ZAKUPY CAPEX – POZNAJMY SIĘ…

 

Inwestycje kapitałowe są siłą napędową produkcji, rolnictwa, komunikacji, transportu, medycyny i edukacji. Bez tego, cywilizacja byłaby pogrążona w ciemnościach. Ekonomiści mówią o trzech najważniejszych czynnikach produkcji: ziemi, pracy i kapitale właśnie. Skoro jednak nakłady kapitałowe są tak ważne dla działalności gospodarczej i prowadzenia biznesu dlaczego tak mało mówi się i pisze o tego typu zakupach? Zaryzykować można nawet stwierdzenie, że to swojego rodzaju nisza w naszej branży. Powodów takiej sytuacji może być kilka:

    • Zakupy inwestycyjne są częścią zakupów indirect co powoduje, że nie wyodrębnia się oddzielnego działu zakupów inwestycyjnych.
    • Niska świadomość organizacji na temat zakupów CapEx.
    • Niewielka liczba specjalistów z tej dziedziny.
    • Bardzo niski poziom wiedzy w obszarze zarządzania zakupami CapEx.
    • Do niedawna brak dedykowanych szkoleń na rynku.
    • Brak dedykowanych grup branżowych promujących dobre praktyki w tej dziedzinie.

W niniejszym artykule postaram się nieco przybliżyć tego typu zakupy, określając definicję zakupów CapEx, cechy charakterystyczne, najczęściej spotykany podział zakupów CapEx oraz stosowane narzędzia zakupowe wspierające zarządzanie.

DEFINICJA

Zwykle zakupy CapEx definiowane są jako wszelkie aktywności zakupowe na dowolny przedmiot, budynek, budowlę i wyposażenie posiadający cykl życia powyżej pięciu lat, który należy amortyzować jako kapitał własny. Zakupione pozycje kapitałowe pojawiają się w bilansie organizacji i są częścią jej środków trwałych, a jako składnik aktywów muszą być utrzymywane, chronione, serwisowane i uwzględnione w każdym sprawozdaniu finansowym.

Definicja, która jeszcze lepiej oddaje sens zakupów CapEx określa je jako zakupy dokonywane w celu utrzymania istniejących poziomów działalności w firmie i zakupy mające na celu wspieranie przyszłego wzrostu (generowanie wartości).

Zakupy inwestycyjne istnieją w każdym przedsiębiorstwie ponieważ:

    • przedsiębiorstwo przeznacza kapitał na podtrzymanie dotychczasowej zdolności przedsiębiorstwa do generowania przychodu,
    • aktywa trwałe (także niematerialne) stanowią o sensie działalności,
    • aktywa trwałe wymagają napraw i modernizacji w celu zwiększenia ich użyteczności,
    • przedsiębiorstwo decyduje się na adaptowanie nieruchomości lub aktywa do innego użytku,
    • podejmuje się decyzję o rozpoczęciu nowej działalności lub przejęciu innego przedsiębiorstwa,
    • finansują usuwanie problemów z aktywami.

CECHY CHARAKTERYSTYCZNE ZAKUPÓW CAPEX

Tak jak każdy rodzaj zakupów można zdefiniować i zarządzać w nieco inny sposób, tak same zakupy CapEx charakteryzują się pewnymi elementami, które odróżniają je od innych kategorii:

