Redukcja transakcyjności
efektywność, konsolidacja, standaryzacja, optymalizacja procesów
Oferujemy kompleksowe usługi doradcze w zakresie redukcji transakcyjności (pracy transakcyjnej), które wspierają firmy w usprawnianiu procesów. Nasze działania koncentrują się na identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji oraz wdrażaniu rozwiązań zwiększających efektywność operacyjną. Redukcja transakcyjności pozwala firmom minimalizować koszty przez redukcję ilość dokumentów np. zamówień, faktur, zmniejszać liczbę transakcji i upraszczać procesy administracyjne związane z prowadzeniem biznesu.
przykładowy zakres naszych działań w ramach redukcji transakcyjności
Optymalizacja struktury dostawców
- Redukcja liczby dostawców poprzez konsolidację współpracy z kluczowymi partnerami biznesowymi.
- Przegląd kontraktów w celu eliminacji mało efektywnych partnerstw lub dublujących się dostawców.
Centralizacja zakupów
- Centralizacja procesów zakupowych w jednym dziale lub platformie, co ogranicza zbędne transakcje.
- Ujednolicenie zakupów na poziomie całej organizacji w celu wykorzystania efektu skali.
Wsparcie we wdrożeniu katalogów zakupowych
- Tworzenie i wdrażanie katalogów produktów i usług dostępnych dla działów wewnętrznych.
- Automatyzacja zamówień w ramach określonych katalogów, co zmniejsza liczbę pojedynczych transakcji.
Wsparcie w automatyzacji procesów zakupowych
- Wsparcie we wdrożeniu systemów elektronicznego przetwarzania zamówień, faktur oraz płatności.
- Wsparcie w integracji systemów ERP np. z platformami e-procurement, oraz narzędzi RPA (Robotic Process Automation) co ogranicza ręczne przetwarzanie dokumentów.
Zarządzanie umowami i zastosowanie umów ramowych
- Przegląd i ocena kontraktów w celu standaryzacji warunków handlowych i uproszczenie procedur dzięki jednolitym zasadom dla wybranych dostawców.
- Wsparcie w negocjacjach umów ramowych z kluczowymi dostawcami, które upraszczają proces zamówień na dłuższy okres.
Optymalizacja procesów wewnętrznych
- Konsolidacja zamówień wewnętrznych, aby zmniejszyć ich częstotliwość, a zwiększyć ich wartość.
- Wdrożenie wewnętrznych harmonogramów zakupów w celu lepszego planowania transakcji i zapobiegania spontanicznym zamówieniom.
Minimalizacja drobnych zamówień (tail spend management)
- Opracowanie strategii zarządzania drobnymi wydatkami, które generują dużą liczbę transakcji o małej wartości.
- Wprowadzenie automatyzacji drobnych zakupów lub ich konsolidacja w jednym procesie.
Optymalizacja płatności
- Grupowanie faktur i płatności, aby zmniejszyć liczbę pojedynczych transakcji finansowych.
- Negocjowanie z dostawcami bardziej korzystnych harmonogramów płatności lub łączenie płatności w jedną transakcję.
Wykorzystanie technologii analitycznych
- Analiza danych zakupowych w celu identyfikacji transakcji o niskiej efektywności lub wysokiej czasochłonności.
- Wdrożenie raportowania opartego na danych w czasie rzeczywistym, które wspiera podejmowanie decyzji zakupowych.
Szkolenia i rozwój zespołów zakupowych
- Szkolenie zespołów zakupowych w zakresie optymalizacji procesów, konsolidacji zamówień i wykorzystania narzędzi technologicznych.
- Budowanie świadomości wśród pracowników o konieczności redukcji zbędnych transakcji i standaryzacji zakupów.
Problem:
Nadmierna alokacja zasobów w obszarze zakupów indirect. Dział zakupów operujący na poziome zakupów taktycznych (tactical sourcing). Brak działań strategicznych w zakresie zakupów Indirect. Niepożądane zwiększenie zatrudnienia, szacowany dodatkowy koszt roczny 450 000 zł.
Charakterystyka klienta:
Typ firmy – produkcyjna (wysoki wolumen), Obroty roczne 5 000 000 000. Zatrudnienie: 1700 osób, Zatrudnienie w dziale zakupów indirect: 16 osób.
Zastosowane rozwiązania:
Przebudowa struktury działu, wprowadzenie metod zarządzania tail spend, zmiana umów, zmiana zasad rozliczania i dostarczania dokumentów z dostawcami, szkolenie pracowników zarówno w zakresie strategicznego zarządzania zakupami jak i umiejętności miękkich, wprowadzenie e-katalogów. Rozwinięcie projektu o audyt wydatków i inicjatywy oszczędnościowe.
Wynik:
Redukcja dokumentów księgowych z 22 000 rocznie do 9700, przyśpieszenie procesu zakupowego, dodatkowych oszczędności na poziomie 14mln zł w pierwszym roku i 4mln w drugim roku po wdrożeniu zmiany.
Korzyści wynikające z redukcji transakcyjności
- Zmniejszenie kosztów administracyjnych
- Lepsze warunki handlowe z dostawcami
- Optymalizacja kosztów operacyjnych
- Skrócenie czasu realizacji transakcji
- Zmniejszenie liczby drobnych zamówień (tail spend)
- Standaryzacja procesów zakupowych
- Redukcja błędów w dokumentacji
- Grupowanie faktur i płatności
- Centralizacja lub decentralizacja funkcji
- Automatyzacja procesów zakupowych
FORMULARZ KONTAKTOWY
