Kalendarz negocjacji – negocjacje zakupowe

Luty to dobry moment do zadbania o efektywność wyników negocjacyjnych.

Dzisiaj przedstawię Wam jedną ze skutecznych metod, która pozytywnie wpływa na wyniki działu zakupów. Ta metoda to kalendarz negocjacji.
Stworzenie w firmie kalendarza negocjacji, ma na celu uporządkowanie ich rozkładu i co istotne zdyscyplinowanie zarówno parterów wewnętrznych jak i dostawców w określonych ramach czasowych.

Po co robić kalendarz negocjacji?

Cztery podstawowe korzyści to:

  • Poprawa wyników finansowych;

  • Lepszy rozkład pracy kupca;

  • Obniżenie ryzyka zakupowego;

  • Zakupy proaktywne w miejsce reaktywnych.

Poprawa wyników finansowych

Planując kalendarz negocjacji należy zwrócić uwagę na kilka czynników, które przekładają się na finalny wynik.
Ustalenie terminów negocjacji w oparciu o analizę dźwigni zakupowych np. wolumenu w danych miesiącach oraz analizę rynku dostawców np. wahania cen i sezonowości.

Szczególnie w grupach produktów i usług B i C poprawa wyników do lat poprzednich może nawet przekroczyć 10%. To, co wpływa na tak dużą poprawę to, np. lepsze przygotowanie do procesu po obu stronach. Od strony zamawiającego przez analizę rynku i przygotowanie do negocjacji a dostawcy np. przez wypracowanie cen specjalnych, czy dokładniejszą kalkulację kosztów.

Rozkład pracy w dziale zakupów

Kolejnym kluczowym czynnikiem jest efektywność wynikająca z obciążenia pracą, co przekłada się i na wyniki, i na satysfakcję z wykonywanej pracy.

Poniżej dwa wykresy, które powstały na bazie naszych projektów w obszarze efektywności pracy działów zakupów z ostatnich lat.

W pierwszym mamy średnią z diagnoz początkowych.

kalendarz negocjacji, optymalizacja zakupów, negocjacje zakupowe, goodman group

W drugim prezentujemy rozkład po wprowadzeniu kalendarza negocjacji.

kalendarz negocjacji, negocjacje zakupowe, optymalizacja zakupów, goodman group

To popularne w  ostatnich czasach wypłaszczenie trendu uzyskujemy przez przeniesienie wybranych procesów negocjacyjnych z bardziej „obciążonych” miesięcy na te, które wcześniej były mniej „obciążone”.

Ryzyko zakupowe

Presja – nie jest tajemnicą, że w większości firm rozkład pracy jest dość powtarzalny tzn. jak na pierwszym wykresie nasilenie związane z procesami negocjacyjnymi możemy odnotować w trzecim i czwartym kwartale. Ten model powoduje kilka zagrożeń a jednym z głównych są negocjacje w niedoczasie, które skutkują akceptacją często gorszych warunków handlowych.

Dlaczego gorszych? –  jednym z głównych powodów jest presja związana z wygaśnięciem poprzedniego kontraktu. Oczywiście zakładamy, że w ramach zabezpieczenia tego ryzyka w kontraktach znajdują się zapisy brzmiące: „jeśli strony nie postanowią inaczej, warunki umowy zostają automatycznie przedłużone na okres …. miesięcy”. Oczywiście w każdej umowie mamy taki zapis 😉 Jeśli natomiast nie to, ww. presja staje się jednym z głównych czynników wpływających na zbyt pośpieszne „zamykanie negocjacji”.

Dostępność stron – wzrost aktywności nie dotyczy tylko działów zakupów, dotyczy on również pracy partnerów wewnętrznych jak i dostawców, co przekłada się na zaangażowanie w proces, co za tym idzie jego wynik.

Proaktywność działu zakupów

Planując kalendarz negocjacji dział zakupów prezentuje postawę proaktywną, przez np. analizę zapotrzebowań pozostałych działów w perspektywie rocznej lub nawet jeśli jest to możliwe kilku lat, np. w przypadku zakupów capexowych (inwestycyjnych). Działania proaktywne mają bezpośrednie przeniesienie na profesjonalne postrzeganie zakupów w organizacji jak i poprawę relacji zarówno z partnerami wewnętrznymi, jak i dostawcami.

Jak rozpocząć przygodę z kalendarzem negocjacji?

Z pewnością nie obejmiemy na starcie 100% procesów negocjacyjnych kalendarzem negocjacji ale jeśli rok do roku uda nam się zwiększać ich ilość o 20-30%, to będzie to świadczyło o bardzo dobrej drodze do poprawy.

  • Po pierwsze ułóż sobie plan działania;
  • Zrób analizę ilości procesów i ich rozkład w roku kalendarzowym;
  • Wykonaj analizę wpływu danych procesów na organizację.  W tym etapie powinniśmy uwzględnić wpływ ekonomiczny oraz ryzyka.

takie narzędzia jak:

  • model portfolio dostawców Petera Kraljic’a – do pobrania pod tym linkiem >>>
  • GRM – Goodman Risk Management Tool do pobrania pod tym linkiem >>>

mogą być bardzo przydatne.

  • Wybierz procesy, które można przenieść na mniej obciążone miesiące;
  • Ułóż plan komunikacji z partnerami wewnętrznymi i dostawcami (zakres prac, daty).

Powodzenia!

Pozdrawiam i zapraszam do współpracy

Grzegorz Olechniewicz

www.goodman.eu

szkolenia zakupowe, szkolenia dla działu zakupów, szkolenia dla kupców