Zarządzanie ryzykiem w zakupach

potrzeby, proces, metody i przykłady

Zarządzanie ryzykiem w zakupach to kluczowy aspekt funkcjonowania współczesnych organizacji, którego celem jest minimalizowanie potencjalnych zagrożeń związanych z zakupami oraz zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa operacyjnego. Efektywne zarządzanie ryzykiem w tym obszarze pozwala na minimalizowanie kosztów, unikanie przerw w dostawach i ochronę przed oszustwami. W niniejszym artykule omówimy kluczowe aspekty zarządzania ryzykiem w zakupach, proces zarządzania oraz metody przeciwdziałania ryzyku, a także przedstawimy konkretne przykłady z praktyki gospodarczej.

Potrzeby zarządzania ryzykiem w zakupach

Współczesne firmy muszą mierzyć się z wieloma wyzwaniami, które mogą wystąpić w procesie zakupowym. Ryzyko związane z zakupami może obejmować między innymi:

Niedobory dostawców – brak dostępności surowców lub komponentów od kluczowych dostawców.
Podwyżki cen – nagłe wzrosty cen surowców lub produktów.
Jakość dostaw – problemy z jakością dostarczanych produktów mogą wpływać na końcowy produkt lub usługi.
Ryzyko finansowe – ryzyko niewypłacalności dostawcy lub problemów z płatnościami.
Ryzyko zgodności (compliance) – niezgodność z regulacjami prawnymi lub zasadami etycznymi.

Skuteczne zarządzanie ryzykiem w zakupach pozwala ograniczyć wpływ tych zagrożeń na działalność operacyjną, obniżyć koszty oraz zwiększyć przewagę konkurencyjną na rynku.

Grafika z prezentacji szkoleniowej – Zarządzanie Ryzykiem w Zakupach – GOODMAN GROUP

Czym jest, a czym nie jest ryzyko?

Ryzyko to nieodłączna część każdej działalności, a w szczególności zakupów – to możliwość wystąpienia niepewności, która może wpłynąć na osiągnięcie zamierzonych celów. Może dotyczyć opóźnień w dostawach, nagłych wzrostów cen, zmiany jakości produktów lub nieprzewidzianych komplikacji prawnych. Ryzyko jest jednak czymś więcej niż tylko zagrożeniem – to także szansa na zdobycie przewagi konkurencyjnej, pod warunkiem, że zostanie właściwie zarządzane i wykorzystane.

Czym ryzyko nie jest? To nie jest zwykła przeszkoda do omijania ani coś, co można całkowicie wyeliminować. Nie jest także synonimem pecha, ani też wymówką do działania bez planu. Zamiast traktować ryzyko jako nieprzewidywalnego przeciwnika, warto widzieć w nim zmienną, którą można (a nawet trzeba) kontrolować i przewidywać – z korzyścią dla swojej organizacji.

Grafika z prezentacji szkoleniowej – Zarządzanie Ryzykiem w Zakupach – GOODMAN GROUP

Proces zarządzania ryzykiem w zakupach

Zarządzanie ryzykiem w zakupach można podzielić na kilka kluczowych etapów:

Identyfikacja ryzyka
Polega na rozpoznaniu potencjalnych zagrożeń i ich źródeł. W tym celu można przeprowadzić analizę ryzyka, opartą na historycznych danych i prognozach dotyczących rynku. Warto przy tym zbadać czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.
Analiza ryzyka
Po zidentyfikowaniu ryzyka, konieczne jest określenie jego potencjalnego wpływu na organizację. Ważne jest zrozumienie, jakie konsekwencje może przynieść zidentyfikowane zagrożenie i jak duże jest jego prawdopodobieństwo.
Ocena ryzyka
Na tym etapie firma klasyfikuje ryzyka według ich priorytetu. Określa się, które ryzyka są kluczowe i wymagają natychmiastowej interwencji.
Planowanie i wdrażanie strategii
Kolejnym krokiem jest stworzenie planu zarządzania ryzykiem. Strategie mogą obejmować:
- Unikanie ryzyka – unikanie sytuacji, które mogą doprowadzić do ryzyka.
- Minimalizacja ryzyka – wprowadzenie środków zapobiegawczych, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka.
- Transfer ryzyka – przeniesienie ryzyka na inne podmioty, np. za pomocą umów ubezpieczeniowych.
- Akceptacja ryzyka – świadome przyjęcie ryzyka, jeżeli koszty jego minimalizacji są zbyt wysokie.
Monitorowanie i raportowanie ryzyka
Zarządzanie ryzykiem to proces ciągły, który wymaga monitorowania i regularnych analiz. Ważne jest, aby reagować na zmieniające się warunki rynkowe i adaptować strategię zarządzania ryzykiem.

