KOSZT PO 鈥 Ile kosztuje wydawanie pieni臋dzy?

(Cost of a Purchase Order) co to takiego i jak go obliczy膰?

Temat obowi膮zkowy dla szef贸w dzia艂贸w zakup贸w i nie ma co ukrywa膰 niezbyt lubiany przez ich pracownik贸w. Dlaczego? poniewa偶 w tle pojawia si臋 poj臋cie FTE (Full-Time Employee), a docelowo ilo艣ci niezb臋dnych etat贸w do zapewnienia funkcjonowania ci膮g艂o艣ci proces贸w zakupowych. Temat tak偶e niezwykle wa偶ny z punktu widzenia projektowaniu skutecznych usprawnie艅 i zmian w organizacji pracy dzia艂u zakup贸w oraz redukcji potencjalnych koszt贸w wewn臋trznych w firmie. Wed艂ug r贸偶nych 藕r贸de艂 艣redni koszt zam贸wienia (procedowania zapotrzebowania w zam贸wienie) waha si臋 od 35USD do nawet 1000 USD. Oczywi艣cie jak to zwykle bywa istnieje wiele zmiennych wp艂ywaj膮cych na koszt zam贸wienia, w tym: mo偶liwo艣ci dzia艂u zakup贸w, bran偶a, specyficzne procesy organizacji, u偶ywane systemy, czy te偶 procedury ksi臋gowe itp. Nie mniej jednak musimy sobie zda膰 spraw臋 z faktu, 偶e ka偶de zam贸wienie zakupu (PO) z艂o偶one, zatwierdzone, wys艂ane przez Twoj膮 firm臋 kosztuje.

PO CO LICZY膯 KOSZT PO?

Do napisania tego tekstu zainspirowa艂 nas jeden z klient贸w (艣rednia firma z bran偶y produkcyjnej, woj. kujawsko pomorskie), kt贸ry poprosi艂 nas o wsparcie w wyliczeniu kosztu zam贸wienia. G艂贸wn膮 przyczyn膮 podj臋cia decyzji o wyliczeniu kosztu PO by艂 rezultat naszych dzia艂a艅 optymalizacyjnych u tego klienta w obszarze strategii dla poszczeg贸lnych kategorii zakupowych, zar贸wno tych OPEX鈥檕wych jak i CAPEX鈥檕wych. Nasze dzia艂ania doprowadzi艂y do ujawnienia wielu obszar贸w, kt贸re wymaga艂y szybkiej optymalizacji, a jednym z nim by艂 proces P2P (Procure 2 Pay), kt贸ry generowa艂 znacz膮ce koszty dla organizacji. Klient nie dysponowa艂 ani zasobami, ani umiej臋tno艣ciami do wyliczenia kosztu PO, st膮d decyzja o naszym wsparciu.

Celem naszych dzia艂a艅 w obszarze kosztu PO by艂o min:

  • Obni偶enie koszt贸w operacyjnych;
  • Redukcja niepotrzebnych krok贸w w procesie;
  • Wprowadzenie miar skuteczno艣ci procesu zakupowego (艣ledz膮c wska藕nik KPI kosztu zam贸wienia);
  • Zmniejszenie kosztu PO (zam贸wienia);
  • Relokowanie zasob贸w do dzia艂a艅 o wy偶szej warto艣ci dodanej (utrzymanie obecnego poziomu zatrudnienia);
  • Wsparcie przy wprowadzeniu systemu P2P oraz e-katalog贸w.

