SŁOWNIK ZAKUPOWY

After-the-fact purchase order - zamówienie dokonane po fakcie (PO) stosowane jest, gdy zamówienie i zapotrzebowanie są wystawiane po dokonaniu transakcji oraz gdy transakcja nie spełnia ograniczonych wymagań formularza wniosku o płatność.

Bestellung - zobacz Purchase order (PO)

Ordering costs - koszty zamówienia - wszystkie wydatki związane z procesem składania i zarządzania zamówieniem na produkty lub usługi. Te koszty mogą obejmować różnorodne aspekty procesu zakupowego i są ważnym elementem w kalkulacji całkowitych kosztów zakupu w zarządzaniu łańcuchem dostaw.
Kluczowe elementy kosztów zamówienia:

1. Koszty administracyjne: wydatki na pracę administracyjną związaną z przygotowaniem i przetwarzaniem zamówienia, takie jak czas pracy personelu zajmującego się zakupami.
2. Koszty komunikacji: koszty związane z komunikacją z dostawcami, w tym rozmowy telefoniczne, korespondencja e-mailowa i inne formy komunikacji.
3. Koszty przetwarzania: koszty związane z przetwarzaniem zamówienia w systemach informatycznych, w tym koszty oprogramowania i sprzętu komputerowego.
4. Koszty negocjacji i finalizacji umowy: czas i zasoby wykorzystane do negocjacji warunków z dostawcami, w tym koszty prawne, jeśli są konieczne.
5. Koszty kontroli jakości: inspekcja i kontrola jakości produktów lub usług po otrzymaniu zamówienia.
6. Koszty transportu i logistyki: koszty organizacji transportu i logistyki dla dostarczenia zamówionych towarów, jeśli są one wliczane w proces zamówienia.

Koszty zamówienia są szczególnie ważne w kontekście gospodarki zapasami i analizy kosztów całkowitych. Efektywne zarządzanie kosztami zamówienia może prowadzić do znaczących oszczędności w organizacji. Firmy często dążą do optymalizacji tych kosztów poprzez automatyzację procesów zamówień, negocjacje z dostawcami, czy konsolidację zamówień w celu zmniejszenia częstotliwości składania zamówień. Polecamy również nasz artykuł na temat kosztów działu zakupów KOSZT PO – ILE KOSZTUJE WYDAWANIE PIENIĘDZY?

Purchase order (PO) - zamówienie - kluczowy dokument w procesie zakupowym, służący jako oficjalna i formalna propozycja złożona przez kupującego sprzedawcy, wskazująca rodzaje, ilości i uzgodnione ceny produktów lub usług. Jest używany do kontrolowania zakupu produktów i usług od zewnętrznych dostawców i odgrywa istotną rolę w kontrolowaniu zakupów biznesowych.
Kluczowe aspekty zamówienia zakupowego:

1. Autoryzacja zakupu: PO służy jako narzędzie autoryzacji, sygnalizując, że dział zakupów zatwierdził zakup i że środki mogą być na niego przeznaczone.
2. Szczegóły zamówienia: zawiera szczegółowe informacje o kupowanych towarach lub usługach, takie jak opisy, ilości, uzgodnione ceny i daty dostawy.
3. Warunki ogólne: PO zwykle określa standardowe warunki zakupu, które mogą obejmować terminy płatności, instrukcje dostawy i inne warunki prawne.
4. Śledzenie i ewidencja: każde PO ma unikalny numer identyfikacyjny ułatwiający śledzenie i odniesienie, co jest kluczowe dla celów księgowych i audytu.
5. Umowa wiążąca: po zaakceptowaniu PO przez sprzedawcę staje się ono prawnie wiążącą umową między kupującym a sprzedawcą, chyba że warunki i postanowienia stanowią inaczej.
6. Ułatwia komunikację: zapewnia jasną komunikację między kupującym a sprzedawcą odnośnie tego, czego oczekuje się w transakcji, pomagając unikać nieporozumień.
7. Kontrola budżetu: PO pomaga w zarządzaniu budżetem poprzez dokumentowanie zobowiązań i stanowiąc podstawę do prognozowania przepływów pieniężnych.

Proces zamówienia zakupowego zwykle obejmuje następujące kroki:

• Tworzenie i zatwierdzanie: kupujący tworzy PO i wysyła je do wewnętrznej akceptacji w swojej organizacji.
• Wystawienie: po zatwierdzeniu PO jest wystawiane sprzedawcy.
• Akceptacja: sprzedawca przegląda PO i, jeśli jest akceptowalne, potwierdza je, co tworzy umowę.
• Realizacja: sprzedawca przygotowuje i wysyła towar lub świadczy usługę zgodnie ze specyfikacją PO.
• Odbiór i kontrola: kupujący odbiera i sprawdza towar lub usługę, upewniając się, że spełnia wymagania określone w PO.
• Faktura i płatność: sprzedawca wysyła fakturę, która jest porównywana z PO i notą odbioru towaru pod kątem dokładności, a następnie przetwarzana jest płatność.

Zrozumienie i efektywne zarządzanie procesem zamówienia zakupowego jest niezbędne dla zapewnienia efektywnej operacji zakupowej, kontrolowania wydatków i utrzymania silnych relacji z dostawcami.