ANALIZA MOŻLIWOŚCI W ZAKUPACH (MACIERZ MOŻLIWOŚCI OA)
Wielokrotnie na prowadzonych przez nas szkoleniach i podczas projektów doradczych słyszymy pytania dotyczące identyfikacji priorytetów czy to w codziennej pracy kupca, zarządzaniu kategoriami czy też strategii zakupowych. Kupiec musi codziennie podejmować ważne decyzje zakupowe, a w natłoku zadań musi wybrać najlepsze rozwiązanie. W jaki sposób możemy wspierać te decyzje? Jednym ze sprawdzonych rozwiązań jest analiza możliwości zakupowych zwana także potocznie macierzą możliwości (Procurement Opportunities Analysis), którą pokrótce przedstawimy w niniejszym artykule. Narzędzie to jest szczególnie przydatne dla kupców zarządzających wieloma kategoriami zakupowymi w podjęciu decyzji, którą kategorię zakupową optymalizować w pierwszej kolejności, zwłaszcza kiedy w firmie podział na kategorie jest bardzo szeroki lub kategoria główna jest bardzo rozbudowana. Pamiętać należy bowiem, że dobrze opracowany plan optymalizacji kolejnych kategorii zakupowych to jeden z elementów sukcesu. Ale jak wspomniano wcześniej można ją wykorzystać także do innych dziedzin zarządzania, priorytezacji zadań, projektów czy w końcu strategii zakupowych. Na potrzeby tego artykuły posłużymy się jednak zarządzaniem kategoriami zakupowymi.
Czemu służy analiza możliwości?
-
- Identyfikacja priorytetów;
- Identyfikacja właściwych obszarów realizacji strategii zakupowych;
- Baza pod przygotowanie strategii i harmonogramu zarządzania kolejnymi kategoriami zakupowymi;
- Wsparcia zarządzania zespołem (podział prac);
- Wsparcie decyzji zarządu i partnera wewnętrznego.
Analiza możliwości zakupowych jest prowadzona o macierz możliwości składającej się z 4 pół. Pola tworzy się biorąc pod uwagę dwa kryteria:
-
- skalę potencjalnych korzyści,
- trudność jak może wystąpić podczas wprowadzenia niezbędnych zmian w celu realizacji wskazanych korzyści.
Te dwa czynniki w szybki sposób pozwalają wskazać, czy warto poświęcić czas na dany projekt, kategorię zakupową lub strategię. Poniższy rysunek przedstawia macierz możliwości (wg Goodman).
Rysunek 1 – Macierz możliwości w zakupach
Zastanawiacie się zapewne jak stworzyć taką macierz? Istnieje kilka metod ale najprostsza sprawdza się do przygotowania prostej tabeli w pliku Excel z ocenę obu powyższych cech z możliwością ich skalowania.
[Kryterium] Potencjalnymi korzyściami może być:
-
- Planowane oszczędności z projektu lub optymalizacji kategorii zakupowej;
- Poziom ryzyka;
- Wartość dodana.
Należy jednak pamiętać, aby potencjalne korzyści były jasno zdefiniowane i były zgodne z ogólnymi celami firmy lub celami działu zakupów.
[Kryterium] Łatwość wdrożenia może obejmować ocenę:
-
- Jak łatwo byłoby dokonać zmiany w organizacji;
- Jaki jest rynek, czy mogą być trudności z pozyskaniem dostawców, czy łatwo jest zmienić dostawców itp;
- Wewnętrznych problemów firmy lub procedur i wewnętrznych obostrzeń przy wdrożeniu projektów, strategii itp.
Poniżej przedstawiono bardzo prostą metodę oceny obu powyższych kryteriów:
Rysunek 2 – Prosty przykład analizy do stworzenia macierzy możliwości
Możliwe wyniki analizy (opis pól macierzy):
-
- brak realizacji w chwili obecnej – możliwe, że kategorię zakupowe mogą być warte pewnego wysiłku, ale być może później, gdy wszystkie inne korzyści z innych kategorii zostaną uzyskane
- warte zainteresowania ale w późniejszym terminie – kategorie zakupowe, które wiążą się z wysokimi potencjalnymi korzyściami jednak wdrożenie może wiązać się z wieloma trudnościami. Jeśli chcemy wykazać się szybkimi wynikami warto zainteresować się kolejną kategorią którą są tzw.
- quick winy – czyli kategorie zakupowe charakteryzujące się niskim kosztem wdrożenia, łatwością wdrożenia, które jesteśmy w stanie zrealizować w krótkim okresie.
- priorytety – kategorie zakupowe realizowane w pierwszej kolejności uzyskując wysokie efekty przy niskim oporze przy wdrożeniu.
Jak widać z powyższego narzędzie to można w prosty sposób wykorzystać w pracy kupca w kila minut. Można także je dowolnie dostosowywać, aby w profesjonalny sposób wpierała pracę kupca. Na naszych szkoleniach dokładnie omawiamy jak stworzyć i wykorzystać analizę możliwości zakupowych. Zapraszamy!
Zaprezentowane narzędzie możecie zakupić w naszym sklepie internetowym. Zapraszamy!
Znakomite narzędzie, niesamowite możliwości zastosowania w różnych obszarach.
Polecam do stosowania w zarządzaniu zmianą.