SŁOWNIK ZAKUPOWY

P-card - karta zakupowa lub firmowa karta debetowa, której kupujący i inne upoważnione osoby używają do zamawiania towarów i usług bezpośrednio i niezależnie od wcześniej zdefiniowanych dostawców.

Packing list - list przewozowy - oświadczenie zawierające szczegółową listę zawartości konkretnego opakowania.

Patent - prawo lub upoważnienie przyznane wynalazcy przez wyznaczoną agencję rządową do posiadania wyłącznego prawa do wytwarzania, używania lub sprzedaży swojego wynalazku przez określony czas.

Payment terms - warunki płatności - określają one cenę, czyli dokładną kwotę, na którą przedsiębiorstwo zgodziło się w ramach zapłaty za określony produkt lub usługę. Warunki te określają również, kiedy płatność jest wymagalna, najczęściej wyrażoną jako netto liczba dni, takich jak Net 30 czy Net 45.
Kluczowe aspekty warunków płatności:

1. Określenie kwoty: warunki płatności precyzują kwotę, którą kupujący musi zapłacić sprzedającemu za produkty lub usługi.
2. Termin płatności: określają one, kiedy płatność powinna zostać dokonana. Na przykład, termin "Net 30" oznacza, że płatność musi zostać dokonana w ciągu 30 dni od daty wystawienia faktury.
3. Rabaty za szybką płatność: niektóre warunki płatności mogą oferować rabaty za wcześniejsze płatności, na przykład 2% zniżki za płatność w ciągu 10 dni.
4. Kary za spóźnienie: mogą również zawierać informacje o karach za spóźnienie w płatnościach.
5. Metody płatności: warunki te mogą określać preferowane metody płatności, takie jak przelew bankowy, płatność kartą kredytową, czek itp.
6. Zabezpieczenia płatności: w niektórych przypadkach mogą również zawierać postanowienia dotyczące zabezpieczenia płatności, takie jak gwarancje bankowe lub listy kredytowe.

Warunki płatności są kluczowe dla zarządzania przepływami pieniężnymi w przedsiębiorstwie, pomagają w utrzymaniu płynności finansowej i są ważnym elementem negocjacji umów handlowych. Jasno określone warunki płatności przyczyniają się do uniknięcia nieporozumień i zapewniają obu stronom transakcji bezpieczeństwo finansowe.

PDCA Plan Do Check Act - cykl PDCA - znany również jako cykl Planuj-Rób-Sprawdzaj-Działaj, to czterostopniowa metoda zarządzania stosowana w biznesie do kontroli i ciągłego doskonalenia procesów i produktów. Oto krótki przegląd każdego etapu:

1. Planuj (Plan): zidentyfikuj problem lub cel i opracuj plan jego rozwiązania. Obejmuje to ustalenie celów, określenie niezbędnych kroków do ich osiągnięcia oraz zgromadzenie potrzebnych zasobów.
2. Rób (Do): wdrożenie planu na małą skalę w celu przetestowania jego skuteczności. Jest to faza działania lub wykonania, gdzie plany są wdrażane w życie.
3. Sprawdzaj (Check): monitoruj i oceniaj wyniki fazy "Rób", aby sprawdzić, czy osiągnięto oczekiwane rezultaty. Obejmuje to porównanie wyników z celami ustalonymi w fazie "Planuj", aby określić, czy plan był skuteczny.
4. Działaj (Act): na podstawie tego, czego nauczono się w fazie "Sprawdzaj", dokonaj korekt w celu poprawy procesu. Jeśli plan się powiódł, można go wdrożyć na większą skalę. Jeśli nie, cykl zaczyna się od nowa, wykorzystując zdobytą wiedzę do stworzenia bardziej efektywnego planu.

  Cykl PDCA jest kamieniem węgielnym ciągłego doskonalenia i praktyk zarządzania Lean. To proste, a jednocześnie potężne narzędzie dla firm i organizacji do poprawy ich procesów, produktów i usług.

Penalty clause - klauzula z karami - klauzula w umowie określająca kwotę, jaką strona nie wywiązująca się z umowy ma zapłacić drugiej stronie, jeśli umowa nie zostanie wykonana. Kwota ta stanowi zazwyczaj szacunkową stratę, jaką może ponieść strona w wyniku niewykonania zobowiązania.

