Wielokrotnie na prowadzonych przez nas szkoleniach i podczas projektów doradczych słyszymy pytania dotyczące identyfikacji priorytetów czy to w codziennej pracy kupca, zarządzaniu kategoriami czy też strategii zakupowych. Kupiec musi codziennie podejmować ważne decyzje zakupowe, a w natłoku zadań musi wybrać najlepsze rozwiązanie. W jaki sposób możemy wspierać te decyzje? Jednym ze sprawdzonych rozwiązań jest analiza możliwości zakupowych zwana także potocznie macierzą możliwości (Procurement Opportunities Analysis), którą pokrótce przedstawimy w niniejszym artykule. Narzędzie to jest szczególnie przydatne dla kupców zarządzających wieloma kategoriami zakupowymi w podjęciu decyzji, którą kategorię zakupową optymalizować w pierwszej kolejności, zwłaszcza kiedy w firmie podział na kategorie jest bardzo szeroki lub kategoria główna jest bardzo rozbudowana.  Pamiętać należy bowiem, że dobrze opracowany plan optymalizacji kolejnych kategorii zakupowych to jeden z elementów sukcesu. Ale jak wspomniano wcześniej można ją wykorzystać także do innych dziedzin zarządzania, priorytezacji zadań, projektów czy w końcu strategii zakupowych. Na potrzeby tego artykuły posłużymy się jednak zarządzaniem kategoriami zakupowymi.

• • Identyfikacja priorytetów;
  • Identyfikacja właściwych obszarów realizacji strategii zakupowych;
  • Baza pod przygotowanie strategii i harmonogramu zarządzania kolejnymi kategoriami zakupowymi;
  • Wsparcia zarządzania zespołem (podział prac);
  • Wsparcie decyzji zarządu i partnera wewnętrznego.

Analiza możliwości zakupowych jest prowadzona o macierz możliwości składającej się z 4 pół. Pola tworzy się biorąc pod uwagę dwa kryteria:

• • skalę potencjalnych korzyści,
  • trudność jak może wystąpić podczas wprowadzenia niezbędnych zmian w celu realizacji wskazanych korzyści.

Te dwa czynniki w szybki sposób pozwalają wskazać, czy warto poświęcić czas na dany projekt, kategorię zakupową lub strategię. Poniższy rysunek przedstawia macierz możliwości (wg Goodman).

Rysunek 1 – Macierz możliwości w zakupach

Zastanawiacie się zapewne jak stworzyć taką macierz? Istnieje kilka metod ale najprostsza sprawdza się do przygotowania prostej tabeli w pliku Excel z ocenę obu powyższych cech z możliwością ich skalowania.

[Kryterium] Potencjalnymi korzyściami może być:

• • Planowane oszczędności z projektu lub optymalizacji kategorii zakupowej;
  • Poziom ryzyka;
  • Wartość dodana.

Należy jednak pamiętać, aby potencjalne korzyści były jasno zdefiniowane i były zgodne z ogólnymi celami firmy lub celami działu zakupów.

[Kryterium] Łatwość wdrożenia może obejmować ocenę:

• • Jak łatwo byłoby dokonać zmiany w organizacji;
  • Jaki jest rynek, czy mogą być trudności z pozyskaniem dostawców, czy łatwo jest zmienić dostawców itp;
  • Wewnętrznych problemów firmy lub procedur i wewnętrznych obostrzeń przy wdrożeniu projektów, strategii itp.

Poniżej przedstawiono bardzo prostą metodę oceny obu powyższych kryteriów:

Rysunek 2 – Prosty przykład analizy do stworzenia macierzy możliwości

Możliwe wyniki analizy (opis pól macierzy):

• • brak realizacji w chwili obecnej – możliwe, że kategorię zakupowe mogą być warte pewnego wysiłku, ale być może później, gdy wszystkie inne korzyści z innych kategorii zostaną uzyskane
  • warte zainteresowania ale w późniejszym terminie – kategorie zakupowe, które wiążą się z wysokimi potencjalnymi korzyściami jednak wdrożenie może wiązać się z wieloma trudnościami. Jeśli chcemy wykazać się szybkimi wynikami warto zainteresować się kolejną kategorią którą są tzw.
  • quick winy – czyli kategorie zakupowe charakteryzujące się niskim kosztem wdrożenia, łatwością wdrożenia, które jesteśmy w stanie zrealizować w krótkim okresie.
  • priorytety – kategorie zakupowe realizowane w pierwszej kolejności uzyskując wysokie efekty przy niskim oporze przy wdrożeniu.

Jak widać z powyższego narzędzie to można w prosty sposób wykorzystać w  pracy kupca w kila minut. Można także je dowolnie dostosowywać, aby w profesjonalny sposób wpierała pracę kupca. Na naszych szkoleniach dokładnie omawiamy jak stworzyć i wykorzystać analizę możliwości zakupowych. Zapraszamy!

Zaprezentowane narzędzie możecie zakupić w naszym sklepie internetowym. Zapraszamy!