EWOLUCJA KATEGORII ZAKUPOWEJ

Czym jest i jak ją wykorzystać do budowy strategii i zarządzania kategorią w zakupach.

Od wielu lat starając się rozwijać swoje umiejętności w ramach procesu zarządzania kategorią, natrafiam na bardzo ciekawe narzędzia i podejścia do tego procesu – od całkowitego braku zarządzania kategoriami (notabene, to też może być strategia zakupów) do bardzo zaawansowanych technologii wspierających zarządzanie grupami produktowymi. W większości przypadków organizacje skupiają się na stanie obecnym tzn. jakie wydatki mamy w kategorii, jacy dostawcy dostarczają produkty/usługi, co i jak robi konkurencja? itd. Analiza przeszłości obejmuje wyłącznie weryfikację wydatków na przestrzeni ostatnich kilku lat, a analiza przyszłości sprowadzona jest do zbadania przyszłych planów wydatkowania w organizacji. Zarządzanie kategorią oraz budowanie strategii w takim wymiarze może przynieść efekty ale nie pozwala spojrzeć na kategorię w szerszym spektrum.

Co by było, gdybyśmy swoją strategię i pomysł na kategorię zakupową oparli o dokładniejszą analizę przeszłości i przyszłości? Nie tylko na poziomie mikro danych, ale także na poziomie makro, czyli jak zmieniała się dana kategoria przez lata i jak może/musi zmienić się w najbliższych latach? Zanim wyjaśnię co mam na myśli przybliżę kilka faktów historycznych powiązanych z zakupami oraz wyjaśnię jak nasza branża ewoluowała na przestrzeni ostatnich 200 lat. Pozwoli to nieco inaczej spojrzeć na kategorię zakupową i uzmysłowi jak analiza ewolucji może przyczynić się do całkowicie innego podejścia do zarządzania kategoriami.

Zakupy jako dziedzina i potrzeba zakupu towarów i materiałów w ramach formalnego procesu transakcyjnego jest dobrze udokumentowana w historii i różnych opracowaniach z zakresu rozwoju gospodarki. Już na początku 1800 roku pojawiły się sformułowania dotyczące formalnego przyjęcia materiałów na magazyn i rozliczenia zakupu. Choć ci bardziej wprawni doszukają się już początków w okresie rozkwitu potęgi Egiptu, czyli jakieś 3000 lat przed naszą erą, kiedy to Egipcjanie skrupulatnie notowali ile materiałów, skąd i nawet za ile, przywieziono na miejsce budowy piramid. Znaczenie zakupów jednak zaczęło rosnąć stopniowo pod koniec 1800 roku w raz z pojawieniem się pierwszych koncepcji na zamówienia towarów. W zasadzie możemy powiedzieć pierwszy raz o pewnego rodzaju strategiach zakupowych. W tym okresie pojawiła się także, uznawana za pierwszą, książka o zakupach! „The handling of railway supplies. Their purchase and disposition” wg Marshall Monroe (1887). Znaczenie zakupów przybrało na wadze na początku XX wieku, gdy w połączeniu z brakami materiałów i produktów po drugiej wojnie światowej cały świat zmagał się z kryzysem gospodarczym. Jednak postrzeganie zamówień jako istotnej i strategicznej funkcji nie było powszechne, a w latach 50. i 60. zakupy były nadal postrzegane wyłącznie jako funkcja reaktywna służąca wyłącznie cięciu kosztów.

SYTUACJA SIĘ ZMIENIA…

W latach 90. zakupy doczekały się kolejnej znaczącej zmiany i zaczęły wpływać na podejmowanie decyzji w organizacji. Dział zakupów przekształcił się w funkcję, która przyjęła rolę wspierającą, zapewniając spełnienie wymagań jakości i dostępności materiałów. To także okres rozkwitu e-cenników i e-katalogów. Na przełomie lat 90 i 2000 strategiczne znaczenie zakupów wzrosło jeszcze bardziej, ponieważ przedsiębiorstwa uznały, że do osiągnięcia celów biznesowych niezbędni są dostawcy i poprawne relacje z nimi. To właśnie w tym okresie swoje początki zawdzięcza SRM.