Performance review (supplier) - przegląd wydajności dostawcy - uporządkowany proces oceny, który jest stosowany przez przedsiębiorstwa w celu oceny i monitorowania wydajności ich dostawców. Przegląd ten jest kluczowy dla utrzymania wysokich standardów w łańcuchu dostaw i zapewnienia, że dostawcy spełniają ustalone przez organizację kupującą obowiązki umowne i wskaźniki wydajności.
Proces ten obejmuje różne kluczowe aspekty:

1. Wskaźniki wydajności: ustalenie konkretnych wskaźników lub Kluczowych Wskaźników Wydajności (KPI) do oceny dostawców. Mogą one obejmować czasy dostaw, jakość produktów, zarządzanie kosztami, reakcję na problemy oraz zgodność ze standardami.
2. Zbieranie danych: gromadzenie danych istotnych dla wskaźników wydajności. Może to obejmować śledzenie dostaw, raporty kontroli jakości, analizę kosztów, umowy o poziomie usług (SLA) oraz opinie od wewnętrznych interesariuszy.
3. Proces oceny: ocena wydajności dostawcy w odniesieniu do uzgodnionych wskaźników. Może to być realizowane poprzez systemy punktacyjne, wykresy wydajności lub oceny jakościowe.
4. Informacja zwrotna i komunikacja: dostarczanie dostawcom informacji zwrotnej na temat ich wydajności. Obejmuje to podkreślenie obszarów, w których spełniają lub przekraczają oczekiwania, a także obszarów wymagających poprawy.
5. Ciągłe doskonalenie: praca z dostawcami nad opracowaniem planów poprawy w obszarach, w których nie spełniają standardów wydajności. Może to obejmować regularne spotkania, szkolenia lub zmiany w procesach.
6. Zgodność z umową: przegląd, czy dostawca spełnia warunki swojej umowy, w tym wszelkie wymagania dotyczące zgodności prawnej i regulacyjnej.
7. Zarządzanie Ryzykiem: identyfikacja i zarządzanie potencjalnymi ryzykami związanymi z wydajnością dostawcy lub praktykami biznesowymi.
8. Zgodność strategiczna: zapewnienie, że wydajność dostawcy jest zgodna z strategicznymi celami i zadaniami organizacji kupującej.
9. Zarządzanie relacjami: ocena ogólnej relacji z dostawcą, biorąc pod uwagę takie czynniki jak komunikacja, współpraca i zdolności do rozwiązywania problemów.

Regularne przeglądy wydajności dostawców pomagają w utrzymaniu niezawodnego i efektywnego łańcucha dostaw, zmniejszaniu ryzyka i budowaniu silnych relacji z dostawcami, co jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu każdego przedsiębiorstwa.

Phased deliveries - dostawy etapowe - planowanie wysyłek materiałów lub dostaw w określonych odstępach czasu zgodnie z warunkami zamówienia, umowy.

Port of loading (POL) - port załadunku to port lub miejsce, w którym towary są ładowane na statek, zabezpieczane i gotowe do transportu. POL może być również nazywany portem wyjścia.

Porters five forces - pięć sił Portera - to model analityczny stworzony przez Michaela E. Portera, który jest używany do analizy konkurencji w branży. Model ten skupia się na pięciu kluczowych siłach, które kształtują konkurencję w każdej branży.
Oto one:

1. Zagrożenie ze strony nowych konkurentów: ta siła ocenia, jak łatwo nowe firmy mogą wejść na rynek i zacząć konkurować. Jeśli bariery wejścia są niskie, nowe firmy mogą łatwo wejść na rynek i zwiększyć konkurencję.
2. Zagrożenie ze strony produktów zastępczych: dotyczy to produktów lub usług, które mogą zastąpić oferowane przez branżę, potencjalnie ograniczając jej atrakcyjność. Im więcej dostępnych zamienników, tym większa konkurencja.
3. Siła przetargowa dostawców: ta siła bada, jak dużą kontrolę nad cenami i jakością mają dostawcy. Jeśli istnieje niewielu dostawców, mogą oni wywierać większą kontrolę nad firmami w branży.
4. Siła przetargowa nabywców: odwrotnie, ta siła ocenia, jak dużą kontrolę mają kupujący nad cenami i jakością. Jeśli nabywcy mają dużą siłę, mogą wywierać presję na obniżenie cen i zwiększenie jakości.
5. Rywalizacja między istniejącymi uczestnikami rynku: ta siła dotyczy intensywności konkurencji między obecnymi na rynku firmami. Wysoki poziom konkurencji może prowadzić do wojen cenowych, kampanii reklamowych i ciągłych innowacji.

Model Porter's Five Forces pomaga firmom zrozumieć dynamikę konkurencji w ich branży, co może być kluczowe dla opracowania skutecznych strategii biznesowych.

