EWOLUCJA KATEGORII ZAKUPOWEJ

Czym jest i jak j─ů wykorzysta─ç do budowy strategii i zarz─ůdzania kategori─ů w zakupach.

Od wielu lat staraj─ůc si─Ö rozwija─ç swoje umiej─Ötno┼Ťci w ramach procesu zarz─ůdzania kategori─ů, natrafiam na bardzo ciekawe narz─Ödzia i podej┼Ťcia do tego procesu – od ca┼ékowitego braku zarz─ůdzania kategoriami (notabene, to te┼╝ mo┼╝e by─ç strategia zakup├│w) do bardzo zaawansowanych technologii wspieraj─ůcych zarz─ůdzanie grupami produktowymi. W wi─Ökszo┼Ťci przypadk├│w organizacje skupiaj─ů si─Ö na stanie obecnym tzn. jakie wydatki mamy w kategorii, jacy dostawcy dostarczaj─ů produkty/us┼éugi, co i jak robi konkurencja? itd. Analiza przesz┼éo┼Ťci obejmuje wy┼é─ůcznie weryfikacj─Ö wydatk├│w na przestrzeni ostatnich kilku lat, a analiza przysz┼éo┼Ťci sprowadzona jest do zbadania przysz┼éych plan├│w wydatkowania w organizacji. Zarz─ůdzanie kategori─ů oraz budowanie strategii w takim wymiarze mo┼╝e przynie┼Ť─ç efekty ale nie pozwala spojrze─ç na kategori─Ö w szerszym spektrum.

Co by by┼éo, gdyby┼Ťmy swoj─ů strategi─Ö i pomys┼é na kategori─Ö zakupow─ů oparli o dok┼éadniejsz─ů analiz─Ö przesz┼éo┼Ťci i przysz┼éo┼Ťci? Nie tylko na poziomie mikro danych, ale tak┼╝e na poziomie makro, czyli jak zmienia┼éa si─Ö dana kategoria przez lata i jak mo┼╝e/musi zmieni─ç si─Ö w najbli┼╝szych latach? Zanim wyja┼Ťni─Ö co mam na my┼Ťli przybli┼╝─Ö kilka fakt├│w historycznych powi─ůzanych z zakupami oraz wyja┼Ťni─Ö jak nasza bran┼╝a ewoluowa┼éa na przestrzeni ostatnich 200 lat. Pozwoli to nieco inaczej spojrze─ç na kategori─Ö zakupow─ů i uzmys┼éowi jak analiza ewolucji mo┼╝e przyczyni─ç si─Ö do ca┼ékowicie innego podej┼Ťcia do zarz─ůdzania kategoriami.

Zakupy jako dziedzina i potrzeba zakupu towar├│w i materia┼é├│w w ramach formalnego procesu transakcyjnego jest dobrze udokumentowana w historii i r├│┼╝nych opracowaniach z zakresu rozwoju gospodarki. Ju┼╝ na pocz─ůtku 1800 roku pojawi┼éy si─Ö sformu┼éowania dotycz─ůce formalnego przyj─Öcia materia┼é├│w na magazyn i rozliczenia zakupu. Cho─ç ci bardziej wprawni doszukaj─ů si─Ö ju┼╝ pocz─ůtk├│w w okresie rozkwitu pot─Ögi Egiptu, czyli jakie┼Ť 3000 lat przed nasz─ů er─ů, kiedy to Egipcjanie skrupulatnie notowali ile materia┼é├│w, sk─ůd i nawet za ile, przywieziono na miejsce budowy piramid. Znaczenie zakup├│w jednak zacz─Ö┼éo rosn─ů─ç stopniowo pod koniec 1800 roku w raz z pojawieniem si─Ö pierwszych koncepcji na zam├│wienia towar├│w. W zasadzie mo┼╝emy powiedzie─ç pierwszy raz o pewnego rodzaju strategiach zakupowych. W tym okresie pojawi┼éa si─Ö tak┼╝e, uznawana za pierwsz─ů, ksi─ů┼╝ka o zakupach! ÔÇ×The handling of railway supplies. Their purchase and dispositionÔÇŁ wg Marshall Monroe (1887). Znaczenie zakup├│w przybra┼éo na wadze na pocz─ůtku XX wieku, gdy w po┼é─ůczeniu z brakami materia┼é├│w i produkt├│w po drugiej wojnie ┼Ťwiatowej ca┼éy ┼Ťwiat zmaga┼é si─Ö z kryzysem gospodarczym. Jednak postrzeganie zam├│wie┼ä jako istotnej i strategicznej funkcji nie by┼éo powszechne, a w latach 50. i 60. zakupy by┼éy nadal postrzegane wy┼é─ůcznie jako funkcja reaktywna s┼éu┼╝─ůca wy┼é─ůcznie ci─Öciu koszt├│w.

