Wojna 艢wiat贸w

Prezentacja Strategii Kategorii Zakupowej vs Proces Tworzenia Strategii Zakupowej.

W ubieg艂ym tygodniu mieli艣my okazj臋 wzi膮膰 udzia艂 w bardzo ciekawym spotkaniu w Londynie. Wydarzenie to skupia艂o kilkudziesi臋ciu category manager贸w z ca艂ego 艣wiata, gdzie omawiane by艂y szanse, zagro偶enia oraz przeciwno艣ci, z kt贸rymi mierz膮 si臋 codziennie szefowie kategorii na ca艂ym 艣wiecie. Najwi臋cej emocji wzbudzi艂a dyskusja na temat strategii dla kategorii zakupowej. Zgormadzeni catmani nie mogli doj艣膰 do porozumienia w sprawie w艂a艣ciwej formy prezentacji strategii. Cze艣膰 grupy zdecydowanie opowiada艂a si臋 za 鈥瀌ostosowaniem strategii do wymog贸w, potrzeb u偶ytkownik贸w鈥 a nawet 鈥瀉by spe艂ni膰 oczekiwania kierownictwa zakup贸w鈥 nie zwracaj膮c uwagi w艂a艣ciwie na tre艣膰. Druga cz臋艣膰 opowiada艂a si臋 po stronie 鈥瀢艂a艣ciwego przygotowania danych i jej interpretacji鈥 zwracaj膮c uwag臋 na fakt, 偶e layout prezentacji strategii nie ma wi臋kszego znaczenia, poniewa偶 fakty i dane si臋 obroni膮. Ostatecznie dyskusja utkn臋艂a w martwym punkcie cho膰 w rozmowach kuluarowych obie strony dochodzi艂y do porozumienia, 偶e wskazane elementy s膮 ze sob膮 komplementarne.

Uznali艣my, 偶e spraw臋 t臋 nale偶y na艣wietli膰 i/lub rozpocz膮膰 dyskusj臋 w 艣wiecie zakup贸w, aby znale藕膰 z艂oty 艣rodek. W naszej opinii obie strony absolutnie maj膮 racj臋! Jak to mo偶liwe? Ot贸偶鈥.

Je艣li na strategi臋 kategorii zakupowej spojrzymy z punktu widzenia zale偶nych od siebie element贸w i kolejnych krok贸w wdro偶enia w oparciu o model IPO (input-process-output) okazuje si臋, 偶e tworz膮c strategi臋 dla kategorii nie mo偶na element贸w omawianych tak gor膮co w艣r贸d catman贸w oddzieli膰 od siebie. Z jednej strony dane i fakty, kt贸re chcemy zaprezentowa膰 s膮 filarem ka偶dej strategii, ale bez dobrej ich prezentacji, dostosowanej do u偶ytkownika, mo偶emy zniweczy膰 ka偶dy nasz wysi艂ek, co postaramy si臋 udowodni膰 w kolejnej cz臋艣ci artyku艂u.

Skupy si臋 najpierw na samym modelu IPO w ramach strategii dla kategorii i om贸wmy proces ten w szczeg贸艂ach.

INPUT, oznacza wszelki nak艂ad na pozyskanie danych, kt贸re pos艂u偶膮 do stworzenia strategii i kt贸re b臋dziemy interpretowa膰, aby stworzy膰 logiczny ci膮g my艣lowy. Jest to najtrudniejszy i najd艂u偶szy etap w tworzeniu strategii. Wielokrotnie okazuje si臋, 偶e organizacja, w kt贸rej pracujemy nie dysponuje danymi lub dost臋p do nich jest ograniczony. Znamy tak偶e takie firmy, kt贸re cierpi膮 na nadmiar danych, kt贸rymi dysponuj膮 i nie potrafi膮 wykorzysta膰 tych w艂a艣ciwych. Etap ten obejmuje okre艣lenie 藕r贸de艂 danych, zapewnienie dost臋pu do danych, ich w艂a艣ciwej jako艣ci, cleansing, standaryzacj臋 i wszelkie dzia艂ania, kt贸re maj膮 doprowadzi膰 do postaci daj膮cej si臋 wykorzysta膰 i interpretowa膰. Powiedzmy sobie wprost: niemo偶liwe jest przygotowanie 鈥瀌obrej鈥 strategii dla kategorii bez 鈥瀌obrych鈥 danych.

