END TO END W ZARZĄDZANIU KATEGORIĄ W ZAKUPACH:
PEŁNY I EFEKTYWNY SPOSÓB ZARZĄDZANIA KATEGORIĄ
Po wpisaniu w przeglądarce internetowej hasła: „Category Management” zauważyć możemy ponad 5 milionów wyników. Niestety możemy być nieco zdezorientowani tym co widzimy. Mnogość rysunków, grafik, procesów oraz informacji może porazić, co sugeruje, że dostęp do właściwej jakościowo informacji na temat tego procesu jest omal nieograniczony. Otóż, chyba nie jest tak do końca. Zaryzykuję stwierdzenie, że prawie żaden z wyświetlonych materiałów nie opisuje w pełni czym jest Category Management, co postaram się wyjaśnić w niniejszym artykule.
Przyjrzyjmy się zatem, co znajdziemy w wynikach wyszukiwania:
- dziesiątki zdjęć przedstawiających kilkukrokowy model zarządzania kategorią;
- niezliczone dobre praktyki zarządzania kategorią;
- definicję category management’u;
- porównania category management z innymi procesami i opisującymi różnice np. pomiędzy strategic sourcing i category management.
- kroki w procesie zarządzania kategorią dla branży retail (większość wyników);
- i wiele innych „ciekawych” materiałów.
Obawiam się jednak, że wszystkie te wyniki nie dają pełnego obrazu, a wręcz mogą wprowadzać w błąd. Na ich bazie możemy co najwyżej uzmysłowić sobie, że [1] co autor to inny pomysł, [2] że model może mieć cztery, pięć lub więcej kroków (lub faz), [3] że tak naprawdę wszystkie metodyki prowadzą do strategii dla kategorii i [4] że muszą być spełnione pewne wymagania, aby w ogóle o zarządzaniu kategoriami była mowa w organizacji (ang. Enablers). Nikt jednak nie wyjaśnia w szczegółowy sposób jak proces zarządzania kategorią wygląda w rzeczywistości w organizacji, nikt nie stara się nawet podpowiedzieć, że poza samą metodologią tworzenia strategii dla kategorii istnieje wiele kroków czy faz poprzedzających i następujących. Nikt nie dzieli się swoim doświadczeniem w codziennym zarządzaniu kategorią i problemami z jakimi się spotyka, a już na pewno nie znajdziemy pełnego cyklu życia procesu zarządzania kategorią w firmie. Nie będę jednak w tym artykule dochodził dlaczego tak jest. Skupię się na wskazaniu „właściwego” obrazu. Słowo „właściwy” ma tutaj wiele znaczeń. Nie oznacza na pewno, że zaproponowane podejście jest absolutnie obowiązujące, ponieważ jak powyżej zauważyłem, co autor to inny pomysł. Oznacza za to na pewno, że proces zarządzania kategorią powinien być opisywany i definiowany w cyklu życia a nie na bazie małego wycinka. Zacznijmy jednak od początku…
Category management to proces. Proces strategiczny, długofalowy, który swój początek ma dużo wcześniej niż tworzenie strategii dla kategorii w kilku krokach. Wbrew utartym schematom i popularnym definicjom stworzonym przez elitarne organizacje i instytucje, proces zarządzania kategoriami nie jest wyłącznie zarządzaniem wydatkami w firmie w celu realizacji wartości dodanych. Mówię to z całą odpowiedzialnością. Takie podejście to wyłącznie drobny element i jeden mały element w całej układance. Aby w ogóle mówić o zarządzaniu poszczególnymi kategoriami wydatków w firmie musimy zrealizować wiele kroków poprzedzających. Pełny obraz i wiedzę o procesie nazywamy End to End Category Management, opisujący tzw. cykl życia procesu zarządzania kategorią. Samo zdanie „end to end” oznacza tutaj: w pełni, od początku do końca, cała droga, co już sugeruje zakres takiego podejścia. W praktyce możemy powiedzieć, że end to end skupia się na etapie wdrożenia, tworzenia strategii oraz codziennym zarządzaniu kategorią w organizacji, czyli na pełnym cyklu od stworzenia do uzyskania oczekiwanych wyników i życia z kategorią na co dzień.