Sytuacja zmieni┼éa si─Ö znacz─ůco dopiero w latach siedemdziesi─ůtych, kiedy to kryzys naftowy doprowadzi┼é do nowych wyzwa┼ä gospodarczych i przemys┼éowych. Firmy mia┼éy trudno┼Ťci z pozyskiwaniem surowc├│w, spe┼énianiem wymaga┼ä klient├│w i zarz─ůdzaniem rosn─ůcymi kosztami. Trudno┼Ťci te doprowadzi┼éy do ÔÇőÔÇőpojawienia si─Ö zakup├│w jako samodzielnej funkcji, kt├│rej g┼é├│wnym celem by┼éo zabezpieczenie dostaw materia┼é├│w i surowc├│w, z wykorzystaniem podej┼Ťcia taktycznego, a nie tylko reaktywnego i transakcyjnego. Okres ten zapocz─ůtkowa┼é now─ů er─Ö zakup├│w i to w┼éa┼Ťnie tej dekadzie przypisuje si─Ö pojawienie pierwszych profesjonalnych narz─Ödzi do analizy wydatk├│w, czy pierwszych interfejs├│w wymiany danych pomi─Ödzy kupcami i dostawcami.

Prawdziw─ů eksplozj─Ö znaczenia zakup├│w dla organizacji przypisuje si─Ö latom 80, kiedy to pojawi┼é si─Ö proces strategic sourcing. Co prawda strategiczne praktyki pozyskiwania stosowane by┼éy przez ograniczon─ů liczb─Ö organizacji zrzeszonych g├│wnie w bran┼╝y surowcowej. Widz─ůc jednak sukcesy w tej kategorii, inne organizacje kopiowa┼éy sprawdzone rozwi─ůzania dla innych kategorii. Strategic sourcing zupe┼énie zmieni┼é postrzeganie zakup├│w, a z czasem dzia┼éy zakup├│w zacz─Ö┼éy by─ç bardziej bezpo┼Ťrednio zaanga┼╝owane w decyzje biznesowe. Jest to okres, w kt├│rym poza strategic sorucing, wdra┼╝ano programy konsolidacji bazy dostawc├│w, czy te┼╝ analizowano szczeg├│┼éowo map─Ö wydatk├│w przedsi─Öbiorstwa, aby na tej podstawie podejmowa─ç strategiczne decyzje zakupowe.

W latach 90. zakupy doczeka┼éy si─Ö kolejnej znacz─ůcej zmiany i zacz─Ö┼éy wp┼éywa─ç na podejmowanie decyzji w organizacji. Dzia┼é zakup├│w przekszta┼éci┼é si─Ö w funkcj─Ö, kt├│ra przyj─Ö┼éa rol─Ö wspieraj─ůc─ů, zapewniaj─ůc spe┼énienie wymaga┼ä jako┼Ťci i dost─Öpno┼Ťci materia┼é├│w. To tak┼╝e okres rozkwitu e-cennik├│w i e-katalog├│w. Na prze┼éomie lat 90 i 2000 strategiczne znaczenie zakup├│w wzros┼éo jeszcze bardziej, poniewa┼╝ przedsi─Öbiorstwa uzna┼éy, ┼╝e do osi─ůgni─Öcia cel├│w biznesowych niezb─Ödni s─ů dostawcy i poprawne relacje z nimi. To w┼éa┼Ťnie w tym okresie swoje pocz─ůtki zawdzi─Öcza SRM.

Obecnie funkcja zakup├│w postrzegana jest (powinna by─ç) jako cenny wk┼éad w strategiczny rozw├│j, pomagaj─ůcy firmom sprosta─ç wyzwaniom coraz bardziej dynamicznych i konkurencyjnych zmian na rynkach, g├│wnie poprzez skuteczne wykorzystanie wsp├│┼éczesnych technik zarz─ůdzania relacjami z dostawcami. Zakupy nie s─ů ju┼╝ postrzegane jako funkcja biurowa i reaktywna, lecz jako kluczowy partner strategiczny. Tak┼╝e Strategic Sourcing ewoluowa┼é i przekszta┼éci┼é si─Ö w proces zarz─ůdzania kategoriami, co oznacza, ┼╝e ÔÇőÔÇőfirmy skupiaj─ů si─Ö na strategicznym zarz─ůdzaniu ju┼╝ nie tylko poszczeg├│lnymi procesami pozyskiwania towar├│w i us┼éug (przetargami), ale tak┼╝e na budowaniu d┼éugofalowych strategii dla ca┼éych kategorii (grup produktowych). Zatrudniani s─ů nawet eksperci w zakresie pozyskiwania dla poszczeg├│lnych kategorii wydatk├│w jak telekomunikacja, sprz─Öt biurowy, projekty inwestycyjne czy te┼╝ zakupy IT. Aby sprosta─ç nowym wyzwaniem funkcja zakup├│w ca┼éy czas ewoluuje. Zakupy wspierane b─Öd─ů przez najnowsze rozwi─ůzania systemowe i post─Öpuj─ůc─ů digitalizacj─Ö, wyb├│r oferty odbywa┼é si─Ö b─Ödzie przy zastosowaniu sztucznej inteligencji, a procesy TPO i P2P realizowane b─Öd─ů wy┼é─ůcznie przez autonomiczne systemy informatyczne. Oczywi┼Ťcie to bli┼╝ej nieokre┼Ťlona przysz┼éo┼Ť─ç.