Obecnie funkcja zakupów postrzegana jest (powinna być) jako cenny wkład w strategiczny rozwój, pomagający firmom sprostać wyzwaniom coraz bardziej dynamicznych i konkurencyjnych zmian na rynkach, gównie poprzez skuteczne wykorzystanie współczesnych technik zarządzania relacjami z dostawcami. Zakupy nie są już postrzegane jako funkcja biurowa i reaktywna, lecz jako kluczowy partner strategiczny. Także Strategic Sourcing ewoluował i przekształcił się w proces zarządzania kategoriami, co oznacza, że ​​firmy skupiają się na strategicznym zarządzaniu już nie tylko poszczególnymi procesami pozyskiwania towarów i usług (przetargami), ale także na budowaniu długofalowych strategii dla całych kategorii (grup produktowych). Zatrudniani są nawet eksperci w zakresie pozyskiwania dla poszczególnych kategorii wydatków jak telekomunikacja, sprzęt biurowy, projekty inwestycyjne czy też zakupy IT. Aby sprostać nowym wyzwaniem funkcja zakupów cały czas ewoluuje. Zakupy wspierane będą przez najnowsze rozwiązania systemowe i postępującą digitalizację, wybór oferty odbywał się będzie przy zastosowaniu sztucznej inteligencji, a procesy TPO i P2P realizowane będą wyłącznie przez autonomiczne systemy informatyczne. Oczywiście to bliżej nieokreślona przyszłość.

Jak widać z powyższego, zakupy ewoluowały na przestrzeni ostatnich 200 lat przechodząc przez różne fazy rozwoju, które determinowały sposób zakupu, zakres obowiązków oraz znaczenie i postrzeganie w organizacji. Jakie wnioski można zatem wyciągnąć z tej bardzo krótkiej historii zakupów?

W latach 90. zakupy doczekały się kolejnej znaczącej zmiany i zaczęły wpływać na podejmowanie decyzji w organizacji. Dział zakupów przekształcił się w funkcję, która przyjęła rolę wspierającą, zapewniając spełnienie wymagań jakości i dostępności materiałów. To także okres rozkwitu e-cenników i e-katalogów. Na przełomie lat 90 i 2000 strategiczne znaczenie zakupów wzrosło jeszcze bardziej, ponieważ przedsiębiorstwa uznały, że do osiągnięcia celów biznesowych niezbędni są dostawcy i poprawne relacje z nimi. To właśnie w tym okresie swoje początki zawdzięcza SRM.

A JAK JEST Z ZAKUPAMI DZISIAJ?

Obecnie funkcja zakupów postrzegana jest (powinna być) jako cenny wkład w strategiczny rozwój, pomagający firmom sprostać wyzwaniom coraz bardziej dynamicznych i konkurencyjnych zmian na rynkach, gównie poprzez skuteczne wykorzystanie współczesnych technik zarządzania relacjami z dostawcami. Zakupy nie są już postrzegane jako funkcja biurowa i reaktywna, lecz jako kluczowy partner strategiczny. Także Strategic Sourcing ewoluował i przekształcił się w proces zarządzania kategoriami, co oznacza, że ​​firmy skupiają się na strategicznym zarządzaniu już nie tylko poszczególnymi procesami pozyskiwania towarów i usług (przetargami), ale także na budowaniu długofalowych strategii dla całych kategorii (grup produktowych). Zatrudniani są nawet eksperci w zakresie pozyskiwania dla poszczególnych kategorii wydatków jak telekomunikacja, sprzęt biurowy, projekty inwestycyjne czy też zakupy IT. Aby sprostać nowym wyzwaniem funkcja zakupów cały czas ewoluuje. Zakupy wspierane będą przez najnowsze rozwiązania systemowe i postępującą digitalizację, wybór oferty odbywał się będzie przy zastosowaniu sztucznej inteligencji, a procesy TPO i P2P realizowane będą wyłącznie przez autonomiczne systemy informatyczne. Oczywiście to bliżej nieokreślona przyszłość.

