KOSZT PO – Ile kosztuje wydawanie pieniędzy?
(Cost of a Purchase Order) co to takiego i jak go obliczyć?
Temat obowiązkowy dla szefów działów zakupów i nie ma co ukrywać niezbyt lubiany przez ich pracowników. Dlaczego? ponieważ w tle pojawia się pojęcie FTE (Full-Time Employee), a docelowo ilości niezbędnych etatów do zapewnienia funkcjonowania ciągłości procesów zakupowych. Temat także niezwykle ważny z punktu widzenia projektowaniu skutecznych usprawnień i zmian w organizacji pracy działu zakupów oraz redukcji potencjalnych kosztów wewnętrznych w firmie. Według różnych źródeł średni koszt zamówienia (procedowania zapotrzebowania w zamówienie) waha się od 35USD do nawet 1000 USD. Oczywiście jak to zwykle bywa istnieje wiele zmiennych wpływających na koszt zamówienia, w tym: możliwości działu zakupów, branża, specyficzne procesy organizacji, używane systemy, czy też procedury księgowe itp. Nie mniej jednak musimy sobie zdać sprawę z faktu, że każde zamówienie zakupu (PO) złożone, zatwierdzone, wysłane przez Twoją firmę kosztuje.
PO CO LICZYĆ KOSZT PO?
Do napisania tego tekstu zainspirował nas jeden z klientów (średnia firma z branży produkcyjnej, woj. kujawsko pomorskie), który poprosił nas o wsparcie w wyliczeniu kosztu zamówienia. Główną przyczyną podjęcia decyzji o wyliczeniu kosztu PO był rezultat naszych działań optymalizacyjnych u tego klienta w obszarze strategii dla poszczególnych kategorii zakupowych, zarówno tych OPEX’owych jak i CAPEX’owych. Nasze działania doprowadziły do ujawnienia wielu obszarów, które wymagały szybkiej optymalizacji, a jednym z nim był proces P2P (Procure 2 Pay), który generował znaczące koszty dla organizacji. Klient nie dysponował ani zasobami, ani umiejętnościami do wyliczenia kosztu PO, stąd decyzja o naszym wsparciu.
Celem naszych działań w obszarze kosztu PO było min:
- Obniżenie kosztów operacyjnych;
- Redukcja niepotrzebnych kroków w procesie;
- Wprowadzenie miar skuteczności procesu zakupowego (śledząc wskaźnik KPI kosztu zamówienia);
- Zmniejszenie kosztu PO (zamówienia);
- Relokowanie zasobów do działań o wyższej wartości dodanej (utrzymanie obecnego poziomu zatrudnienia);
- Wsparcie przy wprowadzeniu systemu P2P oraz e-katalogów.
Powyższe cele przyświecają większości organizacji, które decydują się na wyliczenie kosztu zamówienia. Generalnie istnieją dwie grupy metod wyliczenia kosztu zamówienia:
- Metody benchmarkingowe (porównawcze, do branży, innych uczestników rynku, czy też innych działów zakupów)
- Metody matematyczne (metoda bazująca na dokładnym wyliczeniu czasów pracy oraz jego kosztów)
Bez względu na to jaką z metod wybierzemy musimy dysponować właściwymi danymi liczbowymi. W niniejszym artykule przeprowadzimy Was przez szczegółowe wyliczenia matematyczne, które co prawda nie uwzględniają wielu szczegółowych elementów podlegających wyliczeniu jak chociażby czas procedowania stron procesu zakupowego spoza Działu Zakupów itp. , ale obrazują logiczne korki w procesie.
PROCES ZAKUPOWY – KLUCZ DO SUKCESU!
Wyliczenie kosztu zamówienia najlepiej rozpocząć od prostego i wizualnego rozrysowania procesu zamówienia funkcjonującego w Waszej organizacji. Taką samą drogę obraliśmy u wskazanego wyżej klienta. W wyniku tego kroku otrzymaliśmy 8 głównych etapów (i dwa wspierające) na bazie, których mogliśmy rozpocząć wyliczenia matematyczne. Firma nie prowadzi jeszcze procesów SRM’owych czy związanych z category managementem lub zaawansowanym zarządzaniem ryzykiem więc jej funkcja zakupowa jest sprowadzona głównie do zapewnienia ciągłości operacyjnej i ma charakter reaktywny, a nie proaktywny. Dlatego analiza procesu zakupowego i wszelkiego rodzaju wyliczenia czasów wymaganych na procedowanie każdego z etapów, czy udziału poszczególnych stron w organizacji nie stanowiły problemu.
DANE WEJŚCIOWE KLIENTA:
Poniżej wskazaliśmy dane wejściowe jakie otrzymaliśmy od klienta, które posłużyły do wszelkich wyliczeń. Na potrzeby niniejszego opracowania szczegółowo przedstawiono wyliczenia kosztu zamówienia jakim obciążony jest Dział Zakupów. Koszt dla pozostałych działów liczy się tożsamo.