Jak wida─ç z powy┼╝szego, zakupy ewoluowa┼éy na przestrzeni ostatnich 200 lat przechodz─ůc przez r├│┼╝ne fazy rozwoju, kt├│re determinowa┼éy spos├│b zakupu, zakres obowi─ůzk├│w oraz znaczenie i postrzeganie w organizacji. Jakie wnioski mo┼╝na zatem wyci─ůgn─ů─ç z tej bardzo kr├│tkiej historii zakup├│w?

    • Po pierwsze, zakupy podlegaj─ů ewolucji jak ka┼╝da inna dziedzina ┼╝ycia gospodarczego.
    • Po drugie, ewolucja ma bezpo┼Ťredni wp┼éyw na to, gdzie i jak funkcjonuje dane przedsi─Öbiorstwo. Wp┼éywa r├│wnie┼╝ na to, gdzie firma chcia┼éaby by─ç i co musi zrobi─ç, aby si─Ö tam znale┼║─ç.
    • Po trzecie, ewolucja to proces zmian zachodz─ůcych w czasie, kt├│ry ma swoje fazy i etapy. Aby dotrze─ç do kolejnego etapu musimy ÔÇ×zaliczy─çÔÇŁ etap poprzedni.
    • Po czwarte, na ka┼╝dym etapie ewolucji, zakupy funkcjonuj─ů w inny spos├│b i s─ů inaczej postrzegane.

Skoro zatem zakupy jako dziedzina ewoluowa┼éy i nadal ewoluuj─ů, to czy to samo dotyczy ka┼╝dej kategorii zakupowej? Czy da si─Ö stworzy─ç krzyw─ů ewolucji na kategorii zakupowej? Ot├│┼╝ odpowied┼║ jest jednoznaczna: TAK. Ewolucj─Ö w kategorii mo┼╝na zauwa┼╝y─ç zdecydowanie szybciej ni┼╝ ca┼éych zakup├│w. Tak jak zakupy rozwijaj─ů si─Ö w ci─ůgu ostatnich 200 lat, tak kategorii wystarczy lat kilka, w zale┼╝no┼Ťci o jej rodzaju, post─Öpu technologicznego czy znaczenia dla organizacji.

We┼║my za przyk┼éad bardzo prost─ů kategori─ů, a mianowicie artku┼éy biurowe. Jak kupowano tego typu towary 15 lat temu? Mo┼╝na zaryzykowa─ç stwierdzenie, ┼╝e materia┼éy biurowe nie by┼éy w og├│le przedmiotem zainteresowania Dzia┼éu zakup├│w ze wzgl─Ödu na ich niestrategiczne znaczenie dla organizacji i niewielk─ů warto┼Ť─ç. 15 lat temu to ÔÇ×Pani KrysiaÔÇŁ z recepcji lub ksi─Ögowo┼Ťci kupowa┼éa materia┼éy. Du┼╝─ů zmian─ů w podej┼Ťciu do tej kategorii (etapem w ewolucji) by┼é fakt, kiedy to Pani Krysia zbiera┼éa zam├│wienia i kupowa┼éa materia┼éy dla wszystkich o organizacji, tworz─ůc tym samym pierwsze d┼║wignie wolumenu. Po tych kilkunastu latach artyku┼éy biurowe s─ů najch─Ötniej, najcz─Ö┼Ťciej i najpro┼Ťciej optymalizowan─ů kategori─ů w firmach. Dzi┼Ť artyku┼éy biurowe kupuje si─Ö po przez platform─Ö czy telefon kom├│rkowy, a ca┼éy proces P2P odbywa si─Ö automatycznie. Gdzie b─Öd─ů te zakupy za kolejne 10 lat?

Tworzenie krzywej ewolucji dla danej kategorii zakupowej mo┼╝e przynie┼Ť─ç wiele ciekawych korzy┼Ťci dla organizacji. Jednak o tym jak budowa─ç i jak interpretowa─ç krzyw─ů ewolucji kategorii zakupowej, jak budowa─ç strategie w oparciu o ewolucj─Ö kategorii, jakie s─ů zalety i ryzyka zarz─ůdzania kategori─ů w oparciu o proces ewolucji, to i du┼╝o wi─Öcej b─Ödzie mo┼╝na si─Ö dowiedzie─ç ju┼╝ 19-20 marca 2020 we Wroc┼éawiu na konferencji zakupowej Procurement Angels, na kt├│r─ů serdecznie zapraszamy.

konferencja zakupowa, forum zakup├│w

Dzi─Ökujemy za Twoj─ů uwag─Ö
Zespół GOODMAN GROUP

Autor: Daniel Matela
Stanowisko: Wiceprezes Zarz─ůdu GOODMAN GROUP Sp. z o.o.

szkolenia zakupowe

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz si─Ö przy┼é─ůczy─ç do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Tw├│j adres email nie zostanie opublikowany. Pola, kt├│rych wype┼énienie jest wymagane, s─ů oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.