PROCESS, etap ten obejmuje w艂a艣ciwy proces przygotowania strategii zakupowej w zale偶no艣ci od zastosowanej metodologii. Nie mniej bez wzgl臋du na to na jaki model tworzenia strategii si臋 zdecydujemy (model PRIME by艂by idealnym rozwi膮zaniem) etap ten musi obejmowa膰: analiz臋 zewn臋trzn膮 (rynek, dostawcy, sytuacja rynkowa itp.), analiz臋 wewn臋trzn膮 (wydatki, dostawcy, dojrza艂o艣膰, profilowanie itp.), trendy rynkowe oraz wymogi biznesowe nazywane cz臋sto potrzebami u偶ytkownika, opcje strategiczne oraz plan wdro偶enia. W tym momencie nale偶y odwo艂a膰 si臋 do drugiej grupy manager贸w kategorii, kt贸rzy zdecydowanie i jasno podkre艣lali, 偶e ten element jest najwa偶niejszy w tworzeniu strategii i jej 鈥瀞przeda偶y鈥 u偶ytkownikom czy kierownictwu. Tak, ale racj臋 maj膮 tylko w 50%. Ponownie nale偶y stwierdzi膰, i偶 nie ma 鈥瀌obrej strategii鈥 bez dobrego procesu tworzenia strategii. Na tym etapie, nie zastanawiamy si臋 nad form膮 p贸藕niejszej prezentacji wynik贸w naszej pracy.

OUTPUT, w艂a艣ciwa interpretacja zebranych i analizowanych danych jest sensem tego kroku. Tutaj tworzymy format prezentacji, kreujemy tzw. Flow prezentacji i uk艂adamy 鈥瀞tory鈥, kt贸re chcemy przekaza膰 przygotowuj膮c u偶ytkownik贸w i kierownictwo na podj臋cie w艂a艣ciwej decyzji (akceptacj臋 strategii). Nie myl膮 si臋 zatem ci catmani, kt贸rzy uwa偶aj膮, 偶e to co ostatecznie prezentujemy decyduje o p贸藕niejszym sukcesie kategorii. Do艣wiadczeni managerowie kategorii wiedz膮, 偶e w zale偶no艣ci od firmy obowi膮zuj膮 inne zasady tj. np.:

  • w firmie A 鈥 obowi膮zuje tzw 鈥瀘ne pager鈥,
  • w firmie B 鈥 oczekuje si臋 kilku slajd贸w dobrze przygotowanych,
  • w firmie C 鈥 akceptowana jest wy艂膮cznie forma infografiki,
  • w firmie D 鈥 funkcjonuje zasada 鈥瀒m wi臋cej, tym lepiej鈥,
  • w firmie E 鈥 prezentacji w formacie ppt nie akceptuje si臋 w og贸le, poniewa偶 to zaleta wy艂膮cznie dzia艂贸w transakcyjnych,
  • w firmie F 鈥 strategia ma mie膰 posta膰 100 stron w pdf,
  • a w firmie G 鈥 o akceptacji strategii 艣wiadczy 鈥瀢strzelenie鈥 si臋 w oczekiwania kierownictwa i format nie ma kompletnie znaczenia.

Zatem 鈥濼AK鈥, forma prezentacji ma znaczenie.

Na podstawie powy偶szego nie mo偶na jednoznacznie stwierdzi膰, kt贸ry etap jest wa偶niejszy od drugiego. Tzw. background, czyli proces tworzenia strategii dla kategorii oraz forma jej p贸藕niejszej prezentacji jest tak samo wa偶na dla osi膮gni臋cia sukcesu. Prze艣led藕my prosty przypadek omawiany podczas wspominanego spotkania, kt贸ry ilustruje zale偶no艣膰 w modelu IPO.