Powy偶sze cele przy艣wiecaj膮 wi臋kszo艣ci organizacji, kt贸re decyduj膮 si臋 na wyliczenie kosztu zam贸wienia. Generalnie istniej膮 dwie grupy metod wyliczenia kosztu zam贸wienia:

  • Metody benchmarkingowe (por贸wnawcze, do bran偶y, innych uczestnik贸w rynku, czy te偶 innych dzia艂贸w zakup贸w)
  • Metody matematyczne (metoda bazuj膮ca na dok艂adnym wyliczeniu czas贸w pracy oraz jego koszt贸w)

Bez wzgl臋du na to jak膮 z metod wybierzemy musimy dysponowa膰 w艂a艣ciwymi danymi liczbowymi. W niniejszym artykule przeprowadzimy Was przez szczeg贸艂owe wyliczenia matematyczne, kt贸re co prawda nie uwzgl臋dniaj膮 wielu szczeg贸艂owych element贸w podlegaj膮cych wyliczeniu jak chocia偶by czas procedowania stron procesu zakupowego spoza Dzia艂u Zakup贸w itp. , ale obrazuj膮 logiczne korki w procesie.

PROCES ZAKUPOWY 鈥 KLUCZ DO SUKCESU!

Wyliczenie kosztu zam贸wienia najlepiej rozpocz膮膰 od prostego i wizualnego rozrysowania procesu zam贸wienia funkcjonuj膮cego w Waszej organizacji. Tak膮 sam膮 drog臋 obrali艣my u wskazanego wy偶ej klienta. W wyniku tego kroku otrzymali艣my 8 g艂贸wnych etap贸w (i dwa wspieraj膮ce) na bazie, kt贸rych mogli艣my rozpocz膮膰 wyliczenia matematyczne. Firma nie prowadzi jeszcze proces贸w SRM鈥檕wych czy zwi膮zanych z category managementem lub 聽zaawansowanym zarz膮dzaniem ryzykiem wi臋c jej funkcja zakupowa jest sprowadzona g艂贸wnie do zapewnienia ci膮g艂o艣ci operacyjnej i ma charakter reaktywny, a nie proaktywny. Dlatego analiza procesu zakupowego i wszelkiego rodzaju wyliczenia czas贸w wymaganych na procedowanie ka偶dego z etap贸w, czy udzia艂u poszczeg贸lnych stron w organizacji nie stanowi艂y problemu.

proces zakupowy zarzadzanie zakupami szkolenia zakupowe szkolenia dla kupcow

DANE WEJ艢CIOWE KLIENTA:

Poni偶ej wskazali艣my dane wej艣ciowe jakie otrzymali艣my od klienta, kt贸re pos艂u偶y艂y do wszelkich wylicze艅. Na potrzeby niniejszego opracowania szczeg贸艂owo przedstawiono wyliczenia kosztu zam贸wienia jakim obci膮偶ony jest Dzia艂 Zakup贸w. Koszt dla pozosta艂ych dzia艂贸w liczy si臋 to偶samo.

zapotrzebowania wewnetrzne zarzadzanie zakupami szkolenia wnioski zakupowe
budowa dzialu zakupow organizacja dzialu szkolenia

Jak wida膰 z powy偶szego 艂膮czny koszt pracy wymagany do przeprocesowania zam贸wienia to prawie 1,9MLN PLN. Aby uzyska膰 koszt zam贸wienia wystarczy podzieli膰 ten wynik przez 艂膮czn膮 liczb臋 zam贸wie艅 (16聽000). Uzyskamy w ten spos贸b 117,68 PLN, czyli tyle kosztuje nas jedno zam贸wienie w firmie klienta.

Chcieliby艣my zwr贸ci膰 uwag臋 na fakt, 偶e na tym etapie zatrzymuje si臋 wi臋kszo艣膰 鈥瀒nternetowych鈥 ekspert贸w przeliczaj膮c i odnosz膮c koszt wy艂膮cznie do ilo艣ci zam贸wie艅. Pami臋tajmy jednak, 偶e to nie jedyne koszty jakie powinni艣my bra膰 pod uwag臋. Po stronie Zakup贸w musimy r贸wnie偶 wzi膮膰 pod uwag臋:

Z czego:

Specjali艣ci ds. zam贸wie艅 鈥 86 727 PLN

Kupcy 鈥 207聽964 PLN

Manager –聽 58聽809 PLN

Pami臋taj膮c tak偶e o danych wej艣ciowych klienta do kosztu musimy doda膰 聽jeszcze us艂ugi profesjonalne na potrzeby procesowanych wniosk贸w czyli np. obs艂uga prawna w 420 procesach. Kto艣 zapyta dlaczego to liczymy? Dlatego, 聽偶e spora cz臋艣膰 tych koszt贸w jest uzale偶niona od tego jak zosta艂 zaprojektowany proces zakupowy i rozwijane s膮 kompetencje kupieckie.

optymalizacja zakupow koszty dzialu
optymalizacja zakupow koszty dzialu

Zatem, uwzgl臋dniaj膮c wszystkie dotychczasowe obliczenia, 艂膮czny koszt pracy to prawie 2,5MLN PLN.

