Dziesiątka Cartera – kwalifikacja i ocena dostawców
Wyobraź sobie, że Twoja organizacja ma do zrealizowania dużą inwestycje związaną z budową zakładu produkcyjnego a kontrakty na produkcję w tym zakładzie są już podpisane ze strategicznymi klientami. Jako kupiec, masz za zadanie wybrać dostawców, którzy dostarczą Twojej organizacji niezbędne usługi i materiały.
Projekt zaczyna się dobrze, ale w połowie procesu kilku dostawców nie jest w stanie dostarczyć materiałów na czas i w wymaganych ilościach a u innych jakość świadczonych usług pozostawia wiele do życzenia.
Wielu ludzi uważa, że wybór dostawcy polega tylko na znalezieniu dostawcy, który dostarcza tanie produkty i usługi, jednak takie podejście do tematu kontraktowania dostawców może być dla firmy bardzo kosztowne. Koszty niezgodności nie zawsze są oczywiste, mogą wynikać z opóźnień, wad lub braków a docelowo szkodzić reputacji Twojej organizacji.
Chociaż potrzeby organizacji mogą się różnić w zależności od konkretnych warunków, istnieje pewien model, który można wykorzystać do oceny dostawców i zminimalizowania ryzyka błędnego wyboru dostawcy. Tym modelem jest dziesiątka Cartera.
Dziesiątka Cartera może stanowić solidny fundament dla skutecznej polityki zarządzania dostawcami. Pomaga ocenić potencjalnych dostawców pod względem istotnych obszarów związanych z potrzebami firmy i może znacząco poprawić zarządzanie łańcuchem dostaw.
Co istotne dzieciątka jest dla nas pewnego rodzaju wskazówką a dostawca w jednych przypadkach może nie być objęty danymi kryteriami a inne mogą być potraktowane jako obligatoryjne.
Dziesiątka Cartera
KONTROLA (control)
Zbadaj, jak dużą kontrolę posiada dostawca nad swoimi politykami, procesami, procedurami i łańcuchem dostaw. Ważne jest dokładne zrozumienie kontroli nad procesami i wewnętrznymi procedurami, aby móc stworzyć pełny profil dostawcy i ocenić, jak dużą kontrolę posiada.
Kontrola może przyjmować różne formy. Na przykład, jak dużą kontrolę dostawca ma nad przepływem informacji i przekazywaniem informacji np. o braku dostępności towarów lub opóźnieniach.
Kontrola ma wiele różnych aspektów. Czy dostawca posiada kontrolę nad swoimi procedurami? Jak zapewnia kontrolę jakości. Jak zarządza zapasami, dostępem surowców lub wyspecjalizowanych specjalistów?
Zobowiązania (Commitment)
Dostawca musi również pokazać, że jest zobowiązany wobec Ciebie jako klienta na cały okres planowanej współpracy. Jest to szczególnie istotne, jeśli planujesz długoterminową współpracę z dostawcą. Będziesz potrzebować dowodów na jego ciągłe zaangażowanie w dostarczanie produktów zgodnie z Twoimi wymaganiami.
Twój dostawca powinien dostarczyć potwierdzenie na to, że jest zaangażowany w wysokie standardy jakości. Tam, gdzie jest to niezbędne również certyfikaty potwierdzające standardy jakościowe.
Koszt (cost)
Oczywiście mówimy tutaj o koszcie dostaw, ale analizujemy go w kontekście całkowitego kosztu pozyskania (TCO – total cost of ownership) lub w specyficznych przypadkach jedynie całkowitego kosztu produktu (TPC – total product cost). Ważne jest, że koszt nie jest uznawany za najważniejszy czynnik, stanowi on jedynie jeden z wielu istotnych punktów, które należy uwzględnić.
Komunikacja (communication)
Jakich narzędzi możesz użyć do komunikacji z dostawcą? Czy mają wytypowane osoby do komunikacji z Twoją firmą w określonych obszarach? Zapytaj ich, jak planują komunikować postęp prac, kwestie jakościowe itp. Czy proponowane podejścia do komunikacji pasują do tych, które preferujesz?