Zapraszamy również do naszego sklepu w celu nabycia gotowego narzędzia w formie arkuszy excel do analizy pięciu sił Portera

oraz do zapoznania się z naszym artykułem na temat tego narzędzia:  https://goodman.eu/zarzadzanie-strategiczne/analiza-5-sil-portera/

Pre-qualification questionnaire (PQQ) - kwestionariusz wstępnej kwalifikacji (Pre-qualification questionnaire, PQQ) - dokument, który dostawcy lub wykonawcy muszą wypełnić, gdy składają ofertę przetargową na wykonanie pracy, lub gdy chcą zostać uwzględnieni na liście zatwierdzonych dostawców przez dział zakupów (aplikacja). PQQ jest narzędziem stosowanym głównie w procesach przetargowych i zakupowych, aby ocenić zdolności i kwalifikacje potencjalnych dostawców lub wykonawców przed rozpoczęciem bardziej szczegółowej oceny.
Kluczowe aspekty kwestionariusza wstępnej kwalifikacji:

1. Informacje o firmie: PQQ zazwyczaj wymaga podstawowych informacji o firmie, takich jak nazwa, adres, dane kontaktowe, a także historię i profil działalności.
2. Zdolność finansowa: ocena stabilności finansowej firmy, która może obejmować wymaganie dostarczenia sprawozdań finansowych lub innych dowodów na zdolność finansową.
3. Doświadczenie i referencje: informacje o wcześniejszych projektach i doświadczeniu w podobnych zadaniach, a także referencje od poprzednich klientów.
4. Zgodność z przepisami: sprawdzenie, czy firma spełnia odpowiednie przepisy prawne, normy branżowe, zasady BHP oraz czy posiada wymagane certyfikaty i licencje.
5. Zarządzanie jakością: dowody na stosowanie przez firmę odpowiednich systemów zarządzania jakością.
6. Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna: informacje o politykach związanych z ochroną środowiska, zrównoważonym rozwojem oraz odpowiedzialnością społeczną przedsiębiorstwa.
7. Zdolności techniczne i operacyjne: szczegóły dotyczące zasobów technicznych i operacyjnych, które firma może wykorzystać do realizacji kontraktu.

PQQ jest pierwszym krokiem w procesie wyboru dostawców, pomagającym w wyselekcjonowaniu tych, którzy najlepiej odpowiadają wymaganiom konkretnego projektu lub zamówienia. Umożliwia to organizacjom ograniczenie ryzyka i zapewnienie, że będą współpracować tylko z kwalifikowanymi i wiarygodnymi dostawcami.

Preaward survey - badanie przed udzieleniem zamówienia - badanie fizyczne przeprowadzane w celu oceny możliwości technicznych, finansowych i zarządczych oferenta do wykonania zamówienia (tj. zdolności do dostarczenia towarów) przed jego udzieleniem. Czasami nazywana ankietą dostawcy. W przypadku zamówień na usługi można poprosić oferentów o referencje lub przeprowadzić rozmowy z proponowanym kluczowym personelem.
Kluczowe aspekty preaward survey:

1. Ocena Zdolności technicznych: badanie zdolności oferenta do spełnienia wymagań technicznych kontraktu, w tym ocena wyposażenia, technologii i know-how.
2. Analiza zdolności finansowych: ocena stabilności finansowej oferenta, jego zdolności do zarządzania budżetem kontraktu, a także zdolności do absorpcji ewentualnych ryzyk finansowych.
3. Ocena kompetencji zarządczych: analiza doświadczenia zarządczego oferenta, jego struktury organizacyjnej, procesów zarządzania projektem oraz zasobów ludzkich.
4. Referencje i wywiady: dla kontraktów na usługi, sprawdzenie referencji oferenta oraz przeprowadzenie wywiadów z kluczowymi osobami, które będą odpowiedzialne za realizację kontraktu.
5. Zgodność z normami i regulacjami: Sprawdzenie, czy oferent spełnia wszelkie obowiązujące normy branżowe i regulacje prawne.

Preaward survey jest ważnym narzędziem w procesie przetargowym, pozwalającym zamawiającym na dokładną ocenę potencjalnych dostawców/usługodawców przed podjęciem decyzji o przyznaniu kontraktu. Pomaga to w minimalizacji ryzyka związanego z wyborem niewłaściwego dostawcy i zapewnia większą pewność, że wybrana firma będzie w stanie skutecznie i efektywnie realizować umowę.