MIERNIKI EFEKTYWNOŚCI W ZAKUPACH
OTIF On-time, in-full (Na-Czas, W-Całości)
Czym są mierniki efektywności i rezultatu w zakupach?
Tym artykułem chcemy rozpocząć cykl dotyczący mierników efektywności i rezultatu w zakupach.
Wskaźniki KPI (Key Performance Indicators) i KRI (Key Result Indicators) związane z zarządzaniem zakupami są rodzajem narzędzi pomiaru wydajności i rezultatu, używamy ich do oceny i monitorowania procesów zarządzania w organizacji. Mierniki pomagają organizacji optymalizować i regulować miedzy innymi wydatki, jakość czy np. czas realizacji poszczególnych procesów.
Ponadto kluczowe wskaźniki wydajności dotyczące zamówień pomagają firmom dotrzymywać kroku ogólnym celom organizacji, strategiom i co najważniejsze celom biznesowym.
.
Po co mierzyć efektywność procesów w zakupach?
Napisanie, że jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tego poprawić było by zbyt banalne, więc odniesiemy się do słów Roberta Kaplana i Davida Nortona “Aby osiągnąć cele dotyczące czasu produkcji, jakości, produktywności i kosztu, kierownicy muszą zastosować miary, na które wpływają działania pracowników.” Jeśli w Twojej firmie jeszcze nie funkcjonują właściwe mierniki to zapraszamy do lektury, warto rozpocząć i wybrać pierwsze z nich. Pomiar wydajności procesów zaopatrzenia jest ważny, ponieważ odgrywa kluczową rolę w łańcuchu dostaw a szczególnie w czasach zwiększonego spowolnienia gospodarczego, w których to optymalizacja kosztów np. obsługi procesów stanowi o przewadze kosztowej nad konkurencją a jak wiemy wypracowanie jej jest wpisane w DNA każdego profesjonalnego managera zakupów.
.
Mierniki pozwalają nam również pomóc w znalezieniu odpowiedzi na inne ważne pytania, takie jak:
- Co należy poprawić?
- Czy poprawiamy się, czy spadamy?
- Jak wypada porównanie z innymi organizacjami?
W cyklu artykułów przedstawiamy 10 najpopularniejszych mierników efektywności w zakupach od tych, które dotyczą dostawców po te, które odnoszą się do samego działu. Mierniki te najczęściej spotykamy u naszych klientów i wspieramy ich w ich skutecznej poprawie.
.
Rozpoczniemy od OTIF:
OTIF On-time, in-full (Na-Czas, W-Całości) miernik spotykany również pod nazwą DIFOT (delivery in full, on time)
Wskaźnik, na który wielu dostawców reaguje z lekką wrogością zamiast potraktować go jako istotną informację zwrotną od klienta, która może wpłynąć na jego procesy. OTIF służy do oceny indywidualnej jakości dostawcy. Mierzenie współczynników wadliwości dostawcy i rozkładanie ich na podstawie rodzaju wady zapewni praktyczny wgląd w jego wiarygodność. Tego wskaźnika używają również firmy do pomiaru własnej efektywności i prócz swojej głównej funkcji jest również znakomitym wskaźnikiem tego czy w organizacji nie pojawił się inny miernik, który zaburza efektywność biznesową.
Jak obliczyć OTIF?
Bierzemy pod uwagę 2 składniki:
Zamówienia spełniające kryteria (ilościowe, brak uszkodzeń w transporcie itp.);
Całkowita liczba zamówień.
OTIF = (Zamówienia spełniające kryteria / Całkowita liczba zamówień)*100%
 |  |
|---|
Sprawdź jak liczony jest OTIF w Twojej firmie i czy nie pomylono go z OTFIOB (On Time In Full On Budget) lub OTIFNE (On-Time In-Full Error-Free) w takim przypadku przelicznik będzie wyglądał inaczej.
Jaki poziom OTIF jest satysfakcjonujący?
