Faktury – optymalizacja procesowa

Zastanawialiście się kiedyś, jakie koszty ponosi firma z powodu braku agregacji zakupów? Ile kosztuje firmę to, że ktoś przywiezie w tygodniu jedną fakturę z marketu budowlanego albo dziesięć lub zatankuje do pełna albo cztery razy za 50zł. W cyklu tygodniowym możemy nawet nie zauważyć tych kosztów, jednak w cyklu rocznym to mogą być już dziesiątki a może i setki tysięcy wydane na obsługę transakcji.

Współczesne przedsiębiorstwa dążąc do maksymalnej efektywności operacyjnej, nieustannie poszukują sposobów na redukcję zbędnych kosztów administracyjnych. Jednym z istotnych obszarów, w którym możliwe są znaczące oszczędności, jest proces fakturowania kosztowego.

Nadmierna liczba faktur generuje nie tylko dodatkowe obciążenie dla działu zakupów i księgowości, ale także zwiększa ryzyko błędów oraz wydłuża czas obiegu dokumentów.

Wdrożenie skutecznej polityki optymalizacji fakturowania od dostawców pozwala firmom usprawnić zarządzanie finansami, zminimalizować koszty transakcyjne i zwiększyć przejrzystość procesów.

Uczestnicy naszych szkoleń lub projektów zapewne już słyszeli lub sami doświadczyli tego, że można zmniejszyć w firmie ilość faktur i o 50

Co może zawierać polityka optymalizacji fakturowania od dostawców:

1. Cel polityki:

Celem polityki jest zmniejszenie liczby faktur kosztowych otrzymywanych od dostawców aby zminimalizować koszty transakcyjne związane z obsługą księgową oraz zwiększyć efektywność procesów finansowych.

2. Zakres:

Polityka dotyczy wszystkich działów i pracowników współpracujących z dostawcami oraz wszystkich dostawców świadczących usługi lub dostarczających towary dla firmy.

3. Zasady:

3.1. Minimalna wartość faktury:

Wprowadzamy minimalny próg wartości faktury kosztowej (np. ……….. PLN netto). Zakupy poniżej tej kwoty powinny być grupowane w ramach jednej faktury zbiorczej.

3.2. Fakturowanie zbiorcze:

Zachęcamy dostawców do wystawiania faktur zbiorczych, obejmujących większy okres rozliczeniowy (np. fakturowanie miesięczne zamiast każdorazowego).
W przypadku usług cyklicznych, faktury powinny obejmować dłuższe okresy rozliczeniowe, np. miesięczne.

3.3. Standaryzacja terminów płatności:

Negocjujemy z dostawcami ujednolicone terminy płatności, aby zminimalizować liczbę dokumentów obsługiwanych w różnych terminach.

3.4. Preferencja dla stałych dostawców:

W miarę możliwości ograniczamy współpracę z jednorazowymi dostawcami i koncentrujemy się na długoterminowej współpracy z wybranymi partnerami.

3.5. Elektroniczne fakturowanie:

Preferujemy otrzymywanie faktur w formie elektronicznej (e-faktury), co skraca czas obsługi i eliminuje koszty papierowe.
Współpracujemy z dostawcami w celu wdrożenia systemu fakturowania elektronicznego.
Wymaganie od dostawców nanoszenia na faktury numeru zamówienia w celu szybkiej identyfikacji kosztów.

3.6. Centralizacja zamówień:

Wprowadzamy centralny system zamówień, który umożliwia łączenie zamówień od różnych działów w jedną fakturę zbiorczą.

3.7. Szkolenia i komunikacja:

Pracownicy działu zakupów i księgowości zostaną przeszkoleni w zakresie nowych zasad fakturowania i negocjacji z dostawcami.
Informujemy dostawców o wdrażanych zmianach i zachęcamy ich do dostosowania się do nowych zasad.

4. Monitorowanie i egzekwowanie:

Regularnie analizujemy liczbę i wartość faktur kosztowych w celu oceny skuteczności polityki.
Przeglądamy umowy z dostawcami i renegocjujemy warunki fakturowania tam, gdzie to możliwe.
Dział zakupów i księgowości będzie raportował wszelkie odstępstwa od ustalonych zasad i podejmował działania korygujące.

Dlaczego dzisiaj o tym piszemy? – ponieważ efektywne zarządzanie fakturowaniem kosztowym jest istotnym elementem strategii finansowej każdej firmy dążącej do optymalizacji kosztów operacyjnych. Ograniczenie liczby faktur poprzez wdrożenie odpowiednich procedur i współpracę z dostawcami pozwala nie tylko zmniejszyć obciążenia administracyjne, ale także poprawić płynność finansową i skuteczność procesów księgowych. Implementacja tej polityki stanowi krok w stronę nowoczesnego i zoptymalizowanego zarządzania finansami przedsiębiorstwa, zapewniając jednocześnie lepszą kontrolę nad wydatkami i eliminację zbędnych kosztów transakcyjnych.