Jak widać z powyższego, zakupy ewoluowały na przestrzeni ostatnich 200 lat przechodząc przez różne fazy rozwoju, które determinowały sposób zakupu, zakres obowiązków oraz znaczenie i postrzeganie w organizacji. Jakie wnioski można zatem wyciągnąć z tej bardzo krótkiej historii zakupów?

    • Po pierwsze, zakupy podlegają ewolucji jak każda inna dziedzina życia gospodarczego.
    • Po drugie, ewolucja ma bezpośredni wpływ na to, gdzie i jak funkcjonuje dane przedsiębiorstwo. Wpływa również na to, gdzie firma chciałaby być i co musi zrobić, aby się tam znaleźć.
    • Po trzecie, ewolucja to proces zmian zachodzących w czasie, który ma swoje fazy i etapy. Aby dotrzeć do kolejnego etapu musimy „zaliczyć” etap poprzedni.
    • Po czwarte, na każdym etapie ewolucji, zakupy funkcjonują w inny sposób i są inaczej postrzegane.

Skoro zatem zakupy jako dziedzina ewoluowały i nadal ewoluują, to czy to samo dotyczy każdej kategorii zakupowej? Czy da się stworzyć krzywą ewolucji na kategorii zakupowej? Otóż odpowiedź jest jednoznaczna: TAK. Ewolucję w kategorii można zauważyć zdecydowanie szybciej niż całych zakupów. Tak jak zakupy rozwijają się w ciągu ostatnich 200 lat, tak kategorii wystarczy lat kilka, w zależności o jej rodzaju, postępu technologicznego czy znaczenia dla organizacji.

Weźmy za przykład bardzo prostą kategorią, a mianowicie artkuły biurowe. Jak kupowano tego typu towary 15 lat temu? Można zaryzykować stwierdzenie, że materiały biurowe nie były w ogóle przedmiotem zainteresowania Działu zakupów ze względu na ich niestrategiczne znaczenie dla organizacji i niewielką wartość. 15 lat temu to „Pani Krysia” z recepcji lub księgowości kupowała materiały. Dużą zmianą w podejściu do tej kategorii (etapem w ewolucji) był fakt, kiedy to Pani Krysia zbierała zamówienia i kupowała materiały dla wszystkich o organizacji, tworząc tym samym pierwsze dźwignie wolumenu. Po tych kilkunastu latach artykuły biurowe są najchętniej, najczęściej i najprościej optymalizowaną kategorią w firmach. Dziś artykuły biurowe kupuje się po przez platformę czy telefon komórkowy, a cały proces P2P odbywa się automatycznie. Gdzie będą te zakupy za kolejne 10 lat?

Tworzenie krzywej ewolucji dla danej kategorii zakupowej może przynieść wiele ciekawych korzyści dla organizacji. Jednak o tym jak budować i jak interpretować krzywą ewolucji kategorii zakupowej, jak budować strategie w oparciu o ewolucję kategorii, jakie są zalety i ryzyka zarządzania kategorią w oparciu o proces ewolucji, to i dużo więcej będzie można się dowiedzieć już 19-20 marca 2020 we Wrocławiu na konferencji zakupowej Procurement Angels, na którą serdecznie zapraszamy.

Dziękujemy za Twoją uwagę
Zespół GOODMAN GROUP

Autor: Daniel Matela
Stanowisko: Wiceprezes Zarządu GOODMAN GROUP Sp. z o.o.

szkolenia zakupowe

0 komentarzy:

Napisz swój komentarz:

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.