Najczęściej spotykamy się z poziomem wskaźnika w przedziale 50%-75% nie jest najlepiej ale nie ma się czym przejmować jeśli i w Twojej organizacji mierniki utrzymują się na takim poziomie. Jest to jedynie informacja, że jest kilka rzeczy do poprawy. Dojście do poziomu 85%-90% świadczy już o znakomitym wyniku i tym, że firma zwraca uwagę na odpowiednią optymalizację procesów a przekroczenie 95% mówi nam, że Twój proces możemy zaliczyć do poziomu World Class.
.
KTO BADA I RAPORTUJE OTIF W FIRMIE?
W mniejszych firmach gdzie mamy specjalistów ds. zakupów i logistyki pozostaje to w ich zakresie pracy im większa firma i rozdział funkcji zakupowo logistycznych tym bardziej badanie i raportowanie tego czynnika spoczywać będzie na dziale logistyki. Przy odpowiednim uzbrojeniu procesu śledzenia dostaw w systemy IT, te dane powinny być automatycznie agregowane do późniejszej analizy.
.
Dlaczego potrzebujemy OTIF?
Ten wskaźnik jest dla nas istotny zarówno przy procesach doskonalenia dostawców, projektach SRM, pokazuje nam przy jakich ilościach zamówień dostawca może tracić swoją efektywność operacyjną jak i jest pomocny przy podejmowaniu decyzji o np. zmianie danego dostawcy na dostawcę o wyższym wskaźniku OTIF. Jego zmiana wpłynie na koszty obsługi czy to procesów reklamacyjnych, czy np. utraconych zysków lub wysokość kar, którą musiałaby ponieść nasza firma za opóźnienia. Co ważniejsze wpłynie na jej wiarygodność względem klientów szczególnie tych, którzy również mierzą nas jako dostawcę przez OTIF .
Na koniec mamy dla Was pewną sentencję Jasona Cohena “Bardziej efektywne jest robienie czegoś naprawdę wartościowego, niż liczenie na to, że logo lub nazwa zrobi to za Ciebie” a właściwy pomiar tak właśnie traktujemy.
 | Publikacja w ramach cyklu ABC Zakupów w trakcie których opisujemy podstawowe pojęcia i zagadnienia ze świata zarządzania zakupami. |
Dziękujemy za Twoją uwagę i zapraszamy do współpracy
Fajny i obszerny opis, jak zwykle robicie kawał dobrej roboty. Czekam na kolejne mierniki ?
Dziękujemy, za kilka dni pojawi się kolejny miernik, tym razem planujemy opisać Purchase order cost / PO Processing Costs.
No to u nas liczą nie to co trzeba bo nazywają to OTIF a liczą OTIFNE niby dobrze, że przynajmniej się coś liczy ale jak przychodzi ktoś nowy to jest wygłupiony. Były już dyskusje ale ktoś przyniósł jakiś wydruk z krajowego niby eksperckiego bloga, że liczy się inaczej. Sprawdzałem nawet walmart liczy tak jak tutaj.
To normalne Marcinie często się z tym spotykamy, że nazwy są mylne lub sam przelicznik obliczany w dość “losowy” sposób a nawet, że jakaś zewnętrzna firma wymyśla sobie własną nazwę na już istniejące mierniki lub metody. Stąd też nasza seria artykułów aby to trochę uporządkować i podnieść świadomość branży.
“a przekroczenie 95% mówi nam, że Twój proces możemy zaliczyć do poziomu World Class”
To nic innego jak dostawca klasy A, do 85% to B, do 70 to C.
Poniżej 70% to były dostawca.
Jeśli tak ustawimy ocenę to tak może być. Chyba, że musimy korzystać z danego dostawcy :(. (Nie mylić z podziałem metodą ABC)
Witam , gdzie mogę poczytać o kolejnych miernikach efektywności?
Zapewne z czasem w naszym serwisie.