Jedno źródło zaopatrzenia

Napisaliśmy już kilka artkułów dotyczących strategii zakupowych starając się przybliżyć i opisać najważniejsze elementy ich tworzenia, wdrażania i zarządzania. Jednak w związku z bardzo trudnym okresem z jakim każde przedsiębiorstwo mierzy się obecnie, spowodowane pandemią koronawirusa zdecydowałem się zgłębić temat dokładniej. Mam nadzieję, że artykuł ten pomoże Wam spojrzeć na obszar strategii w nieco inny sposób, a może nawet uchroni Waszą organizację przed podjęciem niewłaściwej decyzji. Motorem napędowym do napisania tego artykułu stały się także przeróżne wypowiedzi przedstawicieli zakupów i logistyki na temat obowiązkowych zmian jakie organizacje muszą wprowadzić, aby przetrwać na rynku. Nie do końca się z nimi zgadzamy. Łatwo jest bowiem wypowiedzieć jakieś mądre zdanie i doradzić, a trudniej uzasadnić swoje zdanie, co z trudem przychodzi niektórym „specjalistą” w dziedzinie zakupów. Ale do rzeczy.

Każdy zapewne z Was słyszał o strategiach souringowych. Wyróżnia się kilkanaście rodzajów tego typu podejść jak na przykład: multi slourcing, dual sourcing, modular sourcing, global sourcing czy sole i single sourcing. Dziś chciałbym skupić się na tych dwóch ostatnich, ponieważ to właśnie one są przedmiotem ogólnych dyskusji w ostatnim czasie i są bardzo mocno krytykowane, ponieważ dotyczą stosowania jednego źródła zaopatrzenia. Tytuły artykułów i blogów zakupowych dumnie wskazują „śmierć sole i single sourcing” lub też „uciekaj od sole i single sourcing”. W niniejszym artykule postaram się znaleźć balans pomiędzy zaletami i wadami, wyjaśnię różnice pomiędzy obiema strategiami i postaram się przedstawić obie strategie czysto od strony kupca, a nie tylko definicji. Sprawdźmy zatem czy obie strategie czeka niechybna zagłada i odejście w niebyt.

Pandemia koronawirusa, zdarzenia losowe, katastrofy czy wojny w różnych regionach świata szybko i poważnie zakłócają łańcuchy dostaw. Ograniczenia z tym związane (jak lockdowny państw, blokady portów itp.) powodują tymczasowe zamknięcie zakładów produkcyjnych i dystrybucyjnych oraz dramatyczne problemy w transporcie i usługach logistycznych. W wielu przypadkach korzystanie z jedynego źródła dostaw, powoduje wąskie gardła i utrudniania w dostępie do alternatywnych źródeł zaopatrzenia. I tutaj możemy się zgodzić z opiniami, że obie strategie mogą być ograniczeniem lub nawet generatorem ryzyk dla organizacji. Ale czy do końca tak jest? Czy przedsiębiorstwa mogą w łatwy sposób zmienić strategie z jednego źródła na kilka? Czy ma to sens? Czy jest to opłacalne? Na te wszystkie pytania postaram się odpowiedzieć w kolejnych rozdziałach niniejszego artykułu. Zanim jednak, musimy dość sporo czasu poświęcić na wyjaśnienie czym właściwie strategie jednego źródła są i jakie są ich wady i zalety. Pozwoli nam to uzmysłowić, że krytyka tych strategii może być nieuzasadniona, a w ręcz krzywdząca dla organizacji, które tego typu praktyki wdrożyły.

Istnieje subtelna, ale ważna różnica między zakupem  sole sourcing, a zakupem single sourcing. Single sourcing to źródło specjalnie wybrane spośród innych równych ofert, a sole sourcing jest sytuacją, w której określone produkty lub usługi są dostępne tylko od jednego dostawcy. Zatem podstawową różnicą między sole i single sourcing jest wybór lub jego brak. Mówiąc jeszcze prościej, jeśli możesz kupować od kilku dostawców na rynku, ale decydujesz się pozostać przy jednym dostawcy mamy do czynienia z single sourcing, jeśli natomiast nie możesz kupować od żadnego innego dostawcy (lub Twoim użytkownikom wydaje się, że nie możesz) – skazany jesteś na sole sourcing.

