STUDIA PODYPLOMOWE ZAKUPY W BIZNESIE

PODSUMOWANIE PRAC – ROCZNIK 2019/2020

Studia podyplomowe „Zakupy w Biznesie” na Wyższej Szkole Bankowej w roku akademickim 2019/2020 przeszły już do historii. Był to niezwykły rok. Rozpoczynaliśmy rok akademicki bez najmniejszych podejrzeń co może wydarzyć kilka miesięcy później. Pomimo komplikacji związanych z COVID-19 studia zostały w pełni zrealizowane. Po raz kolejny potwierdziliśmy, że studia te są niezwykle cenne i potrzebne w rozwoju kadry zakupowej w Polsce.

Chcielibyśmy się podzielić z Państwem bardzo ciekawymi wnioskami płynącymi z prac dyplomowych realizowanych przez studentów. Studenci jak zwykle nie zawiedli i podzieli się bardzo ciekawymi przykładami płynącymi z życia swoich organizacji. Opisane poniżej przykłady dowodzą, że każda organizacja w inny sposób realizuje cele zakupowe oraz, że zakupy mogą być realizowane w zupełnie inny sposób, co jest piękne w Naszym zawodzie.

Spośród wielu możliwych tematów studencie wybrali:

„Zarządzanie relacjami z dostawcą oraz ich wpływ na konkurencyjność przedsiębiorstwa w kryzysie”
„Strategie generowania oszczędności w zakupach”

„Identyfikacja i hierarchizacja kryteriów wyboru dostawców w procesie zaopatrzenia”
„Wpływ Działu Zakupów na rozwój przedsiębiorstwa”

„Zarządzanie relacjami z dostawcą oraz ich wpływ na konkurencyjność przedsiębiorstwa w kryzysie”

Temat bardzo na czasie, szczególnie w obecnej sytuacji. Z przekazanych do oceny prac płyną następujące wnioski:

- Budowanie właściwych/partnerskich relacji ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstwa na rynku, co jest szczególnie istotne w dobie kryzysów gospodarczych lub klęsk żywiołowych.
- Sytuacje kryzysowe uwidaczniają dwa rodzaje dostawców: [1] dostawcy, skłonni do pomocy i odwzajemniający dobre relacje wtedy kiedy najbardziej ich potrzeba, [2] dostawcy, którzy za wszelką cenę chcę skorzystać na sytuacji kryzysowej i niszczący w ten sposób zbudowane relacje ze swoimi klientami.
- Niezwykle istotne jest budowanie relacji w sposób ciągły. Budowanie relacji wyłącznie w dobie kryzysu jest niezwykle utrudnione i może prowadzić do zaburzeń funkcjonowania przedsiębiorstwa.
- Pomoc dla dostawcy w dobie kryzysu (zwiększanie stoku, pewność odbiorów, zmiany terminów płatności itp.) niesie ze sobą ogromne korzyści po zakończeniu trudnego okresu, które często przeradzają się w partnerstwo i prowadzą do dużo lepszych warunków współpracy niż te sprzed kryzysu.
- Kryzys umacnia relacje pomiędzy kupcem i dostawcą jeśli relacje te były właściwie budowane.
- Kryzys w otoczeniu przedsiębiorstwa jest swojego rodzaju testerem i papierkiem lakmusowych relacji kupiec-dostawca.
- Poza relacjami z dostawcami kluczowe okazują się także relacje wewnątrz organizacji w szczególności z użytkownikami. W dobie kryzysu dobre relacje pomiędzy Działem Zakupów z innymi działami przyczyniają się do ograniczenia potencjalnych niekorzystnych skutków.

