ZALETY, KORZYŚCI I WADY PROCESU ZARZĄDZANIA KATEGORIĄ ZAKUPOWĄ

Po raz pierwszy z kategoryzacją w zakupach i samym procesem zarządzania kategoriami indirect zatknąłem się w 2011 roku, czyli w zasadzie całkiem niedawno. Przeglądając anglojęzyczne fora i blogi o tematyce zakupów zastanawiałem się jak ten proces wykorzystać do swojej codziennej pracy i kiedy już byłem prawie gotowy na wykorzystanie niektórych narzędzi lub pomysłów stanowiących filary procesu, nachodziło mnie pytanie „właściwie po co mi ten proces i co z tego będę miał, jak może mi pomóc w pracy i jak przekonam kolegów lub przełożonych do wdrożenia narzędzi lub całego procesu?”. Daremne było szukanie odpowiedzi w intrenecie czy książkach branżowych na pytanie o zaletach i korzyściach z wdrożenia procesu zarządzania kategorią zakupową, nie mówiąc o wadach lub wręcz zagrożeniach. Nawet dziś po 6 latach, gdy uruchomicie przeglądarkę internetową i wpiszecie w wyszukiwarce zdanie „korzyści z zarządzania kategoriami”, „category management pros&cons” lub po prostu „wady i zalety procesu zarządzania kategoriami” nie znajdziecie nic lub informacje o zarządzaniu kategoriami w sprzedaży. Postaram się zatem w tym artykule przedstawić korzyści i zalety procesu zarządzania kategoriami, a nawet opisać wady, o których nie każdy trener, szkoleniowiec czy doradca chce informować, bo to mało polityczne i godzi w prowadzenie biznesu.

Myślę, że każdy z Was zdaje sobie sprawę, że zarządzanie kategorią zakupową było i jest niestety niedoceniane w polskich firmach. Widzę i słyszę to rozmawiając z kolegami po fachu lub też podczas realizacji projektów doradczych i szkoleniowych. Od razu nasuwa się pytanie dlaczego tak jest? Przecież proces ten był na przykład jednym z filarów zmian w gospodarce USA w 2008 r. kiedy to po ogromnym poziomie inflacji, rosnących cenach ropy naftowej i żywności, w celu złagodzenia wzrostu cen i utrzymania zaopatrzenia produkcji zarządzanie kategorią stało się wiodące dla wielu organizacji. Czy to znaczy, że w Polsce nie umiemy wyciągnąć wniosków? Czy to znaczy, że w Polsce ten proces nie jest rozumiany? Przedmiotem niniejszego artykułu nie jest jednak odpowiedź na te pytania, ponieważ to każda firma sama powinna sobie uzmysłowić co tak naprawdę traci pomijając ten proces w swojej organizacji. Aby przekonać niedowiarków do tego procesu skupię się na pozytywnych stronach, zaletach i korzyściach wynikających z wdrożenia category managementu. Odniosę się także do tzw. „ciemnej strony mocy”, czyli do tego co kryje się za procesem zarządzania kategorią oraz co wiąże się z jego wprowadzeniem od tej mniej korzystnej strony.

Na pytanie czym jest sam proces zarządzania kategorią zakupową odpowiedź możecie w innych artykułach na niniejszej stronie, ale gdybyśmy mieli skupić się na samym celu tego procesu to zarządzanie kategorią zakupową ma tworzyć wartość dodaną polegającą na budowaniu odpowiednich rozwiązań. Co to znaczy odpowiednie rozwiązania zapytacie? To takie, które przy posiadanych zasobach może zwiększyć zyski, obniżyć koszty i wpłynąć na przewagę konkurencyjną organizacji. Jeśli zastanawiacie się teraz czy w Waszej firmie powinien być wdrożony proces podziału i zarządzania kategoriami zakupowymi to odpowiedzcie sobie na kilka poniższych pytań:

Czy chciałbyś, aby zakupy w Twojej firmie były postrzegane jako profesjonalne i strategiczne?
Czy chciałbyś uzyskać wartość dodaną ze współpracy z dostawcą?
Czy chciałbyś korzystać z innowacji dostępnych na danym rynku kategorii?
Czy chciałbyś uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku?
Czy chciałbyś mieć wpływ na wydatki w firmie, wiedzieć gdzie są ich źródła i zarządzać nimi?
Czy chciałbyś zbudować lub poprawić relacje w firmie pomiędzy Działem Zakupów, a partnerami wewnętrznymi?

Jeśli na większość z tych pytań odpowiadacie TAK, oznacza to, że proces zarządzania kategoriami zakupowymi lub przynajmniej jej poszczególne elementy warto wdrożyć, ponieważ to właśnie on gwarantuje realizację powyższych celów i pragnień.

szkolenie category management zarzadzanie kategoria w zakupach doradztwo

Grafika z prezentacji szkoleniowej – Budowa Strategii dla Kategorii w Zakupach – GOODMAN GROUP

Przyjrzyjmy się zatem szczegółowo zaletom i korzyściom wynikającym z wdrożenia procesu zarządzania kategorią. Może komuś z Was poniższa lista zalet przyda się do dyskusji z przełożonym, dyrekcją lub kolegami, aby zainicjować rozmowy na temat samego procesu, wdrożyć go lub przynajmniej przygotować podstawy do wdrożenia w przyszłości. Zarządzanie kategoriami zakupowymi:

łączy wymagania partnerów wewnętrznych (użytkowników/klientów wewnętrznych) z potencjałem rynku dostaw. Gdy wiesz jakie zdolności posiadają dostawcy i czy spełniają wymagania partnerów wewnętrznych, możesz zidentyfikować i współpracować tylko z tymi, którzy spełniają te oczekiwania. Proces zarządzania kategorią szczególnie w swoich początkowych fazach, gdzie analizujemy wymogi biznesowe partnera wewnętrznego i analizujemy rynek dostawców, pozwala w łatwy sposób powiązać potrzeby użytkownika z możliwościami jakie oferuje rynek i jego dostawcy. W standardowym przetargu czy działaniu operacyjnym pytanie o wymogi biznesowe użytkownika często jest pomijane lub sprecyzowane wyłącznie jako „najniższa cena”, proces zarządzania kategorią natomiast wymaga od kupca realizującego szczegółowej weryfikacji obecnych i przyszłych potrzeb użytkownika;

kontynuując powyższe, proces zarządzania kategorią wspiera tworzenie wymagań biznesowych i specyfikacji. Opracowanie specyfikacji i wymagań dla danej kategorii często sprawia wiele trudności partnerowi wewnętrznemu, a w oparciu o narzędzia i istniejące oraz pojawiające się potrzeby i trendy biznesowe prowadzący proces kupiec może wspomóc, a często nawet przejąć tworzenie specyfikacji. W tym miejscu może paść zarzut, że przecież Dział Zakupów nie jest od tworzenia specyfikacji, ale pamiętajcie, że wsparcie w budowie tego dokumentu w oczach partnera wewnętrznego postrzegane będzie jako profesjonalne – należy znaleźć balans;

zapewnia, że macie wgląd we wszystkie wydatki występujące w danej kategorii, dzięki czemu możliwe staje się wykorzystanie dźwigni wolumenu. Jednym z filarów zarządzania kategorią w zakupach jest analiza wydatków bez której istnieje niebezpieczeństwo, że zakup poszczególnych elementów/towarów/usług w kategorii jest rozproszony w całej organizacji w ilościach zbyt małych, aby uzyskać korzyści związane z wolumenem. Idąc tym tokiem rozumowania to właśnie zarządzanie kategorią pozwala zarządzać wolumenem w firmie;

zmniejsza ryzyko biznesowe. Tworzenie kategorii i przekazanie ich pod zarządzanie wskazanemu kupcowi umożliwia wykrycie wszelkich trendów lub wydarzeń, które mogą spowodować ryzyko handlowe dla organizacji oraz zapobiega lub przynajmniej łagodzi skutki pojawiających się ryzyk. Zarządzanie kategoriami zakupowymi pozwala także uniknąć zagrożeń komercyjnych i operacyjnych związanych z określonym dostawcą, bowiem już na etapie analizy rynku czy portfolio dostawców weryfikujemy możliwe zagrożenia i szacujemy ich siłę oraz prawdopodobieństwo wystąpienia;

szkolenia zarządzanie kategorią w zakupach category management szkolenia zakupowe

Grafika z prezentacji szkoleniowej – Budowa Strategii dla Kategorii w Zakupach – GOODMAN GROUP

pozwala generować i wprowadzać quick winy, które sprawiają, że przekonanie do projektów zakupowych zwiększa się w oczach Zarządów.

Jak widać z powyższego zalet wynikających z wdrożenia i realizacji procesu zarządzania kategoriami zakupowymi można mnożyć. Gdyby ktoś chciał je podważyć to oczywiście zapraszam do dyskusji, ale pamiętajcie, że wszystkie powyższe są udowodnione praktyką zawodową i nie są tylko listą zapisanych marzeń i pragnień kupców kategorii.

Obiecałem na początku niniejszego artykułu, że postaram się także opisać „ciemną stronę mocy” w procesie zarządzania kategorią, dlatego spróbujmy teraz skupić się na negatywnym obliczu tego procesu, jeśli w ogóle taki jest? Przede wszystkim:

przejście w firmie od standardowego przetargu lub transakcyjnego sposobu pracy do zarządzania kategorią nie jest prostą, sympatyczną zmianą, a całym procesem transformacji. To może być dla niektórych organizacji mur nie do przebicia. Często właśnie z tego powodu oraz z braku wiedzy, zasobów czy po prostu braku chęci do takich zmian, proces zarządzania kategorią nie jest wdrażany. Oczywiście rozwiązaniem jest wprowadzenie zarządzania kategoriami wyłącznie na poziomie Działu Zakupów bez wprowadzania w temat najwyższego kierownictwa. Takie rozwiązanie także działa i przynosi efekty;

proces zarządzania kategoriami to nie proces o tym co ludzie robią, ale zasadniczo, jak to robią. W wyniku wprowadzenia procesu zarządzania kategorią zakupową zmienia się postrzeganie Działu Zakupów i przechodzi ono od „wsparcia wewnętrznego” do „partnera” lub „doradcy”, a to w konsekwencji pociąga za sobą zmianę mentalności zespołu, wprowadzenie narzędzi, know-how i innych sposobów pracy;

to proces, a jak każdy proces potrzebuje czasu i może potrzebować zewnętrznego wsparcia, aby stał się optymalny i przyniósł efekty. Wrogiem słowa czas i proces jest niecierpliwość. Każdy Zarząd, który usłyszy tak pokaźną listę zalet, jakie wymieniłem w tym artykule, wymagał będzie szybkich efektów. Nie, tak się nie da. Tylko cierpliwi skorzystają z tego procesu w pełni;

wymaga wiedzy. Często bardzo dużej wiedzy. Manager kategorii czy kupiec kategorii to nie taki sobie zwykły „gość” od zakupów. Umiejętności planowania, analizy, kierowania zespołem czy też umiejętności interpersonalne to zaledwie wierzchołek potrzeb. Ale oczywiście po to są szkolenia, kursy czy warsztaty, aby tę wiedzę lub chociaż podstawy nabyć. Element wiedzy w procesie zarządzania kategorią jest bardzo często niedoceniany przez managerów zakupów lub Zarządy, ponieważ istnieje przekonanie, że przecież jak kupcy robią przetargi i prowadzą projekty zakupowe to bez problemu prowadzą sobie z tym procesem. No to życzę powodzenia….;

inwestycja finansowa w ludzi i proces. Zmiany w kwalifikacjach zespołu, poszerzaniu wiedzy, zmiany funkcji kupców, zmiany struktur zakupowych, lokalizacji kupców itp. może wiązać się z inwestycją i nakładami finansowymi, co może odstraszać potencjalnych „klientów” procesu zarządzania kategorią. Nie spotkałem się w swojej dotyczącej karierze jednak, żeby wdrażanie tego procesu wiązało się z jakimiś ogromnymi kosztami dla organizacji. Często wręcz udaje się te koszty całkowicie wyeliminować lub są pokrywane z nawiązką zyskami i oszczędnościami, czy też optymalizacją procesów zakupowych. Tak czy tak efekt jest pozytywny;

wymaga poznawania ludzi i budowania wewnętrznych relacji, co także nie jest sprawą oczywistą. Do tego należy posiadać odpowiedni zespół z właściwymi miękkimi umiejętnościami interpersonalnymi. Już w pierwszej fazie procesu na etapie budowania zespołu czy mapowania użytkowników „zderzymy” się z drugim człowiekiem. W wyniku tego zderzenia albo dostajemy kopa do dalszego działania, albo kompletnie się wycofujemy, ponieważ siła partnera wewnętrznego przewyższa siłę kupca i kupiec nie może sobie poradzić z przekonaniem do swoich pomysłów;

zmiany w procesie zarządzania kategorią są często stopniowe i oparte w początkowej fazie o quick winy, co może nie być postrzegane przez Zarządy pozytywnie, gdy oczekiwane są ogromne oszczędności i optymalizacja od pierwszego dnia wdrożenia procesu.

Jak widać z powyższego wady nie są tak straszne a zdecydowanie zalety i korzyści płynące w wdrożenia i realizacji procesu zarządzania kategorią je przewyższają. To jednak od Waszych organizacji, przełożonych, kupców zależy czy firma osiągnie sukces czy nie, czy optymalnie wykorzysta moce zawarte w procesie zarządzania kategorią zakupową czy nie. Oczywiście pesymiści powiedzą, że wdrożenie całego procesu jest niemożliwe w ich organizacjach, ponieważ pracują w małych firmach lub w firmach o niskim stopniu dojrzałości i czas poświęcony na wdrożenie procesu będzie niewspółmierny do efektów. Według mnie to nie jest prawda, ponieważ nawet wprowadzenie kilku podstawowych elementów i narzędzi z całego procesu przynosi pozytywne skutki i wyniki. Wynik może przybierać formę drastycznego obniżenia ceny zakupu albo całkowitego kosztu posiadania, łagodząc wzrost cen na rosnącym rynku, zmniejszając ryzyko związane z łańcuchem dostaw lub zwiększając innowacyjność łańcucha dostaw. Często mniejsze firmy, początkowo decydują się na realizację procesu wyłącznie dla kategorii dla siebie strategicznych, a po zebraniu know-how i doświadczenia rozszerzają proces na pozostałe kategorie. Zgodzę się z tymi, którzy obawiają się, że proces zarządzania kategorią wymaga wiedzy, a czasami na początku wsparcia z zewnątrz, ale jednocześnie należy podkreślić, że rynek osób z wiedzą i doświadczeniem z zakresu zarządzania kategorią zakupową oraz profesjonalnych szkoleń stale rośnie.

Kategoryzacja i sam proces zarządzania kategoriami to nieuchronna przyszłość i coraz więcej organizacji będzie poszukiwało możliwości jego wdrożenia i realizacji, ponieważ często tylko tak można w firmie zrealizować postawione cele. Jak ważne jest wdrożenie i zarządzanie kategoriami zakupowymi niech świadczy fakt, iż w czerwcu 2016 r. rząd federalny USA wydał rozporządzenie w celu zmiany przepisów (FAR) w celu wprowadzenia obowiązkowego procesu zarządzania kategoriami zakupowymi do wszystkich zakupów towarów i usług rządowych. Proces tej objął setki tysięcy firm i dwie trzecie rocznych wydatków rządowych USA. Czy to wystarczający motywator dla firm, aby wdrożyły ten proces u siebie? Tego nie wiem, ale decyzja rządu USA wskazuje na właściwy trend, który już dawno wykorzystały firmy prywatne.