SŁOWNIK ZAKUPOWY

Preaward survey - badanie przed udzieleniem zamówienia - badanie fizyczne przeprowadzane w celu oceny możliwości technicznych, finansowych i zarządczych oferenta do wykonania zamówienia (tj. zdolności do dostarczenia towarów) przed jego udzieleniem. Czasami nazywana ankietą dostawcy. W przypadku zamówień na usługi można poprosić oferentów o referencje lub przeprowadzić rozmowy z proponowanym kluczowym personelem.
Kluczowe aspekty preaward survey:

1. Ocena Zdolności technicznych: badanie zdolności oferenta do spełnienia wymagań technicznych kontraktu, w tym ocena wyposażenia, technologii i know-how.
2. Analiza zdolności finansowych: ocena stabilności finansowej oferenta, jego zdolności do zarządzania budżetem kontraktu, a także zdolności do absorpcji ewentualnych ryzyk finansowych.
3. Ocena kompetencji zarządczych: analiza doświadczenia zarządczego oferenta, jego struktury organizacyjnej, procesów zarządzania projektem oraz zasobów ludzkich.
4. Referencje i wywiady: dla kontraktów na usługi, sprawdzenie referencji oferenta oraz przeprowadzenie wywiadów z kluczowymi osobami, które będą odpowiedzialne za realizację kontraktu.
5. Zgodność z normami i regulacjami: Sprawdzenie, czy oferent spełnia wszelkie obowiązujące normy branżowe i regulacje prawne.

Preaward survey jest ważnym narzędziem w procesie przetargowym, pozwalającym zamawiającym na dokładną ocenę potencjalnych dostawców/usługodawców przed podjęciem decyzji o przyznaniu kontraktu. Pomaga to w minimalizacji ryzyka związanego z wyborem niewłaściwego dostawcy i zapewnia większą pewność, że wybrana firma będzie w stanie skutecznie i efektywnie realizować umowę.

Preclusive specification - specyfikacja wykluczająca - odnosi się do specyfikacji technicznych lub wymagań, które są na tyle restrykcyjne, że ograniczają lub wykluczają konkurencję. Tego rodzaju specyfikacje są zazwyczaj tak szczegółowe lub zawierają tak specyficzne wymagania, że tylko jeden dostawca lub bardzo ograniczona liczba dostawców może je spełnić.
Kluczowe cechy preclusive specification:

1. Wysoki poziom szczegółowości: specyfikacje mogą zawierać bardzo szczegółowe, unikatowe wymagania dotyczące projektu, materiałów, wydajności czy metod produkcji.
2. Ograniczenie dostawców: w wyniku takich specyfikacji liczba potencjalnych dostawców, którzy mogą złożyć ofertę, jest znacząco ograniczona.
3. Zmniejszenie konkurencyjności: specyfikacje te mogą prowadzić do sytuacji, w której konkurencja na rynku jest zminimalizowana, a to z kolei może wpływać na cenę i jakość produktu czy usługi.
4. Potencjalne problemy z przetargami publicznymi: w kontekście przetargów publicznych, takie specyfikacje mogą być problematyczne, ponieważ przetargi publiczne zazwyczaj wymagają otwartości i uczciwej konkurencji.
5. Ryzyko wpływu na transparentność: mogą one budzić wątpliwości co do transparentności procesu zakupowego, szczególnie jeśli specyfikacje wydają się być dostosowane do konkretnego dostawcy.

W niektórych przypadkach preclusive specifications mogą być uzasadnione ze względów technicznych, bezpieczeństwa lub unikalności produktu. Jednakże, w większości sytuacji dąży się do unikania takich specyfikacji w celu zapewnienia zdrowej konkurencji i uzyskania najlepszej wartości dla organizacji.

Preferred supplier - preferowany dostawca - grupa wybranych dostawców np. przy każdej ofercie są pytani o grupę materiałową i mogą uczestniczyć w regularnych spotkaniach już we wczesnej fazie rozwoju produktu. Dział zakupów gwarantuje stałe odbiory. Sprzedawca zobowiązuje się do wyłączności. Obie strony czerpią korzyści ze ścisłej współpracy.

Prepaid (freight) - przedpłata (fracht) - termin oznaczający, że opłaty za transport zostały lub mają zostać uiszczone w miejscu wysyłki a nie w miejscu przeznaczenia.

Prequalification - wstępna kwalifikacja - sprawdzenie potencjalnych oferentów pod kątem takich czynników jak możliwości techniczne i finansowe, reputacja co do wiarygodności itp. W celu opracowania listy oferentów zakwalifikowanych do złożenia oferty/oferty, do których wyłącznie można przesłać dokumenty przetargowe.

Price discrimination - dyskryminacja cenowa - system stosowany przez oferenta, polegający na naliczaniu różnych cen różnym rynkom lub klasom nabywców. Może opierać się na relacji kupujący - dostawca, wielkości zakupów/zamówień, również jako część strategii sprzedaży lub o jakikolwiek inny czynnik.

Price leadership - lider cenowy - przewaga firmy w ustalaniu nowego poziomu cen. Na rynku z małą liczbą oferentów (tj. o oligopolistycznej strukturze rynku) zazwyczaj lider rynku przejmuje wiodącą rolę w ustalaniu takiego poziomu cen.

Price on application (POA) - cena na wniosek (POA) - w systemach zaopatrzenia można wykorzystać pewne funkcje do automatycznego przesyłania zapytań o cenę online do dowolnego dostawcy.

Price revision - rewizja cen - zwiększenie lub zmniejszenie cen produktów (zwykle urządzenia, które ma zostać wyprodukowane) lub usług, jeżeli koszty użytych materiałów (lub płaca robocizny) wzrosną lub spadną w danym okresie dostawy. Umowy coraz częściej zawierają formułę takiej korekty cen. Umowa o roboty budowlane zazwyczaj wiąże koszty wynagrodzeń niewykwalifikowanych pracowników z wszelkimi zmianami w przepisach dotyczących płacy minimalnej lub związkowych ustaleniach płacowych.

PRIME™ CATEGORY MANAGEMENT - model PRIME™ to kompletna metodyka, elastyczny proces oraz zbiór narzędzi do zarządzania kategorią w zakupach. Model PRIME™ z sukcesami stosują w codziennej pracy nie tylko managerowie kategorii zakupowych oraz kupcy kategorii, ale również pracownicy zakupów na każdym szczeblu. Cechy modelu  PRIME™:

• model jest dynamiczny, tj. ciągle trwają prace nad jego udoskonalaniem,
• model PRIME™ składa się z 5 faz oraz ponad 40 kroków,
• na model PRIME™ składa się ponad 30 narzędzi,
• co 12 miesięcy grupa projektowa na podstawie otrzymanych informacji od klientów, kupców, osób uczestniczących w szkoleniach i firm, które wdrożyły model PRIME™ przygotowuje plan aktualizacji i usprawnienia modelu.

Więcej pod linkiem https://goodman.eu/narzedzia-2/category-management-zarzadzanie-kategoria-prime/

Procure to pay (P2P) - uporządkowany przepływ pracy, który obejmuje otrzymywanie towarów lub usług i dokonywanie płatności. Proces P2P jest częścią większego procesu zakupowego, łącząc procedury zakupowe z procesami księgowymi zobowiązań (Accounts Payable, AP) i bezpośrednio wpływając na prognozy finansowe firmy oraz kwartalne sprawozdania finansowe. P2P kontroluje koszty poprzez redukcję ręcznej i powtarzalnej pracy, upraszczanie procesu trójstronnej weryfikacji, zwiększanie dokładności oraz poprawę efektywności.
Kluczowe etapy procesu P2P:

1. Zakup: proces rozpoczyna się od zidentyfikowania potrzeby zakupu, wyboru dostawcy, negocjacji warunków i złożenia zamówienia.
2. Otrzymanie towaru/usługi: po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi, następuje jego/jej odbiór i sprawdzenie zgodności z zamówieniem.
3. Weryfikacja i aprobata: dokonuje się weryfikacji otrzymanych towarów/usług z zamówieniem i fakturą, zwaną procesem trójstronnego dopasowania (zamówienie, dostawa, faktura).
4. Procesowanie faktur: faktury są przetwarzane i przygotowywane do płatności w systemie księgowym.
5. Płatność: po zaakceptowaniu faktury, dokonuje się płatności do dostawcy zgodnie z ustalonymi warunkami płatności.
6. Zamknięcie transakcji: po dokonaniu płatności, transakcja jest zamykana, a dane są archiwizowane dla celów sprawozdawczości i audytu.

  Przykład pięcioetapowego procesu P2P:   Proces P2P pomaga organizacjom w monitorowaniu wydatków, zarządzaniu przepływami gotówkowymi, utrzymaniu dobrych relacji z dostawcami oraz zapewnieniu zgodności z przepisami. Automatyzacja procesu P2P, np. poprzez wykorzystanie oprogramowania do zarządzania zakupami, może znacznie zwiększyć jego efektywność, zmniejszyć ryzyko błędów oraz skrócić czas przetwarzania transakcji.  

Procurement - proces zakupowy - polega on na pozyskiwaniu towarów, usług i prac niezbędnych do efektywnego funkcjonowania modelu biznesowego. Proces ten jest uporządkowanym przepływem pracy, który jest opracowywany i dostosowywany do celów i najlepszych interesów firmy. Zakres i charakter procesu zakupowego mogą się różnić w zależności od rodzaju działalności, wielkości firmy oraz specyfiki branży, ale ogólnie obejmuje on kilka kluczowych etapów:

1. Identyfikacja potrzeb: proces zaczyna się od rozpoznania potrzeb firmy w zakresie towarów, usług czy prac. Jest to istotne do zrozumienia, co dokładnie jest potrzebne, w jakiej ilości i kiedy.
2. Ocena dostawców i wybór źródła zakupu: następnie firma musi zidentyfikować i ocenić potencjalnych dostawców. Wybór źródła zakupu może być oparty na wielu czynnikach, takich jak cena, jakość, niezawodność dostawcy, warunki dostawy i reputacja.
3. Negocjacje i zawieranie umów: po wybraniu dostawców firma wchodzi w fazę negocjacji, w której ustala warunki zakupu, w tym cenę, warunki dostawy, warunki płatności i inne kluczowe aspekty umowy.
4. Zamówienie i logistyka: kolejnym krokiem jest złożenie zamówienia i zarządzanie logistyką, aby upewnić się, że towar lub usługa zostanie dostarczona zgodnie z ustaleniami.
5. Odbiór i kontrola jakości: po otrzymaniu towaru lub wykonaniu usługi następuje kontrola jakości, aby upewnić się, że spełnia ona wymagane standardy.
6. Zarządzanie wierzytelnościami i płatności: ostatnim etapem jest zarządzanie fakturami i wierzytelnościami, a także dokonanie płatności dostawcom.

Cel procesu zakupowego: Głównym celem procesu zakupowego jest zapewnienie, że firma uzyskuje najlepszą możliwą wartość za swoje pieniądze. Oznacza to nie tylko skupienie się na minimalizacji wydatków, ale także na zapewnieniu, że zakupione produkty i usługi są w wymaganej jakości, dostarczane terminowo i spełniają wszystkie niezbędne wymagania. Efektywny proces zakupowy pomaga firmie w osiąganiu jej celów biznesowych, zarówno poprzez kontrolę kosztów, jak i poprzez zapewnienie, że niezbędne zasoby są dostępne w odpowiednim czasie i miejscu.