„Strategie generowania oszczędności w zakupach”

Temat jak co roku przyciąga studentów, którzy mogą pochwalić się swoimi osiągnięciami w tej dziedzinie. Na podstawie prac dyplomowych możemy z całą pewnością potwierdzić, iż:

- Strategiczna orientacja zakupów jest kluczowa dla osiągnięcia przewagi konkurencyjnej z jednej strony, z drugiej zaś stanowi nie lada wyzwanie dla wielu organizacji w Polsce.
- Nie samo generowanie oszczędności, a strategia za tym stojąca wpisana w strategię Działu Zakupów jest jednym z kluczowych elementów utrzymywania przewagi rynkowej. Oszczędności generowane przez Działy Zakupów głównie kojarzone są z efektem negocjacji, natomiast zasadniczo są wynikiem wdrożenia i stosowania skutecznej strategii.
- Poza oszczędnościami typowo finansowymi nie możemy zapomnieć o oszczędnościach wynikających z optymalizacji czasu, miejsca oraz minimalizacji ryzyka, co również może zostać wyrażone w pieniądzu i realnie przełożyć się na korzyści dla firmy.
- Wykorzystanie kilku prostych strategii może przynieść dość szybko wymierne korzyści. Do najbardziej popularnych i dość prostych narzędzi należy: centralizacja zakupów, dźwignia wolumenu, grupy zakupowe, zarządzanie substytutami, make or buy, buy or renovate, TCO, czy skrócenie łańcucha dostaw.
- Niestety w dalszym ciągu generowanie oszczędności jest podstawowym celem organizacji zakupowych.
- Wybór odpowiednich strategii powinien być poparty szczegółową analizą kategorii uwzględniając jej charakterystykę i potencjał, a także stopień dojrzałości organizacji zakupowej.
- Nie ma uniwersalnej metody dla wszystkich przedsiębiorstw pozwalającej na maksymalizację oszczędności.

„Identyfikacja i hierarchizacja kryteriów wyboru dostawców w procesie zaopatrzenia”

Temat, o którym wydawałoby się napisano już wszystko. Ale nasi studenci udowodnili, że wcale tak nie jest. Na swoich realnych przykładach opisali w jaki sposób dokonuje się wyboru dostawców w ich organizacjach. Po analizie przesłanych prac nasuwają się następujące wnioski:

- Pierwsze profesjonalne metody oceny i wyboru dostawców pochodzą już z lat 60-tych XX wieku.
- Ocena dostawcy bywa traktowana jak konieczność wynikająca z przyjętych w przedsiębiorstwie systemów zarządzania jakością.
- Brak jakichkolwiek metod oceny dostawców może prowadzić do błędnych decyzji, jednak nie w każdym procesie sourcingu czy monitoringu współpracy warto stosować skomplikowane metody oceny.
- Bardzo często, dla zakupów indirect (niska wartość dla organizacji) organizacje stosują skrócony system oceny ofert i dostawców, lub nawet pomijają ten element, co jest szczególnie groźne dla funkcjonowania firmy.
- Bardzo dobrym punktem wyjścia do przygotowania listy kryteriów oceny dostawców jest analiza ABC, macierz Krajlica oraz macierz Percepcji dostawców.
- Kryteria oceny ofert i dostawców powinny ewoluować oraz zmieniać się wraz z sytuacją w otoczeniu przedsiębiorstwa, co świetnie pokazał kryzys gospodarczy wywołany skutkami COVID-19.
- Dział Zakupów powinien być przygotowany na reklasyfikacje dostawców w bazie, szczególnie tych dostawców, z którymi z różnych względów współpraca została ograniczona lub uległa zatrzymaniu w poprzednich latach.
- Nadawanie statusu / kodu/ typu / rodzaju dostawcom jest bardzo efektywnym sposobem zarządzania bazą dostawców oraz stanowić może podstawę budowania strategii dla poszczególnych grup.
- Za dobre wyniki oceny dostawcy mogą być „wynagradzani” pozafinansowo. Udział w firmowych eventach, dyplom, promocja w mediach wewnętrznych – to tylko kilka z najbardziej popularnych narzędzi.
- Ocena i kwalifikacja dostawców powinna być maksymalnie obiektywna. Wszelkie kryteria subiektywne powinny być ograniczone lub usunięte z oceny.
- W firmach z sektora prywatnego głównym bodźcem do wprowadzania systemów oceny dostawców było poszerzenie portfolio dostawców było zabezpieczenie ryzyka dostaw.
- W przypadku zakupów w branży z sektora finansów publicznych, gdzie zakupy przeprowadzane są w oparciu o zapisy zawarte w Ustawie Prawo zamówień publicznych, kryteria oceny są ściśle zdefiniowane.