  • CapEx jest wydatkiem, który nie może zostać odliczony od podatku w roku, w którym jest poniesiony, ponieważ nakłady inwestycyjne nabywają aktywa, które mają okres użytkowania po zakończeniu roku podatkowego. Koszty związane z wydatkiem są później amortyzowane zgodnie z przyjętą metodą amortyzacji. Tylko raty amortyzacyjne mogą zostać odliczone od podatku.
  • Funkcja strategiczna. Przyczyniają się do wzrostu firmy. Są krytyczne dla działalności nie tylko ze względu na wielkość wydatków, ale także z punktu widzenia strategicznych celów organizacji.
  • Wysoka wartość i nieregularność. Wysoka wartość i wkład kapitałowy. Często przedsiębiorstwa emitują akcje w celu pozyskania kapitału. Są to zakupy nieregularne i często jednorazowe.
  • Ograniczona liczba dostawców. Często mamy do czynienia z ograniczoną liczbą dostawców na rynku. Musimy mieć świadomość, że czasami istnieją zastrzeżone części zamienne lub patenty. To jeszcze bardziej komplikuje naszą zdolność realizacji inwestycji.
  • Złożoność. Kontrakty z dostawcami są często bardzo złożone biorąc pod uwagę wymogi wielu działów w firmie. Wymagane jest zaangażowanie wielu zasobów i technologii.
  • Specyficzne role. Najczęściej przyjmując postać Kierownika projektu, który jest odpowiedzialny za wykonanie projektu oraz inicjacje wniosku o wydatki kapitałowe. Kierownik projektu musi zdefiniować wymagania techniczne dla projektu, zakresu prac, harmonogram projektu, wymagania kontraktowe itp. Kierownik projektu jest punktem kontaktowym organizacji w odniesieniu do wszelkich pytań, problemów, raportowania (statusu projektu, statusu finansowego itp.), jakie organizacja może mieć w trakcie projektu kapitałowego.
  • Zarządzenie i ocena portfela projektów. Nie wszystkie pomysły są realizowane. Porównuje się projekty i wybiera ten o najlepszej sumie punktów. Poniżej przedstawiono kilka kluczowych kwestii, które są potrzebne podczas oceny projektu:
    • Kluczowe założenia przyjęte w uzasadnieniu projektu.
    • Implikacje dotyczące bezpieczeństwa, odnoszące się do kwestii zdrowia w miejscu pracy.
    • Szczegóły wydatków, które zastępują istniejące aktywa.
    • Podstawowa analiza finansowa (np.  Analiza zdyskontowanych przepływów pieniężnych, spłata, zwrot z inwestycji itp.)
    • Finansowe uzasadnienie jest zwykle wymagane w przypadku określonych rodzajów projektów, takich jak modernizacja / modernizacja technologii, oszczędzanie energii lub redukcja kosztów, rozbudowywanie zdolności produkcyjnych lub usuwanie wąskich gardeł itp.
    • Zwrot finansowy do spółki związany z zakupem danej pozycji kapitałowej / projektu (dotyczy tylko kategorii redukcji kosztów / uzasadnienia dochodów).
    • Wysokość kosztów utopionych.
  • Projekty ocenia i wybiera zespół. Ta komisja jest odpowiedzialna za ocenę projektu, analizę, planowanie, umożliwienie kierownictwu odpowiedniego zestawu informacji, tak aby kierownictwo mogło podjąć decyzję. Najczęstszymi metodami oceny projektu są NPV (Net Present Value) oraz IRR (Internal Rate of Return).
  • Projekty są klasyfikowane jako związane z poziomem niepewności i przyszłej elastyczności biznesowej w celu odzwierciedlenia i uchwycenia wartości przyszłych rozwiązań alternatywnych
  • Źródło finasowania projektu zakupowego.
    • Pierwszym źródłem jest nadwyżka gotówki powyżej minimalnych wymogów dotyczących kapitału obrotowego netto i marginesów bezpieczeństwa.
    • Drugim źródłem są wolne przepływy pieniężne z działalności operacyjnej po rezerwach w celu uregulowania zaległego długu i wypłaty dywidendy dla posiadaczy akcji. Źródło to jest z natury niepewne, ponieważ odzwierciedla przyszłe przepływy pieniężne w okresie planowania kapitałowego. Konserwatywne modelowanie scenariuszy musi zapewnić strategiczny plan nakładów inwestycyjnych, który pozostaje stały i wykonalny, nawet jeśli warunki ulegną pogorszeniu.
    • Trzecie źródło finansowania, finansowanie dłużne, rzadko jest brane pod uwagę przy finansowaniu inwestycji kapitałowych, ponieważ planowanie kapitałowe nie zawsze jest uważane za proces iteracyjny.
  • Indywidualny proces zakupowy i czas realizacji. Proces powinien być nieco inny, zmodyfikowany lub rozszerzony w stosunku do funkcjonującego w ramach indirect czy direct. Ogólnie można powiedzieć, że proces zakupowy składa się z 3 etapów:

ETAPY PROCESU ZAKUPOWEGO CAPEX

  • Etap 1. Przygotowanie inwestycji / Front End Engineering. Planowanie (budżetowanie, planowanie zasobów, możliwości kontraktowania, harmonogram, akceptacje, wymogi biznesowe, kwalifikowanie dostawców, RFI (Request for Information), warsztaty, ocena technologii, ocena ryzyk).
  • Etap 2. Tradycyjny proces zakupowy.
  • Etap 3. Kontrola i zamknięcie procesu. Podpisanie umowy. Spotkania otwierające realizację projektu (zaangażowanie i obowiązki stron). Płatność. Spotkania kontrolujące postęp realizacji. Ocena wydajności dostawcy. Zamknięcie i przekazanie środka trwałego.

Statystycznie proces zakupowy dla kategorii CapEx jest dłuższy o ok 35% od procesu dla zakupów direct i indirect.

  • Cena? Celem zakupów CapEx nie jest znalezienie najniższej ceny (choć brzmi to dość niepolitycznie), ale identyfikacja oferty z najwyższą użytecznością ekonomiczną i zwrotem dla firmy.

