Wpisz hasło,
do Mapowania Interesariuszy
Instrukcja korzystania z narzędzia do wysyłki certyfikatów
Narzędzie służy do masowej wysyłki wiadomości e-mail z załączonymi certyfikatami PDF. Możesz wysyłać osobny certyfikat do każdej osoby albo jeden wspólny plik PDF do całej zaimportowanej bazy maili.
1. Przygotuj plik z danymi odbiorców
Najpierw przygotuj plik CSV lub Excel z listą odbiorców. Najważniejszą kolumną jest adres e-mail. Jeżeli wysyłasz jeden wspólny plik PDF do wszystkich osób, wystarczy sama lista adresów e-mail.
Plik może zawierać na przykład takie kolumny:
- email — adres e-mail odbiorcy, pole wymagane,
- imię i nazwisko — opcjonalnie, jeśli chcesz personalizować wiadomość,
- nr certyfikatu — opcjonalnie, potrzebny głównie przy automatycznym dopasowywaniu wielu certyfikatów.
2. Zaimportuj bazę odbiorców
W sekcji importu wybierz plik CSV lub Excel, a następnie kliknij przycisk importu. Po poprawnym imporcie osoby pojawią się w tabeli. Sprawdź, czy adresy e-mail zostały poprawnie rozpoznane.
3. Wybierz sposób pracy z PDF
Wariant A: jeden PDF dla wszystkich odbiorców
Ten tryb jest przeznaczony do sytuacji, w której chcesz wysłać ten sam załącznik do wszystkich osób z zaimportowanej listy, na przykład wspólny certyfikat, materiał konferencyjny, dyplom, program lub dokument informacyjny.
- W sekcji PDF wybierz jeden plik PDF z komputera.
- Kliknij przycisk „Jeden PDF dla wszystkich”.
- System wgra plik i automatycznie przypisze go do wszystkich zaimportowanych rekordów.
- W tabeli przy każdej osobie powinien pojawić się ten sam plik PDF.
W tym trybie nie musisz podawać numeru certyfikatu ani imienia i nazwiska. Wystarczy poprawny adres e-mail oraz jeden załączony PDF.
Wariant B: osobny PDF dla każdej osoby
Ten tryb jest przeznaczony do klasycznej wysyłki certyfikatów imiennych, gdzie każda osoba otrzymuje swój indywidualny plik PDF.
- Wybierz wiele plików PDF z komputera.
- Kliknij przycisk wgrywania PDF.
- System spróbuje automatycznie dopasować PDF do osoby na podstawie nazwy pliku, numeru certyfikatu albo danych odczytanych z PDF.
- Jeżeli jakiś plik nie zostanie dopasowany automatycznie, możesz wybrać go ręcznie z listy w tabeli.
4. Sprawdź tabelę przed wysyłką
Przed rozpoczęciem wysyłki sprawdź statusy w tabeli. Rekord gotowy do wysyłki powinien mieć poprawny adres e-mail oraz przypisany plik PDF.
Jeżeli korzystasz z trybu jednego PDF dla wszystkich, każdy rekord powinien mieć przypisany ten sam plik. Jeżeli korzystasz z trybu indywidualnych certyfikatów, każda osoba powinna mieć przypisany właściwy certyfikat.
5. Przygotuj wiadomość e-mail
Uzupełnij tytuł wiadomości oraz treść e-maila. W edytorze możesz formatować tekst, dodać linki oraz grafiki. Jeżeli używasz danych odbiorcy, upewnij się, że w importowanym pliku znajdują się odpowiednie informacje.
6. Rozpocznij wysyłkę
Po sprawdzeniu danych kliknij przycisk wysyłki. System pokaże podsumowanie liczby wiadomości gotowych do wysłania oraz liczby rekordów pominiętych. Po potwierdzeniu rozpocznie się wysyłka.
7. Po zakończeniu wysyłki
Po zakończeniu procesu zobaczysz informację o liczbie wysłanych wiadomości, błędów oraz pominiętych rekordów. System przygotuje również podsumowanie wysyłki.
