowej w firmie. Nigdy nie ma oczywistej odpowiedzi na pytanie dotyczące zależności pomiędzy powyższymi kryteriami ponieważ zbyt dużo czynników wpływa na rynek, a sytuacja w firmie może być bardzo różna. Jednak na podstawie naszego doświadczenia i zrealizowanych projektów w ramach zarządzania kategorią w zakupach stworzyliśmy pewnego rodzaju drogowskaz, który jest bardzo przydatny w procesie generowania pomysłów, w tworzeniu strategii dla kategorii lub zarządzania całym portfolio kategorii w firmie.

 CM-BOX-CATEGORY-MANAGEMENT-SZKOLENIA

CMBoxTM składa się w 9 pól dla których przypisane jest inne działanie jakie kupiec powinien podjąć w celu optymalizacji kategorii. Pola z działaniami są wypadkową dwóch kryteriów oceny: oceny rynku i oceny sytuacji w kategorii. Ocenę rynku stanowi wiedza i umiejętności dostawców o kategorii na danym rynku, a samo kryterium zostało określone jako:

  • Rynek dojrzały, gdzie dostawcy doskonale znają daną kategorię, oferują pełne pokrycie produktami i usługami oraz są bardzo doświadczeni w świadczeniu usług na danym rynku. Rynek ten charakteryzuje się różnorodnością ofert, wysokim stopiem otwartości, elastycznością dostosowania oraz istniejącym dostępem do informacji o kategorii.
  • Rynek dojrzewający, gdzie dostawcy dopiero uczą się kategorii, nie pokrywają usługami i produktami wszystkich naszych wymogów i potrzeb lub też liczba dostawców jest dość mocno ograniczona;
  • Rynek niedojrzały, to taki na którym brakuje dostawców, dostawcy nie dostarczają jeszcze wymaganych usług lub z różnych powodów (np. technologicznych) nie są jeszcze gotowi na dostarczanie produktów i usługi wg wymagań swoich klientów.

Drugim kryterium jest ocena kategorii, która rozumiana jest jako stan, status lub podejście do kategorii w firmie, wyróżniając tym samym trzy poziomy:

  • Kategoria istniejąca, to taka którą od pewnego czasu zarządzamy w firmie. Jest ona znana pod kątem rynku czy też wymogów użytkowników. Mamy o niej jakieś pojęcie i generujemy wartości dla organizacji;
  • Kategoria, którą z jakiś powodów chcemy w firmie zmodyfikować. Czy to z powodu braku wiedzy, niewłaściwej strategii, nieumiejętnym zarządzaniu lub chociażby z powodu modyfikacji specyfikacji czy wymaganych ilości;
  • Kategoria nowa, czyli taka, którą do tej pory nie zarządzaliśmy lub w wyniku analiz i decyzji na wyższym szczeblu przyszło nam zarządzać. Stanowi ona jednak jeszcze nie odkryty obszar.

Na zetknięciu każdego kryterium wyróżniono następujące działania:

  • Ekspansja kategorii (kategoria istniejąca / rynek dojrzały) – oznacza jeszcze większy nacisk na generowanie wartości w kategorii, po przez rozszerzanie zasięgu oddziaływania, które objawiać się może np. po przez zwiększanie konkurencji (efektywniejszy sourcing), poszerzanie specyfikacji, budowanie wolumenu, aby uzyskać dźwignię itd.
  • Rozszerzanie kategorii (kategoria, którą chcemy modyfikować / rynek dojrzały) – strategia oparta o modyfikację specyfikacji lub zakresu kategorii. Dojrzały rynek może nam pomóc w wymaganych zmianach zakresu oraz wygenerować dodatkowe wartości.
  • Rozwój kategorii (kategoria nowa / rynek dojrzały) – działania mające na celu pozyskanie wiedzy z rynku zanim zaczniemy wdrażać w życie jakiekolwiek działania. Strategia ta w sposób wyraźny zwraca uwagę na pewne ryzyka, które mogą pojawić się w związku z zarządzaniem nowymi kategoriami szczególnie kiedy nie posiadamy żadnej wiedzy, ani doświadczenia jak optymalnie nimi zarządzać, narażając tym samy firmę na wykorzystanie przez dostawców.
  • Penetracja kategorii (Kategoria istniejąca / rynek dojrzewający) – rynek nie jest jeszcze na tyle gotowy, aby wygenerować optymalną wartość dla naszej organizacji, dlatego wymagany jest dodatkowy nakład na dokładną analizę rynku, aby upewnić się, że na rynku są potencjalni dostawcy, który mogą spełnić nasze wymagania.
  • Stwórz Business Case (kategorią wymagająca zmiany / rynek dojrzewający) – to działania, które w pierwszej kolejności powinny wziąć pod uwagę business case i stworzenie kilku możliwych rozwiązań w oparciu o szczegółowe wyliczenia. Rynek może nie być jeszcze dojrzały i każde nasze działanie musi być poparte faktami i wyliczeniami. Business Case w celu przekonania sponsora może być w tym przypadku bardzo dobrym rozwiązaniem.
  • Skopiuj rozwiązanie (kategoria nowa / rynek dojrzewający) – ta strategia ma na celu analizę i zaimplementowanie rozwiązań już sprawdzonych gdzieś indziej. Najczęściej na podstawie banchmarkingu rynkowego lub naszej konkurencji sprawdzamy możliwość dostosowania rozwiązań już wcześniej zrealizowanych, unikając niepotrzebnego ryzyka płynącego z niepewnego rynku.
  • Rozwój rynku (kategoria istniejąca / rynek niedojrzały) – to dość wymagające działanie dla każdego kupca ponieważ wymaga edukowania dostawców na rynku i przekonywania ich do spełnienia naszych oczekiwań. Często bowiem zdarza się, że kategoria, którą przychodzi nam zarządzać jest kompletnie nowa dla dostawców (tak było chociażby jeszcze 5-7 lat temu z facility management w zakładach produkcyjnych, gdzie rynek nie był jeszcze gotowy na konsolidację kilkunastu usług jednego dostawcy).
  • Testuj rozwiązania (kategorią wymagająca zmiany / rynek niedojrzały) – działania polegające przede wszystkim na ograniczeniu ryzyka po przez testowanie rozwiązań w kategorii. Próbujemy wprowadzać pewne rozwiązania na małej próbce angażując i ucząc tym samym dostawców naszego biznesu i kategorii którą chcemy optymalizować.
  • Inwestuj w kategorię (kategoria nowa . rynek niedojrzały) – strategia , która może spotkać się często z oporem w firmie ponieważ wymaga inwestycji w poznanie kategorii i zdobycie wiedzy (udział w targach, nauka, poznawania dostawców itp.). Rynek jest nie dojrzały, a brak wiedzy o kategorii może doprowadzić do niepotrzebnego ryzyka.

Zaprezentowany model można z powodzeniem wykorzystać na każdej płaszczyźnie zarządzając kategorią lub zakupami jako całością, uzasadniając każdą decyzję zakupową. Szerzej o potencjalnych strategiach i działaniach w ramach CMBoxTM dowiedzieć się można na naszych szkoleniach z zakresu zarządzania kategoriami w zakupach według metodologii PRIMETM na które serdecznie zapraszamy.

Daniel Matela
Wiceprezes Zarządu
GOODMAN GROUP Sp. z o. o.

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.