zarządzanie ryzykiem w zakupach szkolenie goodman group szkolenia dla kupców, szkolenia dla działu zakupów

Grafika z prezentacji szkoleniowej – Zarządzanie Ryzykiem w Zakupach – GOODMAN GROUP

Metody zarządzania ryzykiem w zakupach

Poniżej kilka metod oraz narzędzi stosowanych w zarządzaniu ryzykiem w zakupach, zarówno tych na poziomie strategicznym jak i operacyjnym:

Proces kwalifikacji dostawców
Jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania ryzykiem w zakupach jest staranna kwalifikacja dostawców. Proces ten polega na weryfikacji potencjalnych dostawców przed podjęciem współpracy. Celem kwalifikacji jest zbadanie stabilności finansowej, zgodności z wymaganiami jakościowymi, standardów produkcji oraz poziomu zgodności z regulacjami prawnymi i etycznymi.
W trakcie procesu kwalifikacji można przeprowadzać audyty dostawców, testy jakościowe produktów lub usług oraz oceniać polityki dotyczące zrównoważonego rozwoju. Dzięki temu firma może zminimalizować ryzyko związane z wyborem nieodpowiedniego dostawcy. Przykładowo, przedsiębiorstwo z sektora spożywczego może ocenić dostawcę pod kątem przestrzegania norm sanitarnych i ekologicznych.
Audyt dostawców
Regularne sprawdzanie dostawców pod kątem zgodności z umowami, jakości dostaw i stabilności finansowej. Przykładowo, duże korporacje często audytują swoich dostawców pod kątem etyki pracy i przestrzegania norm środowiskowych. Audyty pozwalają zidentyfikować potencjalne zagrożenia związane z jakością produktów lub usług oraz zapewniają zgodność z wymaganiami prawnymi.
Spotkania w ramach SRM (Supplier Relationship Management)
Zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM) obejmuje regularne spotkania z kluczowymi dostawcami w celu omówienia wyników, optymalizacji procesów oraz identyfikacji ryzyk i możliwości współpracy. Takie spotkania pozwalają na budowanie zaufania i szybsze reagowanie na potencjalne zagrożenia. Przykładowo, podczas takich spotkań można omawiać zmiany w wymaganiach produkcyjnych lub problemy z jakością dostaw, aby szybko wprowadzić działania korygujące.
Analiza PESTL (Polityczno-Ekonomiczno-Społeczno-Technologiczno-Legalna)
Analiza PESTL umożliwia ocenę zewnętrznych czynników, które mogą wpłynąć na proces zakupowy i ryzyko z tym związane. Obejmuje analizę:
- Polityczną – np. zmiany regulacji dotyczących handlu międzynarodowego.
- Ekonomiczną – np. wahania kursów walut lub inflacja.
- Społeczną – zmieniające się preferencje konsumentów.
- Technologiczną – nowe technologie mogące wpłynąć na procesy dostawcze.
- Legalną – nowe regulacje prawne, które mogą wpłynąć na działalność dostawców.
  Wykorzystanie analizy PESTL pozwala na przewidywanie zewnętrznych zmian i dostosowanie strategii zakupowej w celu minimalizacji ryzyk.
Analiza SWOT
Narzędzie analityczne pozwalające określić mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z zakupami. Analiza SWOT umożliwia szczegółowe zrozumienie pozycji firmy na rynku i dostosowanie strategii zarządzania ryzykiem do warunków rynkowych. Przykładowo, firma może zidentyfikować, że silną stroną jej łańcucha dostaw jest wysoka jakość produktów, ale zagrożeniem może być uzależnienie od jednego dostawcy.
Wykorzystanie technologii
Systemy informatyczne i narzędzia analityczne mogą automatyzować procesy zakupowe i ułatwiać monitorowanie dostawców, co pozwala na szybkie reagowanie na zmiany. Technologie takie jak systemy zarządzania relacjami z dostawcami (SRM) lub zaawansowane systemy ERP mogą wspierać analizy danych oraz automatyzować procesy decyzyjne. Dzięki technologii firma może natychmiast reagować na zmiany warunków rynkowych lub problemy z dostawami.
Umowy długoterminowe
Negocjowanie umów długoterminowych z dostawcami w celu zabezpieczenia cen i terminów dostaw. Dzięki temu firmy mogą unikać nagłych podwyżek cen i lepiej planować swoje działania operacyjne. Przykładem może być firma przemysłowa, która zawiera długoterminowe kontrakty na dostawę surowców, aby zabezpieczyć się przed wahaniami cen na rynku.
Dywersyfikacja dostawców
Przykładem może być sytuacja, w której firma współpracuje z wieloma dostawcami, aby zmniejszyć ryzyko przerw w dostawach w przypadku awarii lub problemów jednego dostawcy. Dywersyfikacja dostawców pozwala również na uzyskanie lepszych warunków cenowych i większą elastyczność operacyjną.

