Dynamiczny system zakupów i zamówienia publiczne – definicja, korzyści, zasady

Czym jest dynamiczny system zakupów?

Dynamiczny system zakupów (DSZ) to nowoczesne narzędzie w procesie zamówień publicznych, które umożliwia elektroniczne, ograniczone w czasie przeprowadzanie postępowań na dostawy, usługi lub roboty budowlane o charakterze ogólnie dostępnym. Definicję tego systemu znajdziemy w art. 7 pkt 5 Prawa zamówień publicznych (PZP).

Co istotne, DSZ można stosować tylko wtedy, gdy wartość zamówienia klasycznego przekracza progi unijne. Jest to zatem procedura zarezerwowana dla zamówień o większym znaczeniu, co z jednej strony ogranicza jej powszechne zastosowanie, ale z drugiej strony czyni ją szczególnie przydatną przy realizacji dużych projektów.

Zasady funkcjonowania dynamicznego systemu zakupów

Dynamiczny system zakupów działa podobnie jak przetarg ograniczony, ale ma swoją specyfikę, która czyni go bardziej elastycznym i szybszym w realizacji. Zamawiający może podzielić DSZ na kategorie, np. według rodzaju usług, dostaw lub robót budowlanych. Takie podejście ułatwia zarządzanie postępowaniem i dopasowanie go do specyfiki danego zamówienia.

Najważniejsze etapy DSZ:

1. Ogłoszenie o dynamicznym systemie zakupów – Zamawiający określa przedmiot zamówienia, szacowaną wartość, okres obowiązywania systemu oraz terminy składania wniosków i ofert.
2. Kwalifikacja wykonawców – Po ogłoszeniu zamawiający kwalifikuje wykonawców na podstawie złożonych wniosków, które musi rozpatrzyć w ciągu 10 dni od ich otrzymania.
3. Zapraszanie do składania ofert – Na każde zamówienie realizowane w ramach DSZ zapraszani są wszyscy zakwalifikowani wykonawcy. Mają oni co najmniej 10 dni na złożenie ofert.

Dlaczego warto korzystać z dynamicznego systemu zakupów?

Dynamiczny system zakupów ma wiele zalet, które czynią go atrakcyjnym dla zamawiających:

• Szybkość postępowania – DSZ pozwala na sprawne dokonywanie zakupów, co jest szczególnie istotne w przypadku codziennych potrzeb jednostek publicznych.
• Elastyczność finansowa – Zamawiający nie musi posiadać pełnego zabezpieczenia finansowego na cały system. Środki mogą być sukcesywnie zdobywane na realizację poszczególnych zamówień.
• Efektywność – Możliwość podziału DSZ na kategorie oraz stosunkowo prosty proces składania ofert przekładają się na większą przejrzystość i lepsze dopasowanie do potrzeb zamawiającego.

Ograniczenia dynamicznego systemu zakupów

Jednym z głównych ograniczeń DSZ jest brak możliwości stosowania tego systemu do zamówień poniżej progów unijnych. Taka regulacja znacząco ogranicza potencjalne korzyści wynikające z tej procedury, szczególnie dla mniejszych jednostek, które mogłyby efektywnie korzystać z DSZ w ramach drobniejszych zamówień.

Dodatkowo, przedmiot zamówienia musi być ogólnie dostępny – co oznacza, że DSZ nie nadaje się do realizacji zamówień na usługi lub dostawy o wysokim stopniu specjalizacji.

Dynamiczny system zakupów w praktyce – co musi zrobić zamawiający?

Aby skutecznie wykorzystać dynamiczny system zakupów, zamawiający musi pamiętać o kilku istotnych kwestiach:

1. Dokładne oszacowanie wartości zamówień – Wartość DSZ to suma wartości wszystkich zamówień planowanych w jego ramach.
2. Przestrzeganie terminów – Minimalny czas na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w DSZ wynosi 30 dni, a oferty na konkretne zamówienia muszą być składane w terminie nie krótszym niż 10 dni od zaproszenia.
3. Równy dostęp dla wykonawców – Wszystkie procedury w ramach DSZ muszą zapewniać pełną przejrzystość i równe traktowanie wszystkich uczestników.

Podsumowanie

Dynamiczny system zakupów to narzędzie, które może znacznie ułatwić proces realizacji zamówień publicznych. Jego największymi atutami są szybkość i elastyczność, co pozwala zamawiającym na sprawne zaspokajanie bieżących potrzeb. Pomimo pewnych ograniczeń, takich jak konieczność przekroczenia progów unijnych, DSZ ma potencjał, aby stać się jednym z kluczowych elementów nowoczesnego systemu zamówień publicznych.

Jednostki publiczne, które zdecydują się na zastosowanie DSZ, powinny dokładnie zaplanować jego przebieg, aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje ten dynamiczny i innowacyjny mechanizm.