鈥濩atman z 20 letnim do艣wiadczeniem, by艂 specjalist膮 w zbieraniu i analizie danych podczas procesu tworzenia strategii, jednak mia艂 problem z interpretacj膮 tego co kolekcjonowa艂. By艂 mistrzem prezentowania danych w formie grafik i wykres贸w. Trafi艂 do firmy, w kt贸rej strategia dla kategorii zakupowej prezentowana jest na podstawie wzorca, kt贸ry ma ponad 40 slajd贸w. Jest to wymarzona dla niego sytuacja, mo偶e pokaza膰 swoje umiej臋tno艣ci, wykorzysta膰 wszelkie dost臋pne narz臋dzia obowi膮zuj膮ce w firmie oraz zaprezentowa膰 kategori臋 podczas 2 godzinnego spotkania wykorzystuj膮c 40 slajd贸w templatu. Czy taki catman poradzi sobie kiedy trafi do firmy, w kt贸rej formatka ma 6 slajd贸w lub obowi膮zuje one pager? NIE. Poniewa偶 w艣r贸d setek danych, kt贸re umiej臋tnie kolekcjonuje i prezentuje na slajdach, ma problem z ich interpretacj膮 i wyci膮ganiem na ich podstawie w艂a艣ciwych wniosk贸w. Nie zbuduje flow i story tak wa偶ne, aby osoby niepracuj膮ce na co dzie艅 w zakupach zrozumia艂y co si臋 do nich m贸wi. Oczywi艣cie nie jeste艣my w tym przypadku obiektywni poniewa偶 nale偶a艂oby nanie艣膰 na t臋 sytuacj臋 cechy charakteru kupca i jego mo偶liwo艣膰 przyswajania wiedzy, ale opisuj膮c t臋 sytuacj臋 nie chodzi o ocen臋 obiektywno艣ci, ale o zobrazowanie problem贸w z jakimi managerowie kategorii mierz膮 si臋 codziennie w wielu organizacjach z uzyskaniem akceptacji strategii dla swoich kategorii. Dodatkowo dotykamy zupe艂nie innej sfery czyli rozwoju umiej臋tno艣ci twardych i mi臋kkich catman贸w. Posiadanie wy艂膮cznie genialnych umiej臋tno艣ci analitycznych nie gwarantuje sukcesu biznesowego, a dodatkowo w zaprezentowanym przypadku powoduje jedynie frustracj臋 managera kategorii, poniewa偶 strategia nie trafia do cz臋艣ci odbiorc贸w. Wa偶ny jest zatem balans i r贸wnowaga pomi臋dzy kompetencjami mi臋kkimi i twardymi na stanowisku szefa kategorii.

Wydarzenie, w kt贸rym mieli艣my okazj臋 uczestniczy膰 obejmowa艂o wiele ciekawych rozm贸w i wymiany opinii, jednak opisany powy偶ej temat zas艂uguje na szczeg贸lne zainteresowanie.

Zanim zako艅czymy niniejszy artyku艂 i poprosimy o wasze opinie i komentarze chcieliby艣my jeszcze zdefiniowa膰 dwa s艂owa wykorzystane w artykule poniewa偶 cz臋sto jeste艣my oto pytani, a mianowicie:

STORY Strategii prezentacji. Story czyli dobrze opowiedziana historia, gdzie nast臋puj膮ce po sobie slajdy tworz膮 zgran膮 ca艂o艣ci i tworz膮 poczucie narastaj膮cego napi臋cia gdzie wszystkie fakty i dane zebrane podczas etapu 鈥瀒nput鈥 s膮 ze sob膮 powi膮zane i stanowi膮 sensown膮 ca艂o艣膰. Na ko艅cu ka偶dego story jest zako艅czenie czyli opcje strategiczne, kt贸re wprost musz膮 wynika膰 z przedstawionych i zinterpretowanych danych. Story obejmuje tak偶e executive summary.

FLOW prezentacji strategii, czyli sensowne uk艂adanie po sobie slajd贸w, tak aby kolejny by艂 kontynuacj膮 poprzedniego. Nie akceptowalne jest w wielu przypadkach 鈥瀢skakiwanie鈥 slajd贸w, kt贸re kompletnie nie ma powi膮zania z poprzednim i nie stanowi ci膮gu my艣lowego.

Jeste艣my ciekawi Waszych opinii na ten temat. Czekamy na komentarze.

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz si臋 przy艂膮czy膰 do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Tw贸j adres email nie zostanie opublikowany. Pola, kt贸rych wype艂nienie jest wymagane, s膮 oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

szkolenia zakupowe