Na tym etapie widzimy, 偶e przy podzieleniu tej kwoty przez 16000 wniosk贸w otrzymamy 153,15PLN, czyli znacz膮co wi臋cej ni偶 uwzgl臋dniaj膮c wy艂膮cznie koszty pracy.

Czy ten wynik jest dobry, czy z艂y? – tego nie chcemy ocenia膰, w ka偶dej firmie jest inny. Z pewno艣ci膮 jednak t艂umaczy dlaczego wiele firm decyduje si臋 na przenoszenie dzia艂贸w zakup贸w do Polski, a w szczeg贸lno艣ci je艣li por贸wnamy to do przer贸偶nych koszt贸w publikowanych w UK, USA czy np. za nasz膮 zachodni膮 granic膮. Wyliczona warto艣膰 oscyluje bowiem w minimalnych progach kosztowych szacowanych przez mi臋dzynarodowe organizacje i firmy konsultingowe.

Czy ten wynik okre艣la nam ju偶 koszt PO? Nie do ko艅ca. Wiemy co prawda jaki jest koszt po stronie ksi臋gowej i tworzenia zapotrzebowania po stronie partnera wewn臋trznego, wiemy r贸wnie偶 ile kosztuje ca艂o艣ciowo utrzymanie dzia艂u zakup贸w, jednak procesowanie wniosk贸w to przecie偶 nie 100% pracy w zakupach. Mo偶emy wzbogaci膰 wyliczenia dok艂adniejszymi danymi np. dotycz膮cymi czas贸w pracy w danych etapach procesu, aby okre艣li膰 ich koszt po stronie dzia艂u zakup贸w (z pomini臋ciem wystawiaj膮cych i ksi臋gowo艣ci). W omawianym przypadku sporym u艂atwieniem by艂o dla nas to, 偶e klient mierzy艂 ju偶 czasy zwi膮zane z procesowaniem poszczeg贸lnych wniosk贸w (dysponowa艂 14 miesi臋czn膮 pr贸bk膮). Dane te w zupe艂no艣ci nam wystarczy艂y do oszacowania koszt贸w poszczeg贸lnych etap贸w. To, na co jednak chcieliby艣my zwr贸ci膰 uwag臋 to fakt, 偶e system mierzenia czasu pracy by艂 pozbawiony bardzo istotnej informacji, a mianowicie kodu kategorii, taksonomii, kt贸ra jest podstaw膮 przy wej艣ciu w procesy category managementowe. Brak tej funkcji uniemo偶liwia艂 automatyczne filtrowanie po kategoriach zakupowych. Dane czasu pracy przedstawiono poni偶ej.

SPECJALI艢CI DS. ZAKUP脫W:

(koszty wynagrodze艅 + koszty dodatkowe)

proces zakupowy koszt optymalizacja zakupow organizacja zakupow

KUPCY:

(koszty wynagrodze艅 oraz dodatkowe i obs艂uga prawna)

proces zakupowy koszt optymalizacja zakupow organizacja zakupow 2

RAZEM:

PROCESY ZAKUPOWE 01
optymalizacja procesow doradztwo optymalizacja kosztow

Dopiero uwzgl臋dniaj膮c tak szczeg贸艂owe dane, widzimy koszt procesowania PO w Dziale Zakup贸w, co istotnie przyczyni艂o si臋, do 聽zlokalizowania najbardziej koszto i czasoch艂onnych etap贸w. Dla pe艂nego obrazu powinni艣my doliczy膰 warto艣ci zg艂oszone przez ksi臋gowo艣膰 i partner贸w wewn臋trznych, aby otrzyma膰 koszt procesowania pojedynczego PO, jak poni偶ej:

SPO – 艂膮czna ilo艣膰 wniosk贸w zakupowych

PW – koszt pracy po stronie partner贸w wewn臋trznych

DZ – koszt pracy po stronie zakup贸w

K 鈥 koszt pracy ksi臋gowo艣ci

koszt zakupow doradztwo zakupowe

WNIOSKI NA PRZYSZ艁O艢膯:

Z punktu widzenia biznesowego nie mo偶emy zaprezentowa膰 ostatecznego rozwi膮zania jakie zaproponowali艣my naszemu klientowi, ale jak najbardziej mo偶emy podzieli膰 si臋 wybranymi metodami optymalizacji kosztu zam贸wienia:

  • Pierwszym krokiem powinno by膰 sprawdzenie, kt贸re procesy mog膮 zosta膰 zautomatyzowane np. w oparciu o automatyczne zam贸wienia po osi膮gnieciu minimalnego stanu w systemie magazynowym;
  • Nast臋pnie powinni艣my zweryfikowa膰, kt贸rzy dostawcy mog膮 zosta膰 skonsolidowani w celu redukcji ilo艣ci proces贸w i dokumentacji, co pozwoli r贸wnie偶 uzyska膰 d藕wignie wolumenu;
  • Warto na pewno przeanalizowa膰, czy w wybranych kategoriach wi臋ksze zaanga偶owanie czasu b臋dzie skutkowa艂o lepszymi wynikami w kontraktowaniu, a mo偶e w niekt贸rych zaanga偶owanie jest nadmierne.

SPOSOBY OBNI呕ANIA KOSZTU PO:

Bez wzgl臋du na to czy wynik otrzymanego wyliczenia kosztu PO jest du偶y czy ma艂y, zawsze warto spr贸bowa膰 optymalizowa膰 proces zakupowy. Czasami niewielkim wysi艂kiem koszt PO mo偶na obni偶y膰, uzyskuj膮c zaskakuj膮ce oszcz臋dno艣ci dla organizacji. Do najcz臋stszych zaliczy膰 mo偶emy:

  • Redukcja kosztu wprowadzenia danych, czyli koszt zbierania informacji w celu utworzenia zam贸wienia oraz koszt wprowadzania danych do systemu, czy to przy tworzeniu zapotrzebowania, czy te偶 wprowadzaniu zam贸wienia do systemu;
  • Uproszczenie procesu sk艂adania zam贸wienia, przyjrzyj si臋 ca艂emu procesowi zakupu i okre艣l kroki, kt贸re s膮 albo zb臋dne, albo czasoch艂onne dla u偶ytkownik贸w ko艅cowych. Tutaj u偶ytkownikami ko艅cowymi s膮 pracownicy firmy, kt贸rzy sk艂adaj膮 zam贸wienia, poniewa偶 jest to 藕r贸d艂em frustracji i czasu w ca艂ym procesie zakupu;
  • Zoptymalizuj procedur臋 zatwierdzania zam贸wie艅, zmieniaj膮c progi akceptacji lub potrzeby akceptacji zam贸wienia oraz zautomatyzowanie zatwierdzania;
  • Automatyzacja procesu zam贸wienia;
  • Skr贸cenie czasu tworzenia zapotrzebowania. Czas tworzenia zapotrzebowa艅 mo偶na znacznie skr贸ci膰, wykorzystuj膮c np. system zakup贸w;
  • Tworzenie wi臋kszej liczby katalog贸w – mo偶esz spojrze膰 na powtarzalne wydatki i doda膰 te pozycje do katalogu. W ten spos贸b u偶ytkownicy mog膮 tworzy膰 zam贸wienia za pomoc膮 mniejszej liczby klikni臋膰 i bez konieczno艣ci r臋cznego wprowadzania danych do systemu;
  • Skr贸cenie czasu zatwierdzenia. Je艣li system zakup贸w ma aplikacj臋 mobiln膮, mo偶na jej u偶y膰 do zatwierdzania zapotrzebowa艅.
  • Poniewa偶 wi臋kszo艣膰 kadry kierowniczej jest w drodze lub jest zaj臋ta spotkaniami, mo偶e to by膰 przydatna funkcja, kt贸ra skraca czas potrzebny na zatwierdzenie;
  • Zmniejszenie liczby zam贸wie艅 zakupu. Oczywistym krokiem prowadz膮cym do obni偶enia koszt贸w zam贸wienia jest ograniczona liczba zam贸wie艅. Mniej PO prowadzi do ni偶szych koszt贸w przetwarzania. Sposoby: konsolidacja zakup贸w, zapasy zarz膮dzanie przez dostawc贸w, zam贸wienia ramowe, VMI;
  • Automatyzacja wysy艂ania zam贸wienia do dostawcy.
  • Optymalizacja procesu przetwarzanie faktur: Na tym etapie faktura zwi膮zana z zam贸wieniem jest sprawdzana z zam贸wieniem i dokumentami wysy艂kowymi pod k膮tem ewentualnych rozbie偶no艣ci. Podobnie jak w przypadku odbierania zam贸wie艅, b艂臋dy i dodatkowa komunikacja mog膮 generowa膰 wy偶sze koszty, poniewa偶 wyj膮tki po艣cig贸w pracownik贸w, czekanie na zatwierdzenia itp.

Nie spos贸b wymieni膰 wszystkich zalet liczenia kosztu zam贸wienia. Najwa偶niejsza wydaje si臋 by膰 mo偶liwo艣膰 generowania warto艣ci dodanej dla organizacji p艂yn膮ca z zupe艂nie innego sposobu zarz膮dzania zasobami Dzia艂u Zakup贸w. Wdra偶aj膮c programy optymalizacyjne, obni偶aj膮ce koszty przetwarzania zam贸wienia do absolutnego i wymaganego minimum mo偶emy skoncentrowa膰 sw贸j czas na tym, co najwa偶niejsze dla rozwoju organizacji.

Dost臋pnych jest wiele r贸偶nych wzorc贸w i metod obliczania kosztu zam贸wienia. Niekt贸re od razu nadaj膮 si臋 do wdro偶enia w Waszych firmach, a niekt贸re nie. Dlatego najlepszym sposobem jest obliczenie kosztu zam贸wienie wed艂ug w艂asnej metody wed艂ug zasad opisanych w niniejszym artykule. Wymaga to co prawda troch臋 czasu i umiej臋tno艣ci matematycznych, ale zdecydowanie warto zbudowa膰 艣wiadomo艣膰 w organizacji dotycz膮c膮 tego typu koszt贸w, kt贸re w do艣膰 艂atwy spos贸b mo偶emy ogranicza膰 dokumentuj膮c wydajno艣膰 Dzia艂u Zakup贸w.

Dzi臋kuj臋 za Twoj膮 uwag臋 oraz zapraszam na nasze szkolenia
Grzegorz Olechniewicz

Konsultant Zarz膮dzaj膮cy / Trener

GOODMAN GROUP Sp. z o. o.

P.S.
Czy to koniec tej przygody?
Oczywi艣cie, 偶e nie. Szczeg贸lnie je艣li staniemy przed wykresem obrazuj膮cym nam rozk艂ad pracy dzia艂u zakup贸w na przestrzeni ca艂ego roku.

organizacja pracy kupca czas pracy kupca optymalizacja zakupow organizacja dzialu zakupow szkolenia zarzadzanie zakupami

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz si臋 przy艂膮czy膰 do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Tw贸j adres email nie zostanie opublikowany. Pola, kt贸rych wype艂nienie jest wymagane, s膮 oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczy膰 spam. Dowiedz si臋 wi臋cej jak przetwarzane s膮 dane komentarzy.

Tagi: category management course, procurement course, category managment strategy, business trainings, sourcing course, purchasing course