PODZIAŁ ZAKUPÓW CAPEX

Zakupy CapEx nie mają jednego standardowego i sformalizowanego podziału. Każda firma dzieli tego rodzaju kategorie w nieco inny sposób. Podział wynika z drzewa kategorii (taksonomii) lub rodzaju branży i działalności. Na podstawie statystyk i naszego doświadczenia najczęściej zakupy inwestycje dzieli się na 5 głównych grup. W zależności od przedsiębiorstwa i potrzeb, grupy te występują oddzielnie, nie występują w ogóle lub są połączone:

Grupa 1 

CapEx Consutruction To nakłady inwestycyjne na budynki i budowle. Inwestycje w budowę nowych obiektów, fabryk, magazynów, zakup ziemi lub budynków itp. Do grupy tej zalicza się także zakupy usług remontowych i modernizacyjnych budynki i budowle. Są to zazwyczaj zakupy o największym udziale w całkowitych wydatkach CapEx jeśli przedsiębiorstwo rozwija się w oparciu o inwestycję we własne budynki i budowle lub w budowę greenfield.

Grupa 2 

CapEx Equipment Jest to najczęściej spotykana grupa w przedsiębiorstwach ponieważ dotyczy zakupów maszyn i urządzeń do produkcji, pakowania lub wyposażenia zakładu. Żaden zakład produkcyjny nie może obejść się bez maszyn i urządzeń stąd zarządzanie tego typu zakupami jest niezwykle ważne. Co ciekawe wiele firm nadal traktuje tego typu jako zakupy w charakterze taktycznym lub nawet transakcyjnym, nie widząc korzyści z zarządzania tą grupą. Należy jednak pamiętać, że zakup maszyn i urządzeń nie kończy się na etapie pozyskania, ale ze względu na cykl życia urządzeń angażują bardzo dużą część wydatków OpEx powodując, że kupiec CapEx zaangażowany jest w zarządzanie parkiem maszynowym często do końca cyklu życia.

Grupa 3

CapEx Automation Ta grupa zakupów jest spotykana rzadko w przedsiębiorstwach ponieważ dotyczy zakupów systemów automatyki, robotyki, sterowania i PLC do obsługi maszyn, fabryki czy biur. Najczęściej jest to część zakupów grupy 1 lub 2. Jest to jednak tak duża dziedzina działalności, że decyduje się na jej wyodrębnienie i oddzielne zarządzanie szczególnie w dużych koncernach.

Grupa 4

CapEx Low Value Capex. Do tej kategorii zaliczamy aktywa nisko-cenne jak flota, zakup sprzętu IT i wyposażenie biur.

Grupa 5

CapEx LPC (Licenses, Patents, Copyright). Najrzadziej spotykana grupa w firmach z kilku powodów: po pierwsze zakup tego typu kategorii jest domeną innych działów jak np. działu prawnego lub PR, po drugie są często elementem składowym innych w/w grup lub też ze względu na swoją specyfikę zarządzane są w ramach zakupów indirect.

STOSOWANE NARZĘDZIA

Zarządzanie zakupami CapEx opiera się o 3 rodzaje narzędzi zakupowych:

    • narzędzia powszechnie stosowane w innych kategoriach zakupowych takie jak: macierz Kraljica, analiza ABC, CM Box, modele kosztowe, TCO itd.
    • narzędzia zapożyczone i dostosowane z Project Management, do których zaliczyć można harmonogramowanie projektu, mapowanie użytkowników czy też analiza ścieżki krytycznej.
    • narzędzia dedykowane: Process Flow Chart, 7th Steps of CapEx Evolution, CapEx Gemstone, CapEx Octagon, FCOP – Fast CapEx Optimization Process, LLC.

Jak widać z powyższego zakupy Capex wydawać się mogę ciekawą alternatywą dla zakupów indirect i direct. Nie należą one co prawda do najłatwiejszych ale dają dużo satysfakcji i szans na realizację bardzo innowacyjnych projektów.

4 komentarzy:
    • Grzegorz Olechniewicz
      Grzegorz Olechniewicz says:

      Damianie na bieżąco publikujemy 🙂 a tematy szkoleń dla kupców na drugą połowę 2019 roku pojawią się w zakładce szkolenia do końca lipca. Zapraszamy również do zapisania się do naszego newslettera (na stronie głównej) w ten sposób zostaniesz poinformowany zaraz po ich opublikowaniu.

      Odpowiedz
  1. Avatar
    Kamila Nowakowska says:

    Lubię tu zaglądać macie chyba jedne z najbardziej merytorycznych publikacji w tej części Europu. Chapeau bas.

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.