Single sourcing oznacza zatem, że jeden, specjalnie wyselekcjonowany przez kupca na podstawie ustalonych kryteriów dostawca będzie dostarczał produkty, surowce bądź usługi, mimo, że są inni dostawcy, którzy mogą zapewnić dostawę podobnego lub takiego samego produktu/usługi. Oznacza to, że decyzja o wyborze jednego źródła poprzedzona jest postępowaniem przetargowym / konkursem ofert bądź po prostu porównaniem ofert od wielu dostawców. Zazwyczaj decyzja o takim wyborze źródła zaopatrzenia jest wynikiem bardzo świadomej decyzji podejmowanej zwykle przez Dział Zakupów lub Kierownictwo firmy. Oczywiście w każdym czasie istnieje możliwość zmiany dostawcy, ale ze względów strategicznych, procesowych i nakładu pracy zmiana taka może być kosztowna. Sole Sourcing natomiast jest podobny do single sourcing pod tym względem, że istnieje tylko jeden dostawca dla określonego towaru lub usługi w naszej organizacji, ale nie jest to decyzja poprzedzona analizą innych ofert. Żadna inna firma nie dostarcza tego komponentu ani materiału. Może to wynikać z własności intelektualnej, technologii, tolerancji projektowych i specyfikacji, wiedzy fachowej lub marki. Z punktu widzenia zachowania konkurencyjności decyzja o sole sourcing musi być decyzją przemyślaną i dokładnie przeanalizowaną. Łatwo bowiem podjąć taką decyzję, ale trudniej obronić tę decyzję przed audytem wewnętrznym bądź kierownictwem organizacji. Dlatego zazwyczaj zakup i decyzja są bardzo dokładnie udokumentowane i potwierdzone specjalnymi wnioskami określającymi:

[1] podstawę na której ustalono, że istnieje jedyny dostawca zdolny do zaspokojenia danej potrzeby,

[2] wyjątkowość danego zakupu,

[3] opinię na temat ceny. W niektórych firmach dokumentacja taka ogranicza się do jednej strony i wymagana jest powyżej ustalonego limitu kwotowego, ale w niektórych procedura jest bardzo skomplikowana i obejmuje zakupy nawet poniżej 1.000 zł.

Często sole sourcing jedyną formą zaopatrzenia. Pierwszą przyczyną jest monopol dostawcy, który może przyjmować postać monopolu wymuszonego (kiedy jeden z producentów towaru lub usługi osiąga taką pozycję na rynku, że pozostali producenci bankrutują), prawnego (państwowego – prawo danego państwa pozwala świadczyć usługi lub produkować określony asortyment towarów tylko jednemu podmiotowi np. monopol spirytusowy, monopol loteryjny itp.), naturalny – (ze względów technicznych konkurencja wielu podmiotów jest niemożliwa lub utrudniona). Jednak nie tylko monopol jest przyczyną korzystania z jednego źródła. Spotkać się także możemy z barierami wyjścia lub wysokimi kosztami zmiany dostawcy, zmianą struktury rynku i przejęciami konkurencji, unikalnością towaru, patentami, a także przepisami branżowymi (certyfikaty). Sole sourcing wymuszone jest także w sytuacjach awaryjnych, jako kontynuację poprzedniej pracy lub pracę dodatkową, której nie można nabyć od innej firmy, a także ponieważ istnieje kompatybilność z istniejącym wyposażeniem i / lub standaryzacja części. Z sole sourcing możemy się także spotkać, gdy występuje nietypowa lub pilna potrzeba związana z harmonogramem, kwestiami bezpieczeństwa, przepisami lub kwestiami środowiskowymi, które mogłyby mieć znaczący negatywny wpływ na opóźnienia w produkcji. Jedyne źródło może być dozwolone lub wymagane przez ustawę, umowę międzynarodową, bezpieczeństwo narodowe lub interes publiczny, unikalne zabezpieczenia, ubezpieczenie lub odszkodowanie. Choć chyba najbardziej prozaiczna przyczyna stosowania strategii sole źródła jest powiązana z wymaganiami i percepcją naszych użytkowników/partnerów biznesowych. Ile razy stykamy się z murem lub status quo, które przejawia się poprzez znane wszystkim kupcom zdanie „ale my tak zawsze robiliśmy”, albo „oni to zrobią najlepiej”.

Skoro już wiemy czym jest single i sole sourcing czas przyjrzeć się wadom i zaletom obu podejść, ponieważ niektóre firmy mają problem z oddzieleniem oczywistych korzyści od potencjalnego ryzyka związanego ze stosowaniem strategii jednego dostawcy. Na pierwszy rzut oka korzystanie z takiego podejścia wydaje się teoretycznie bardzo ryzykownym rozwiązaniem, choć moim zdaniem ryzyko jest często nadmiernie podkreślane i eskalowane przez firmy i „ekspertów”.  Korzyści jednego źródła wynikają ze zdrowego rozsądku i okazują się być ogromne. Dowodem na to jest fakt, że większość firm i producentów na całym świecie przyjęła tę strategię, a śledząc tylko kilka z wybranych powodów nietrudno zrozumieć dlaczego: