EMERYTURA ZAKUPOWCA.

Technologiczny Postęp w Zakupach – czyli właściwie co?

Rewolucję technologiczną widać w każdym możliwym obszarze gospodarki i życia codziennego. Nie da się od niej uciec. Była z nami, jest i będzie (pewnie nawet jeszcze szybciej niż myślimy). Technologia ewoluowała nieprzerwanie od czasów jaskiniowców do najnowszych technologii internetowych. Od tysięcy lat znacznie ułatwia życie, zmieniając charakter pracy na każdym kroku. Zmienia również sposób myślenia w i o Funkcji zakupowej w organizacji. Rozwój technologiczny w Zakupach ma wiele imion. Niektórzy nazywają to „digitalizacją”, niektórzy nazywają to „cyfryzacją”, a inni „następną rewolucją przemysłową” lub „zakupami 4.0”. Niezależnie od używanego terminu postęp technologiczny w Zakupach oznacza wykorzystanie przełomowych osiągnięć technologicznych, aby uprościć zakupy zarówno dla kupujących, jak i dostawców, a tym samym zwiększyć ich wydajność i wygenerować wartość dla biznesu. Tak więc niezależnie od tego czy po raz setny słyszycie o RPA czy o Zakupach 4.0 wszystkie zmiany, które ze sobą przynoszą mają jeden miernik wspólny tj. unowocześnienie Zakupów. Który z powyższych trendów jest najlepszy? Który przyniesie najwięcej zmian? Który najbardziej odczują kupcy? Nie znam odpowiedzi na wszystkie te pytania ponieważ to „zależy”. Zależy od dojrzałości zakupowej organizacji, w której pracujecie, od strategii firmy, ale także od Was samych – jak jesteście przygotowani do nadchodzących zmian. Odpowiedz na te pytania na pewno ułatwi zrozumienie czym jest każdy ze wskazanych trendów, ponieważ każdy w nieco inny sposób zmienia oblicze Zakupów.

Wszystkie powyższe terminy są elementami rozwoju technologicznego i mogą wpływać bezpośrednio na funkcję Zakupów. Oczywiście nie wymieniłem wszystkich popularnych trendów, ale z wymienionymi możemy spotkać się najczęściej.

Skoro postęp technologiczny jest tak powszechny, to czy wpływa on na każdy aspekt zakupów i element procesu zakupowego? Zdecydowanie mogę powiedzieć, że „tak” choć w zupełnie innym stopniu i tempie. Każdy etap w cyklu zakupowym rozwija się inaczej i inne technologie mogą decydować o zaawansowaniu procesu. Potwierdza to zresztą jakość obecnych systemów wspierających zakupy, gdzie nawet najwięksi gracze rynkowi dostarczający różne rozwiązania cyfrowe nie pokrywają pełnego cyklu życia zamówień. Dodatkowo niektóre z tych obszarów są łatwiejsze do zautomatyzowania niż inne. Istnieje wiele rozwiązań wspierających proces P2P, platform zakupowych i aukcyjnych, czy systemów analizujących wydatki, ale ze świeczką szukać tych, które potrafią przygotować scenariusze na podstawie danych, czy wesprzeć nas w budowaniu strategii dla kategorii.

Ale po co komu postęp w Zakupach?

Postęp technologiczny budzi w kupcach niepewność, ponieważ słowo digitalizacja czy automatyzacja procesów kojarzy się jednoznacznie z zastępowaniem człowieka. Jeśli tak, to po co firmy decydują się na wdrożenia nowoczesnych technologii i automatyzacji? Mówi się, że technologie cyfrowe mogą pomóc w zwiększeniu współpracy, analityki i zaangażowania Zakupów przy użyciu zestawu narzędzi w całym łańcuchu wartości, w tym planowania, pozyskiwania, zarządzania umowami, realizacji zamówień, kontroli płatności i zarządzania dostawcami. Mówi się także, że automatyzacja zapewnia natychmiastowe wymierne korzyści, takie jak oszczędności kosztów, wzrost wydajności, racjonalizacja siły roboczej i ulepszenie usług. Niestety ci co to mówią mają po części rację. Dlaczego? Zapewne wszyscy się zgodzą, że procesy „ręczne” nadal dominują w Zakupach. Legiony pracowników zajmują się zbieraniem danych o popycie wewnętrznym, przetwarzaniem faktur, a rutynowe, pracochłonne czynności transakcyjne (negocjacje cenowe, monitorowanie wydajności dostawców) pochłaniają czas i uwagę. Pracownicy Działu Zakupów spędzają wiele godzin na zestawianiu fragmentarycznych informacji z niezliczonych transakcji, a proste i nieskomplikowane kategorie zarządzane są w dokładnie taki sam sposób jak kategorie strategiczne. Co byłoby, gdyby zautomatyzować wszystkie ręczne procesy w zakupach, zapewnić użytkownikom biznesowym narzędzia i informacje, aby uzyskać to, czego potrzebują, bez pomocy ze strony Zakupów. Co gdyby technologia przejęła zarządzanie małymi, nieskomplikowanymi kategoriami? Czy nasz świat nie byłby prostszy i bardziej wydajny? Wyobraźcie sobie, że po naciśnięciu jednego magicznego guzika macie szczegółowe dane z systemu wraz z 2 lub 3 scenariuszami potencjalnych zmian? Brzmi jak science-fiction? Po to właśnie Zakupom potrzebna jest zmiana i rozwój technologiczny. Gdy technologia przejmie rutynową pracę transakcyjną, teoretycznie kupiec będzie mógł skupić się na działaniach o wyższej wartości, takich jak tworzenie partnerstw z dostawcami i projektowanie scenariuszy. Napisałem „teoretycznie” bo zależy to od wielu czynników, które opisze w dalszej części artykułu. Rozwój technologii oraz narzędzia cyfrowe pozwalają podejmować lepsze decyzje zakupowe w krótkim okresie, ale także zwiększyć efektywność i jakość Zakupów w długim okresie. Szerokie zastosowanie kilku cyfrowych rozwiązań zakupowych umożliwia również bardziej wyrafinowane strategie, ulepszone zarządzanie procesami, dokładniejszą ocenę ryzyka przy wyborze dostawców i optymalizację kosztów w Zakupach. Przyjrzyjmy się zatem jakie dziś narzędzia możemy wykorzystać w Zakupach, aby je zoptymalizować i wygenerować wartość dodaną dla organizacji.

Przykłady zmian technologicznych w zakupach:

Obecnie istnieje wiele cyfrowych i zaawansowanych technologicznie rozwiązań zakupowych. Różnią się one w pewnych aspektach, takich jak dojrzałość technologiczna, możliwości wdrożeniowe, poziom zaawansowania, stopień rozpowszechnienia ale także koszt wdrożenia. Na potrzeby usystematyzowania wiedzy pozwoliłem sobie je pogrupować na trzy klasy: „podstawowe” (ogólnie odstępne, dobrze rozwinięte i przetestowane), „zaawansowane” (wysoki stopień rozwoju technologicznego, nie zawsze dostępne dla wszystkich, wymagające znaczących nakładów lub zmian w organizacji) oraz „rozwojowe” (w chwili obecnej dość niszowe, w fazie badań i rozwoju, mogące znacząco zmienić zakupy w przyszłości).

Wszystkie powyższe technologie mają jedną cechę wspólną – aby je wdrożyć lub nadzorować potrzebny jest człowiek. Czy zatem jest czego się bać?

Co nam grozi?

Od jednego z uczestników obecnego na konferencji Procurement Angels 2020 usłyszałem bardzo proste określenie, które trafnie obrazuje to co może się wydarzyć ze stanowiskami w Dziale Zakupów:  „technologia cyfrowa,  ułatwi pracę  lub ją odbierze”. Proste prawda? Nie brzmi to jednak optymistycznie. Żeby tego było mało jedna z firm konsultingowych opublikowała w 2019 wyniki badań, które jasno wskazują, że pracę w Zakupach może stracić nawet 20% z nas. Nawet badania Oxfordu przypisuje 98% prawdopodobieństwo zautomatyzowania „urzędników ds. Zakupów” i 77% „agentów zakupów”, w porównaniu ze stosunkowo niewielkim 30% dla „menedżerów ds. Zakupów”. No to powinniśmy się bać czy nie? Ja uważam, że absolutnie nie. Zakładam, że pewne stanowiska stracą na znaczeniu, niektóre zostaną mocno zmodyfikowane, ale pojawią się także zupełnie nowe, których do tej pory nie braliśmy pod uwagę jako element Działu Zakupów. Na pewno przyszłość wygląda ponuro dla pracowników zaopatrzenia, którzy zajmują się podstawowymi działaniami zakupowymi, pisaniem oświadczeń i sporządzaniem raportów itd. Oprogramowanie przejmie te zadania i zapewni użytkownikom informacje potrzebne do podejmowania własnych decyzji w czasie rzeczywistym. Na pewno wszelkie stanowiska powiązane z gromadzeniem i analizą danych również będą podlegać znaczącym zmianom, z likwidacją na czele. Postęp technologiczny spowoduje zmianę struktury organizacyjnej wraz z nową alokacją zasobów i nowym sposobem pracy. Powtarzalne zadania zakupowe staną się zautomatyzowane, a dane dotyczące rynku dostaw będą bardziej rozpowszechnione, przenosząc zasoby z koncentrowania się na zadaniach transakcyjnych i administracyjnych na integrację danych i analiz. Znajomość kategorii i zakupów będzie nadal ważna, ale umiejętność analizowania i generowania strategicznych spostrzeżeń stanie się najważniejszymi umiejętnościami w zakresie zakupów. Niepotrzebne procesy zostaną usunięte, a każdy zasób funkcjonalny połączy się, tworząc sieć wiedzy specjalistycznej w celu rozwiązywania problemów biznesowych. Umiejętność technologiczna i umiejętność pracy z maszynami prawdopodobnie zaliczają się do najbardziej pożądanych umiejętności w bardziej zautomatyzowanym świecie. Ale rosnąć będzie także duże zapotrzebowanie na tak zwane umiejętności „miękkie”, takie jak inteligencja społeczna i emocjonalna, ponieważ są one znacznie trudniejsze do odtworzenia dla maszyny.

Element, który zdecydowanie powinien nas martwić to podejście organizacji, w której pracujecie. Jeśli firma nastawiona jest na rozwój technologiczny w sposób racjonalny to zakładam, że wdrażanie cyfrowych rozwiązań nie będzie polegało na eliminowaniu miejsc pracy, a raczej eliminowaniu przyziemnych zadań i zmianę rodzaju wykonywanej pracy. Po prostu technologia pomagać będzie kupcom robić rzeczy inaczej. Jeśli nie, to macie na pewno powód do zmartwień, ponieważ każdy inny pracodawca znajdzie powód, aby zminimalizować koszty pracy kupca zastępując go maszyną lub technologią cyfrową.  Myślę, ze kluczowym elementem, który powinien uspokoić każdego kupca to czas i poziom obecnego zaawansowania technologicznego funkcji zakupowej.

Bariery rozwoju technologii w Zakupach?

Zajmie sporo czasu – prawdopodobnie ponad dekadę – zanim technologia zacznie wypierać znaczną liczbę pracowników pracujących w Zakupach. Zastanówcie się, gdzie dziś jest Wasza organizacja na krzywej ewolucji technologicznej? Ile firm dzisiaj korzysta z ERP? Ile z platform zakupowych? Oczywiście jednym firmom wdrażanie innowacji przychodzi dość łatwo ale pamiętajmy, że inne czekają lata na aktualizację swoich komputerów stacjonarnych do następnej wersji systemu Windows. Chociaż zdrowy sceptycyzm wobec każdej nowej technologii jest zrozumiały, organizacje zakupowe, które nie doceniają tych technologii, ryzykują pozostanie w tyle. Co zatem według mnie powoduje, że opisane wcześniej zmiany i korzyści nie wydarzą się szybko?

Wszystkie powyższe ograniczenia i bariery nie oznaczają jednak, że rozwój technologiczny ominie Zakupy. Mogą co najwyżej spowolnić zmiany. Czy jest zatem jakiś sposób, aby postęp technologiczny wpłynął minimalnie na nasze stanowiska pracy (obronił nas przed jej utratą)?

Czy można się przygotować lub zabezpieczyć?

Na szczęście sam powszechny dostęp do inteligentnych systemów nie oznacza, że automatyzacja czy digitalizacja zapewnia przewagę konkurencyjna organizacji. Te technologie nie są celem samym w sobie, ale są ważnymi narzędziami strategicznymi dla organizacji zakupowych. Aby mówić o zabezpieczeniu stanowisk pracy musimy do przygotowania się podejść na dwóch poziomach: organizacyjnym i osobistym. Przygotowanie organizacji opiera się o zmiany strukturalne oraz przekazywanie wiedzy i wskazówek dotyczących zmian. Pracownicy zakupów powinni wiedzieć co ich czeka i w jaki sposób będą wykorzystywać nowoczesną technologię w swojej codziennej pracy. I tutaj pojawia się problem, ponieważ organizacje nie informują swoich pracowników we właściwy sposób. Organizacja zamierza wdrożyć jakiś nowy system wspierający niby wszystkich, ale tak naprawdę cel jest zupełnie inny, czyli kontrola i redukcja pracy. Poziom osobisty dotyczy naszych umiejętności i podejścia do szybkiego uczenia się. Na pewno przyszłe zmiany promować będą osoby z analitycznym i projektowym sposobem myślenia, którzy w pełni będą wykorzystywać technologie. Wynika zatem z powyższego, że tylko częściowo możemy się przygotować na to co nas czeka. Dlatego ważne jest, aby już dziś właściwie dokonywać wyborów dotyczących czy to miejsca pracy, kierunków studiów czy również profesjonalnych szkoleń.

Podsumowanie:

Gwałtowne postępy w technologiach cyfrowych mają i będą mieć wpływ na łańcuchy dostaw przedsiębiorstw, a przez to również na funkcję zakupów. Nie można obok postępu technologicznego przejść obojętnie ponieważ zapewnia dostęp do wcześniej niedostępnych danych lub porządkuje ogromne (ale nieustrukturyzowane) zbiory danych, wspomaga prowadzenie bardziej złożonych analiz i lepszych strategii i umożliwia bardziej wydajne operacje. Samo dokonanie przejścia z obecnego poziomu zaawansowania technologicznego Zakupów Waszych organizacji do cyfrowej podniesie efektywność biznesową na tyle, by obniżyć koszty, usprawnić przepływy pracy, zaimponować interesariuszom – i faktycznie udowodnić, że można dodać jeszcze bardziej dojrzałe moduły technologiczne. Ale…nie dajmy się zwariować!

Po pierwsze, postęp technologiczny nie zawsze prowadzi do bezpośrednich korzyści na przykład po przez konwersję istniejących procesów analogowych i operacji ręcznych do wersji cyfrowej. Czasami nowe technologie wymagają zarządzania zmianami, przesunięć procesów i restrukturyzacji całej organizacyjnej. Po prostu sposób, w jaki pracujesz dzisiaj, niekoniecznie jest właściwym sposobem na pracę jutro. Po drugie nie pozwól, aby modne słowa, takie jak sztuczna inteligencja, cyfryzacja, RPA czy digitalizacja doprowadziły Twoją firmę na skraj wzajemnie wykluczających się systemów, które zamiast pomóc w rozwiązaniu problemu pogłębią go jeszcze bardziej. I w końcu, po trzecie dzielcie przez dwa to się mówi i słyszy na temat postępu technologicznego w Zakupach. Większość przedstawianych przykładów czy case study dotyczy wielkich organizacji jak Amazon czy Google. Owszem wyznaczają one trendy i torują drogę innym, ale jak się ma rozwiązanie z Amazona do średniej wielkości firmy w Polsce koło Rzeszowa (bez urazy do Rzeszowa)? Po co ta presja? Niewątpliwie zakupy nowej generacji to słowo, które coraz częściej będziemy słyszeć. Przekształcanie pracy zbędnej, mało wartościowej jest i będzie ważną kwestią z punktu widzenia utrzymania przyszłej konkurencji. Jako kupcy powinniśmy wspierać tego typu inicjatywy jeśli w centrum zawsze będzie człowiek.