Jak widać z powyższego łączny koszt pracy wymagany do przeprocesowania zamówienia to prawie 1,9MLN PLN. Aby uzyskać koszt zamówienia wystarczy podzielić ten wynik przez łączną liczbę zamówień (16 000). Uzyskamy w ten sposób 117,68 PLN, czyli tyle kosztuje nas jedno zamówienie w firmie klienta.
Chcielibyśmy zwrócić uwagę na fakt, że na tym etapie zatrzymuje się większość „internetowych” ekspertów przeliczając i odnosząc koszt wyłącznie do ilości zamówień. Pamiętajmy jednak, że to nie jedyne koszty jakie powinniśmy brać pod uwagę. Po stronie Zakupów musimy również wziąć pod uwagę:
Z czego:
Specjaliści ds. zamówień – 86 727 PLN
Kupcy – 207 964 PLN
Manager – 58 809 PLN
Pamiętając także o danych wejściowych klienta do kosztu musimy dodać jeszcze usługi profesjonalne na potrzeby procesowanych wniosków czyli np. obsługa prawna w 420 procesach. Ktoś zapyta dlaczego to liczymy? Dlatego, że spora część tych kosztów jest uzależniona od tego jak został zaprojektowany proces zakupowy i rozwijane są kompetencje kupieckie.
Zatem, uwzględniając wszystkie dotychczasowe obliczenia, łączny koszt pracy to prawie 2,5MLN PLN.
Na tym etapie widzimy, że przy podzieleniu tej kwoty przez 16000 wniosków otrzymamy 153,15 PLN, czyli znacząco więcej niż uwzględniając wyłącznie koszty pracy.
Czy ten wynik jest dobry, czy zły? – tego nie chcemy oceniać, w każdej firmie jest inny. Z pewnością jednak tłumaczy dlaczego wiele firm decyduje się na przenoszenie działów zakupów do Polski, a w szczególności jeśli porównamy to do przeróżnych kosztów publikowanych w UK, USA czy np. za naszą zachodnią granicą. Wyliczona wartość oscyluje bowiem w minimalnych progach kosztowych szacowanych przez międzynarodowe organizacje i firmy konsultingowe.
Czy ten wynik określa nam już koszt PO? Nie do końca. Wiemy co prawda jaki jest koszt po stronie księgowej i tworzenia zapotrzebowania po stronie partnera wewnętrznego, wiemy również ile kosztuje całościowo utrzymanie działu zakupów, jednak procesowanie wniosków to przecież nie 100
SPECJALIŚCI DS. ZAKUPÓW:
(koszty wynagrodzeń + koszty dodatkowe)
KUPCY:
(koszty wynagrodzeń oraz dodatkowe i obsługa prawna)
RAZEM:
Dopiero uwzględniając tak szczegółowe dane, widzimy koszt procesowania PO w Dziale Zakupów, co istotnie przyczyniło się, do zlokalizowania najbardziej koszto i czasochłonnych etapów. Dla pełnego obrazu powinniśmy doliczyć wartości zgłoszone przez księgowość i partnerów wewnętrznych, aby otrzymać koszt procesowania pojedynczego PO, jak poniżej:
SPO – łączna ilość wniosków zakupowych
PW – koszt pracy po stronie partnerów wewnętrznych
DZ – koszt pracy po stronie zakupów
K – koszt pracy księgowości
WNIOSKI NA PRZYSZŁOŚĆ:
Z punktu widzenia biznesowego nie możemy zaprezentować ostatecznego rozwiązania jakie zaproponowaliśmy naszemu klientowi, ale jak najbardziej możemy podzielić się wybranymi metodami optymalizacji kosztu zamówienia:
- Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, które procesy mogą zostać zautomatyzowane np. w oparciu o automatyczne zamówienia po osiągnieciu minimalnego stanu w systemie magazynowym;
- Następnie powinniśmy zweryfikować, którzy dostawcy mogą zostać skonsolidowani w celu redukcji ilości procesów i dokumentacji, co pozwoli również uzyskać dźwignie wolumenu;
- Warto na pewno przeanalizować, czy w wybranych kategoriach większe zaangażowanie czasu będzie skutkowało lepszymi wynikami w kontraktowaniu, a może w niektórych zaangażowanie jest nadmierne.
SPOSOBY OBNIŻANIA KOSZTU PO:
Bez względu na to czy wynik otrzymanego wyliczenia kosztu PO jest duży czy mały, zawsze warto spróbować optymalizować proces zakupowy. Czasami niewielkim wysiłkiem koszt PO można obniżyć, uzyskując zaskakujące oszczędności dla organizacji. Do najczęstszych zaliczyć możemy:
- Redukcja kosztu wprowadzenia danych, czyli koszt zbierania informacji w celu utworzenia zamówienia oraz koszt wprowadzania danych do systemu, czy to przy tworzeniu zapotrzebowania, czy też wprowadzaniu zamówienia do systemu;
- Uproszczenie procesu składania zamówienia, przyjrzyj się całemu procesowi zakupu i określ kroki, które są albo zbędne, albo czasochłonne dla użytkowników końcowych. Tutaj użytkownikami końcowymi są pracownicy firmy, którzy składają zamówienia, ponieważ jest to źródłem frustracji i czasu w całym procesie zakupu;
- Zoptymalizuj procedurę zatwierdzania zamówień, zmieniając progi akceptacji lub potrzeby akceptacji zamówienia oraz zautomatyzowanie zatwierdzania;
- Automatyzacja procesu zamówienia;
- Skrócenie czasu tworzenia zapotrzebowania. Czas tworzenia zapotrzebowań można znacznie skrócić, wykorzystując np. system zakupów;
- Tworzenie większej liczby katalogów – możesz spojrzeć na powtarzalne wydatki i dodać te pozycje do katalogu. W ten sposób użytkownicy mogą tworzyć zamówienia za pomocą mniejszej liczby kliknięć i bez konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu;
- Skrócenie czasu zatwierdzenia. Jeśli system zakupów ma aplikację mobilną, można jej użyć do zatwierdzania zapotrzebowań.
- Ponieważ większość kadry kierowniczej jest w drodze lub jest zajęta spotkaniami, może to być przydatna funkcja, która skraca czas potrzebny na zatwierdzenie;
- Zmniejszenie liczby zamówień zakupu. Oczywistym krokiem prowadzącym do obniżenia kosztów zamówienia jest ograniczona liczba zamówień. Mniej PO prowadzi do niższych kosztów przetwarzania. Sposoby: konsolidacja zakupów, zapasy zarządzanie przez dostawców, zamówienia ramowe, VMI;
- Automatyzacja wysyłania zamówienia do dostawcy.
- Optymalizacja procesu przetwarzanie faktur: Na tym etapie faktura związana z zamówieniem jest sprawdzana z zamówieniem i dokumentami wysyłkowymi pod kątem ewentualnych rozbieżności. Podobnie jak w przypadku odbierania zamówień, błędy i dodatkowa komunikacja mogą generować wyższe koszty, ponieważ wyjątki pościgów pracowników, czekanie na zatwierdzenia itp.
Nie sposób wymienić wszystkich zalet liczenia kosztu zamówienia. Najważniejsza wydaje się być możliwość generowania wartości dodanej dla organizacji płynąca z zupełnie innego sposobu zarządzania zasobami Działu Zakupów. Wdrażając programy optymalizacyjne, obniżające koszty przetwarzania zamówienia do absolutnego i wymaganego minimum możemy skoncentrować swój czas na tym, co najważniejsze dla rozwoju organizacji.
Dostępnych jest wiele różnych wzorców i metod obliczania kosztu zamówienia. Niektóre od razu nadają się do wdrożenia w Waszych firmach, a niektóre nie. Dlatego najlepszym sposobem jest obliczenie kosztu zamówienie według własnej metody według zasad opisanych w niniejszym artykule. Wymaga to co prawda trochę czasu i umiejętności matematycznych, ale zdecydowanie warto zbudować świadomość w organizacji dotyczącą tego typu kosztów, które w dość łatwy sposób możemy ograniczać dokumentując wydajność Działu Zakupów.
Dziękuję za Twoją uwagę oraz zapraszam na nasze szkolenia
Grzegorz Olechniewicz
Konsultant Zarządzający / Trener
GOODMAN GROUP Sp. z o. o.
P.S.
Czy to koniec tej przygody?
Oczywiście, że nie. Szczególnie jeśli staniemy przed wykresem obrazującym nam rozkład pracy działu zakupów na przestrzeni całego roku.
GOODMAN GROUP https://goodman.eu
GOODMAN GROUP https://goodman.eu
Mam pytanie do autora. Czy ten dział jest efektywny biorąc pod uwagę czasy i rozkład pracy?
Nie jest ale będzie :)
Znając Waszą szczegółowość w analizach z naszego projektu widzę, że publicznie tak z grubsza opisujecie temat, nie mniej jest to bardzo duża wskazówka.
Mam pytanie czy będzie też np. artykuł o obliczaniu TCO na jakichś przykładach? Pytam bo chcę w firmie pokazać jak to powinno się robić na poziomie PRO.
Przykładów mamy masę, może miedzy szkoleniami i projektami powstanie artykuł w temacie Total Cost of Ownership i niczym łowcy skarbów będziemy odkrywać jakie skarby kryją się w głębinach specyfikacji i procesów :)