Przykłady zarządzania ryzykiem:

Poniżej kilka przykładów (wycinków) inicjatyw, które wspieraliby w zakresie zarządzania zakupami:

Firma z branży motoryzacyjnej zdecydowała się na dywersyfikację dostawców komponentów elektronicznych w celu uniknięcia przestojów w produkcji z powodu braków chipów. Dzięki temu zapewniła sobie ciągłość produkcji i stabilność dostaw.
Sieć handlowa wprowadziła audyty jakościowe u swoich dostawców, co pozwoliło na zmniejszenie liczby zwrotów i reklamacji od klientów, co z kolei poprawiło jej wizerunek na rynku.
Firma produkcyjna przeprowadziła dokładną kwalifikację dostawców, aby wyeliminować tych, którzy nie spełniają określonych standardów jakości i niezawodności. Dzięki temu zredukowano liczbę wadliwych dostaw, co przełożyło się na mniejsze koszty związane z reklamacjami i poprawę efektywności procesów produkcyjnych. Proces kwalifikacji pozwolił również na nawiązanie współpracy z dostawcami bardziej elastycznymi i skłonnymi do negocjacji.
Firma z branży IT postawiła na długoterminowe umowy z dostawcami usług chmurowych, aby zabezpieczyć stabilne ceny i nieprzerwane dostawy usług technologicznych. Dzięki temu udało się uniknąć ryzyk związanych z nagłymi podwyżkami cen oraz zwiększyć stabilność operacji, co miało kluczowe znaczenie dla realizacji projektów.
Przedsiębiorstwo produkcyjne z branży spożywczej wdrożyło system zarządzania ryzykiem z wykorzystaniem narzędzi i algorytmów monitorujących zmiany w cenach surowców. Dzięki temu było w stanie dynamicznie zmieniać dostawców i minimalizować koszty związane z nagłymi wzrostami cen składników.
Korporacja budowlana stworzyła dedykowany zespół odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem dostaw materiałów budowlanych. Zespół ten regularnie organizuje spotkania z kluczowymi dostawcami, analizuje aktualne trendy rynkowe oraz monitoruje zmiany w regulacjach budowlanych, co pozwala na szybką reakcję na potencjalne problemy z dostawami.
Firma farmaceutyczna postawiła na szczegółowe audyty i ścisłą kontrolę dostawców materiałów aktywnych (API) w celu minimalizacji ryzyka jakościowego i regulacyjnego. Dzięki temu firma zwiększyła swoją zgodność z wymaganiami prawnymi, zredukowała ryzyko kosztownych wpadek i poprawiła jakość finalnych produktów.
Mała firma usługowa zdecydowała się na strategiczne partnerstwo z kilkoma dostawcami usług logistycznych, co pozwoliło na zwiększenie elastyczności w dostawach i skrócenie czasów realizacji zleceń. W ten sposób firma minimalizuje ryzyko opóźnień i usprawnia obsługę klientów.
Międzynarodowa firma produkcyjna wprowadziła proces analizy ryzyka politycznego w krajach, z których importuje surowce. Na podstawie analizy PESTL określono ryzyka wynikające z niestabilności politycznej, co pozwoliło na dywersyfikację źródeł zaopatrzenia i zmniejszenie ryzyka przerw w dostawach.
Firma telekomunikacyjna wdrożyła regularne spotkania SRM (Supplier Relationship Management) z kluczowymi dostawcami infrastruktury technologicznej. Spotkania te służą omawianiu wspólnych wyzwań, negocjacjom warunków i planowaniu działań zapobiegających ryzykom związanym z przestarzałymi technologiami i zmieniającymi się wymaganiami klientów.

Zarządzanie ryzykiem w zakupach to proces wymagający nieustannego monitorowania i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych. Skuteczne zarządzanie tym ryzykiem pozwala nie tylko na uniknięcie strat finansowych, ale także na zwiększenie konkurencyjności i poprawę relacji z dostawcami. Współczesne narzędzia analityczne i technologie ułatwiają ten proces, jednak kluczową rolę nadal odgrywają kompetencje i świadomość osób odpowiedzialnych za zakupy.