Czystość – CSR, ESG (clean)
To kryterium odnosi się do zgodności dostawcy z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska oraz wdrażania najlepszych praktyk w tej dziedzinie, a także do jego zaangażowania w zrównoważony rozwój.
Jak dostawca traktuje swoich pracowników? Czy dostawca podejmuje działania mające na celu przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony środowiska? Jaki jest wpływ dostawcy na środowisko? Czy ma politykę zrównoważonego rozwoju? Czy zdobył jakiekolwiek certyfikaty lub nagrody związane ze zrównoważonym rozwojem? Czy dostawca jest znany z prowadzenia etycznego biznesu? Czy angażuje się w społeczną odpowiedzialność biznesu?
W obecnych czasach, kiedy klienci i inwestorzy zwracają uwagę na firmy, które wykazują zaangażowanie w zrównoważony rozwój i starają się prowadzić etyczne praktyki biznesowe, nie chcesz, aby Twoja organizacja mogła być kojarzona z dostawcami o złej reputacji, którzy nie przykładają wagi do etycznych praktyk biznesowych.
Kondycja finansowa (cash)
To kryterium odnosi się do sytuacji finansowej dostawcy. Czy jest on w stabilnej pozycji czy też balansuje na krawędzi finansowego załamania? Oczywiście im bardziej stabilny jest dostawca, tym lepiej będzie sobie radzić w przypadku wystąpienia trudności gospodarczych lub zdarzeń losowych wpływających na zapewnienie ciągłości dostaw.
Konsekwencja (consistency)
Wyobraź sobie dostawcę, który raz dostarcza usługi na bardzo wysokim poziomie, następnie w kolejnym zamówieniu oferuje usługi niskiej jakości, a potem ponownie powraca do wysokiego poziomu obsługi przy trzecim zamówieniu.
Czy chciałbyś korzystać z takiego dostawcy? Prawdopodobnie nie, ponieważ nie wiesz, czego się po nim spodziewać. Innymi słowy, brakuje mu konsekwencji.
Dobry dostawca musi być w stanie nie tylko okazjonalnie, ale konsekwentnie dostarczać wysokiej jakości produkty, usługi i utrzymywać wysoki poziom wydajności.
Wydajność / zdolność produkcyjna (capacity)
Dostawca może posiadać kompetencje, aby dostarczyć to, czego potrzebujesz, ale czy ma wystarczającą zdolność, aby sprostać Twoim wymaganiom?
Dlatego też podczas oceny rozmawiaj z dostawcą i poznaj jego zdolności produkcyjne lub dostawcze, a także to, jak planuje radzić sobie z wahaniem podaży i popytu.
Oceniając zdolność dostawcy do spełnienia Twoich wymagań, musisz spojrzeć na jego zasoby. Czy ma wystarczającą liczbę pracowników, park maszynowy, aby sprostać Twoim potrzebom? Czy posiada wystarczającą ilość materiałów i np. magazyny?
Kultura (culture)
Istotne jest, aby dostawca i klient mieli pewne wspólne wartości i praktyki, w przeciwnym razie różnice kulturowe mogą wpływać na napięcia w relacjach w przyszłości.
Kompetencje (competency)
Czy dostawca ma umiejętności, aby zapewnić ci to, czego potrzebujesz? Zaczynasz od przyjrzenia się, jak kompetentny jest dostawca, dokładnie go oceniając. Następnie porównujesz to ze swoimi potrzebami.
Jak w takim razie będzie wyglądał formularz oceny dostawcy? – w zależności od potrzeb firmy oraz kategorii zakupowej lub produktu, za każdym razem może wyglądać inaczej. Jednak opracowanie standardów w zakresie kwalifikacji i rozwoju dostawców umożliwia właściwe monitorowanie współpracy.
Przykład podziału dla produktu o wysokim wolumenie
| Publikacja w ramach cyklu ABC Zakupów w trakcie których opisujemy podstawowe pojęcia i zagadnienia ze świata zarządzania zakupami. |
Dziękujemy za Twoją uwagę i zapraszamy do współpracy