W oparciu o powyższe fundamenty Goodman Group opracował autorski model End to End Category Management. Model dzieli się na dwa typy procesów: „One off inititive”, czyli kroki, fazy i elementy, które wykonuje się jednorazowo oraz „Continous proces”, czyli takie ,które realizowane są w pętli lub są procesem powtarzalnym. Mówiąc prostszym językiem, zarządzanie kategorią wg podejścia End to End to proces, który zbudowany jest z kilku etapów które mają charakter jednorazowy lub ciągły.
W ramach „One off initiative” wyróżniamy dwie grupy działań: ZATWIERDZANIE oraz BUDOWA/WDROŻENIE. Na obie grupy składa się 5 kroków:
-
GOVERNANCE
który odnosi się do ogólnych ustaleń proceduralnych i systemów ustanowionych w celu przyszłego wdrożenia procesu zarządzania kategorią, takie jak: uzyskanie mandatu do działania, aktualizację procedur procesowych, rolę i współpracę Działu Zakupów z Działem Finansów, komunikację procesu CM w organizacji i wiele innych.
-
KATEGORYZACJA
nazywana także taksonomią lub drzewem kategorii, które jest podstawą, na której będzie opierać się twoja organizacja i podejście do zarządzania kategoriami. Bez tego elementu zarządzanie kategoriami nie może istnieć. Ponadto krok ten obejmuje tworzenie priorytetów, zarządzanie kategoriami na poziomie globalnym, regionalnym i lokalnym oraz integrację systemu informatycznego.
-
ANALIZA WYDATKÓW
która obejmuje pełny proces zarządzania wydatkami w organizacji w ramach kategorii oraz tworzenie tzw. spend cuba.
-
ORGANIZACJA DZIAŁU ZAKUPÓW
zyli sposób organizacji zarządzania kategorią w sposób unikatowy dla Twojej firmy. Krok ten obejmuje także zasady: tworzenia struktury menedżerów kategorii, rozwoju zespołu, zatrudniania menedżerów kategorii, podziału ról i obowiązków.
-
WYBÓR MODELU
obejmuje kluczowe aspekty wyboru lub stworzenia najlepszej metodologii stworzenia strategii dla kategorii.
W ramach „Continous Proces” wyróżniamy jedną grupę o nazwie OPTYMALIZACJA, na którą składają się dwa kroki:
-
STRATEGIA DLA KATEGORII
która jest podstawowym elementem kompleksowego procesu zarządzania kategorią. Jest to wizja przyszłego stanu we wszystkich funkcjach związanych z odpowiednią kategorią.
-
CODZIENNE ZARZĄDZANIE KATEGORIĄ ZAKUPOWĄ
nawet najlepsza strategia kategorii nie zostanie wdrożona z sukcesem, jeśli menedżer kategorii nie będzie w stanie codziennie zarządzać kategorią. W ramach tego elementu oferujemy unikalne szkolenie obejmujące wszystkie niezbędne kroki, narzędzia i zachowania w celu właściwego zarządzania odpowiednią kategorią.
Powyższe podejście zapewnia pełną wiedzę o procesie zarządzania kategorią i pozwala zrozumieć sens jej wdrażania. Ponadto, poza elementem wdrożeniowym oraz procesem tworzenia strategii dla kategorii, model skupia się także na codziennej pracy z kategorią, co wydaje się często kluczowe, aby uzyskać pełne korzyści z zarządzania kategorią w organizacji.
Na bazie opisanego modelu i podejścia Goodman Group przygotował 40-godzinny program szkoleniowy dostępny w formie internetowego webinarium oraz w języku angielskim (istnieje możliwość realizacji po polsku i w standardowej formie szkoleniowej, stacjonarnie). Program szkoleniowy został precyzyjnie dopasowany do stale rosnących wymogów organizacji i zapewnia:
Dzięki realizacji kroków 1-5:
- zdobędziesz podstawową wiedzę na temat procesu zarządzania kategorią i efektywnej procedury wdrażania tego procesu w organizacji;
- będziesz wiedział jak uzyskać wsparcie kierownictwa wyższego szczebla i stworzyć argumenty do przekonania organizacji do wdrożenia procesu zarządzania kategoriami;
- zrozumiesz w jaki sposób zarządzać i wykorzystać dane o wydatkach w organizacji za pomocą prostego i wydajnego narzędzia;
- zrozumiesz jak interpretować dane i zamieniać je na wartościowe informacje ilościowe i jakościowe;
- będziesz mógł opracować i/lub wdrożyć drzewo kategorii;
- będziesz w stanie rozwinąć efektywną organizację zakupów i budować kompetencje wokół zarządzania kategoriami;
- będziesz efektywnie zarządzał użytkownikami;
- będziesz w stanie rozpoznać najbardziej efektywną metodologię zarządzania kategoriami dla swoich celów i potrzeb oraz ją poprawnie wdrożyć.
Dzięki realizacji kroku 6:
- będziesz w stanie opracować silną i efektywną strategię dla każdej kategorii;
- poznasz i będziesz umiał wykorzystać najpopularniejsze i najskuteczniejsze narzędzia zakupowe;
- dowiesz się, jak zaangażować najważniejszych interesariuszy i nimi zarządzać;
- zrozumiesz i nauczysz się poprawnie zbierać wymagania biznesowe;
- otrzymasz zaawansowaną wiedzę na temat procesu badania rynku dla kategorii;
- będziesz mógł tworzyć, projektować, mierzyć i wdrażać opcje strategiczne;
- będziesz mógł stworzyć i wdrożyć strategię kategorii;
- podzielimy się z Tobą najlepszymi praktykami w zakresie prezentacji strategii kategorii i uzyskania akceptacji.
Realizacja kroku 7 zapewnia natomiast:
- nauczysz się, jak codziennie śledzić i przeglądać wdrożoną strategię kategorii;
- będziesz mógł przygotować plan działania dla kategorii;
- będziesz mógł opracowywać i kontrolować „Rok Kategorii”;
- zdobędziesz podstawową wiedzę na temat kluczowych wskaźników wydajności (rozwój, projektowanie, pomiary);
- będziesz w stanie opracowywać wydajne raporty w celu identyfikacji luk w możliwościach;
- podzielimy się z Tobą najlepszymi praktykami w codziennym procesie zarządzania kategoriami.
Opisana powyżej metodologia i podejście do zarządzania kategorią jest innowacyjne, ponieważ skupia się na pełnym procesie w całym cyklu życia. Każda organizacja, która decyduje się na wdrożenie procesu zarządzania kategorią zakłada długofalowe korzyści i zdecydowaną poprawę wyników realizowanych przez Dział Zakupów. Jednak większość z tych organizacji nie odnosi na tym polu sukcesu. Dlaczego? Powodów jest wiele, ale najczęściej dlatego, że organizacja popełniła błędny już na etapie wdrożenia, a każda kolejna decyzja dotycząca na przykład zatrudnienia kierowników kategorii, wybrania modelu, zasad tworzenia strategii, jest tylko negatywnym następstwem początkowych błędów. Prawie każdy category manager ma w swoich doświadczeniach zderzenie z taką rzeczywistością. Prawie każdy category manager zetknął się z niejasnymi zasadami budowania strategii, oczekiwań przełożonych, podziału obowiązków czy chociażby problemem z dostępem do danych, co potwierdzają liczne badania przez renomowane instytucje oraz nasza codzienna praca z klientami i słuchaczami na studiach czy szkoleniach.
End to End zarządzania kategorią pozwala uniknąć powyższych błędów przekazując pełną wiedzę z zakresu zarządzania kategorią, a nie tylko mały wycinek, który opisany jest przez dziesiątki grafik i obrazków w internecie. Prawie 20-letnie doświadczenie Goodman Group w dziedzinie zarządzania kategoriami potwierdza, że powyższe działanie jest właściwym.
Dziękuję za Twoją uwagę i zapraszam do współpracy
Daniel Matela
Wiceprezes Zarządu
GOODMAN GROUP Sp. z o. o.
GOODMAN GROUP https://goodman.eu
GOODMAN GROUP Sp. z o. o.
Słyszałam o metodyce prime, same dobre rzeczy i że będzie zaawansowany kurs online w języku angielskim a czy planujecie również np. w Warszawie cykl szkoleń stacjonarnych?
Dziękujemy Magdaleno, że jesteś z nami. Tak, będziemy publikować informacje na temat szkoleń stacjonarnych z zakresu Category Managementu na stronie https://goodman.eu/szkolenia