Analiza ABC

Analiza ABC to klasyczna metoda porządkowania asortymentu według skumulowanej wartości wydatków lub zużycia. Dzieli pozycje na trzy klasy: A – nieliczne, o największym udziale w wartości; B – o znaczeniu umiarkowanym; C – liczne, generujące niewielką część wartości. Cel jest praktyczny: uzyskać jasną hierarchię uwagi i nakładów pracy. Dzięki temu kupcy koncentrują czas i narzędzia tam, gdzie powstaje większość efektu finansowego, a w obszarach o niskim wpływie upraszczają obsługę i redukują koszty transakcyjne.

Wykonanie analizy ABC przebiega w kilku prostych krokach. Najpierw zbieramy dane o zakupach z wybranego okresu (zwykle 12 miesięcy): ilość, cena jednostkowa, dostawca, numer SKU. Dla każdej pozycji liczymy roczny wydatek (ilość × cena) i sortujemy pozycje malejąco po wartości. Następnie wyznaczamy udział skumulowany i przypisujemy klasy: typowo A obejmuje około 70–80

Zastosowanie ABC w zakupach przekłada się bezpośrednio na decyzje operacyjne i negocjacyjne. Pozycje A wymagają intensywnego zarządzania: planu przetargów, harmonogramu przeglądów cen, monitorowania jakości i terminowości, a często także dłuższych umów, które zabezpieczają warunki cenowe i dostępność. Zamówienia są częstsze, wielkości partii bardziej kontrolowane, a proces akceptacji – szybki, lecz oparty na danych. Dla pozycji B zwykle wystarcza cykl przeglądu i negocjacji „raz na sezon” oraz standardowe warunki ramowe. Obszar C optymalizujemy pod kątem prostoty: ujednolicone specyfikacje, zamówienia zbiorcze, katalogi samoobsługowe i automatyczne ścieżki akceptacji.

Naturalną konsekwencją ABC jest „wykurzanie” ogona C – planowe ograniczanie niskowartościowych pozycji, które mnożą złożoność i koszty obsługi. Po identyfikacji ogona ustalamy reguły: zamrażamy rzadko kupowane warianty, łączymy funkcjonalnie równoważne SKU, zamieniamy zakupy incydentalne na katalogi z limitem koszyka, a jednorazowych dostawców zastępujemy zamówieniami przez umowy ramowe lub marketplace’y kontraktowe. Tam, gdzie to możliwe, przenosimy C na mechanizmy uproszczone (np. karty zakupowe z limitami i kategoryzacją), dzięki czemu koszty transakcyjne spadają, a zgodność rośnie. Kluczowe jest transparentne oznaczenie pozycji „do wygaszenia” oraz prosta ścieżka wnioskowania o wyjątek, aby nie blokować realnych potrzeb.

Skuteczność ABC mierzymy wskaźnikami ściśle powiązanymi z klasyfikacją: udziałem wartości w klasie A, liczbą pozycji w klasie C (i jej spadkiem), kosztami obsługi zamówienia (cost of PO), poziomem zakupów zgodnych z katalogiem oraz oszczędnościami wynegocjowanymi na A. Regularny, np. miesięczny przegląd listy A/B/C i przestawienie klasyfikacji w systemie utrzymują dyscyplinę. Efekt końcowy to mniej złożoności, większa siła negocjacyjna na pozycjach o największym wpływie i stabilniejsza kontrola kosztów – dokładnie to, do czego analiza ABC została stworzona.