„Wpływ Działu Zakupów na rozwój przedsiębiorstwa”

Był to najczęściej podejmowany temat w roku akademickim 2019/2020. Studenci opisali przeróżne sytuacje i sposoby budowania roli zakupów. Przedstawiono także ograniczenia i problemy z jakimi kupcy muszą się mierzyć w swoich firmach. Poniżej tylko niektóre z wniosków jakie mogą się nasuwać po lekturze prac dyplomowych:

- W każdej organizacji potrzeba większej roli zakupów wynika z zupełnie innych powodów: od potrzeby usprawnienia procesu zakupowego i kontroli wydatków w organizacji, przez konsekwencje wdrożenia systemu ERP, do budowy nowej jakości w organizacji i generowania wartości dodanej.
- Opisywane w pracach dyplomowych firmy w zupełnie innych sposób transformowały zakupy i zwiększały ich rolę. Elementem wspólnym okazuję się być moment początkowy zmiany. Organizację zaczynały zmianę od funkcji transakcyjnej.
- Stworzenie polityki zakupów jest bardzo pomocnym narzędziem w budowaniu roli zakupów w organizacji. Przyczynia się ona do ustalenia zasad działania zakupów i nadaje mandat do działania.
- W wielu przypadkach budowanie znaczenia zakupów odbywa się oddolnie tj. z inicjatywą zmian wychodzą sami pracownicy i władze Działu Zakupów.
- Zmiana podejścia Zarządu do działu zakupów, przyznanie mu kompetencji i danie pola do rozwoju pokazały, że zakupy zaczęły przynosić zdecydowanie większe oszczędności (nawet 270%).
- Ewolucja działu zakupów pozytywnie wpłynęła na wizerunek firmy, która zaczyna być postrzegana jako rzetelny partner do rozmów handlowych. W wyniku zmian zminimalizowano ryzyka i wyraźnie określono uprawnienia, ograniczając tym samym swobodę działania pracowników spoza obszaru zakupów.
- Budowanie większej roli zakupów w organizacji zaczyna się często od małych inicjatyw lub wprowadzaniu procesów, które do tej pory nie funkcjonowały tj: ocena dostawców, standaryzacja, wprowadzenie technologii, mierzenie wydajności zakupów po przez wskaźniki KPI, szkolenie kadry i zarządzanie ryzykiem. Wszystkie te elementy świadczą o profesjonalizmie i budują jego postrzeganie w firmie.
- Pracownicy bez doświadczenia w zakupach (przesunięci na przykład z innych Działów) mogę przyczynić się do zmiany roli zakupów, czy to poprzez wzrost jakości w komunikacji (osoba z HR), czy też znajomość partnera biznesowego (osoba z Działu naszego użytkownika).
- Kluczowe wydaje się być promowanie małych i dużych sukcesów Działu Zakupów w organizacji. Wszelkie inicjatywy kupców przyczyniające się do wzrostu konkurencyjności firmy powinny być właściwe promowane.
- Rozwój Działu Zakupów jest równoznaczny z rozwojem dostawców, co w konsekwencji prowadzi do wzrostu jakości kupowanych towarów i usług.
- Włącznie Działu Zakupów do takich inicjatyw jak: poszukiwanie alternatywnych dostawców, kontrola wydatków, rozwój nowych gałęzi przedsiębiorstwa lub produktów przynosi ogromne korzyści organizacji.

To był przedziwny rok akademicki. Pomimo trudności i ograniczeń z jakimi przyszło się nam mierzyć, prace dyplomowe stały na bardzo wysokim poziomie merytorycznym i obfitowały w wiele bardzo ciekawych przykładów, które na pewno będziemy publikować na naszych stronach. Gratulujemy wyników i uzyskanych ocen oraz dziękujemy za włożony wkład w prace dyplomowe i aktywny udział w wykładach! Powodzenia na ścieżce zawodowej!

Dziękuję za Twoją uwagę i zapraszam do współpracy
Zespół
GOODMAN GROUP Sp. z o. o.

0 komentarzy: