SŁOWNIK ZAKUPOWY

Safety performance index (SPI) - indeks wydajności bezpieczeństwa - to miernik używany do oceny skuteczności działań związanych z bezpieczeństwem w organizacji. SPI jest często stosowany w branżach, gdzie bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem działalności, takich jak przemysł budowlany, transport, produkcja, czy energetyka.

Sales and operations planning (S&OP) - planowanie sprzedaży i operacji - to jeden z kluczowych procesów w zarządzaniu przedsiębiorstwem w którym wspieramy naszych klientów. Proces skupia się na zintegrowanym planowaniu, kontroli i monitorowaniu łańcucha dostaw. Zwykle przeprowadzany jest w cyklu miesięcznym i obejmuje różne działy w organizacji, w tym sprzedaż, marketing, operacje, finanse, a czasami nawet HR i IT. Celem S&OP jest zapewnienie, że cele strategiczne firmy są zgodne z jej możliwościami operacyjnymi oraz popytem rynkowym.
  Kluczowe Elementy S&OP:

1. Prognozowanie popytu: polega na przewidywaniu sprzedaży, aby firma mogła sprostać zapotrzebowaniu rynkowemu bez nadprodukcji.
2. Zarządzanie zapasami: odpowiednie zarządzanie zapasami zapewnia, że firma utrzymuje optymalne poziomy zapasów - ani za dużo, by uniknąć wysokich kosztów przechowywania, ani za mało, by uniknąć braków.
3. Alokacja zasobów: przydzielanie odpowiednich zasobów (takich jak siła robocza, maszyny i materiały) we właściwym czasie, aby sprostać potrzebom produkcyjnym.
4. Planowanie budżetowe: dostosowanie planowania finansowego do S&OP, aby zapewnić dostępność niezbędnych środków na operacje.
5. Analiza luki: identyfikacja i adresowanie luk między bieżącymi operacjami a strategicznymi celami firmy.
6. Planowanie scenariuszy: rozważanie różnych scenariuszy (jak zmiany w popycie rynkowym lub zakłócenia w łańcuchu dostaw) i planowanie, jak sobie z nimi radzić.

Korzyści z S&OP:

1. Poprawa efektywności operacyjnej: poprzez zgodność różnych działów, S&OP pomaga w usprawnieniu operacji i redukcji marnotrawstwa.
2. Lepsze zarządzanie zapasami: pomaga w utrzymaniu optymalnego poziomu zapasów, redukując koszty związane z nadmiarem zapasów lub awaryjnymi zakupami.
3. Zwiększenie satysfakcji klientów: zapewnia, że zapotrzebowanie klientów jest szybko zaspokajane, co poprawia poziom obsługi.
4. Wzmocnienie współpracy i komunikacji: sprzyja kulturze współpracy i otwartej komunikacji między różnymi działami.
5. Zgodność strategiczna: dostosowuje codzienne operacje do długoterminowych celów strategicznych firmy.
6. Łagodzenie ryzyka: zapewnia ramy do radzenia sobie z niepewnościami i ryzykami w łańcuchu dostaw.

Wyzwania w S&OP:

1. Integracja i dokładność danych: wymaga dokładnych i aktualnych danych ze wszystkich działów.
2. Współpraca międzydziałowa: wymaga efektywnej współpracy między różnymi działami, co może być wyzwaniem w organizacjach działających w modelu silosowym.
3. Zarządzanie zmianą: wdrożenie S&OP może wymagać znaczących zmian w procesach i kulturze.
4. Znalezienie równowagi między potrzebami strategicznymi a operacyjnymi: ważne jest znalezienie odpowiedniej równowagi między długoterminowymi celami strategicznymi a krótkoterminowymi wymaganiami operacyjnymi.

Ogólnie rzecz biorąc, Sales and Operations Planning

Samples - próbki - producent lub dostawca dostarcza lub wytwarza próbkę przed złożeniem zamówienia (zakup próbki). Nawet jeśli dostawca oferuje bezpłatną próbkę zalecamy jej zaksięgowanie za np. jeden grosz aby w przyszłości firma posiadała historię związaną z pozyskiwaniem próbek od dostawców.

Savings tracking - śledzenie oszczędności - monitorowanie oszczędności. Celem śledzenia oszczędności jest dostarczenie decydentom dokładnych dowodów i praktycznych spostrzeżeń na temat efektywności działu zakupów.

Schedule of rates - wykaz taryf, wykaz stawek, skala opłat, cennik.

Service Level Agreement (SLA) - umowa między klientem a dostawcą usług - definiuje obowiązkowe standardy, które muszą być spełnione. SLA jest kluczowym elementem w zarządzaniu usługami i relacjami z klientami, zwłaszcza w branżach takich jak IT, telekomunikacja, i usługi profesjonalne.
Główne Elementy SLA:

1. Zakres usług: dokładny opis usług, które mają być świadczone, wraz z szczegółami dotyczącymi ich zakresu i sposobu dostarczania.
2. Standardy wydajności: konkretne mierniki i cele, które określają poziom wydajności usług, np. czas odpowiedzi, dostępność systemu, jakość usługi.
3. Procedury monitorowania i raportowania: określenie sposobów monitorowania wydajności i raportowania o niej, włączając w to częstotliwość i format raportów.
4. Konsekwencje niespełnienia standardów: zasady dotyczące tego, co się dzieje, gdy standardy wydajności nie są spełnione, w tym potencjalne kary lub rekompensaty dla klienta.
5. Warunki rewizji i zmian: procedury dotyczące przeglądania i dokonywania zmian w SLA, aby umożliwić dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych.
6. Postanowienia dotyczące rozwiązania umowy: zasady dotyczące zakończenia umowy, włącznie z wymaganiami dotyczącymi wypowiedzenia i postępowania po zakończeniu umowy.

Znaczenie SLA:

1. Jasne oczekiwania: SLA ustanawia jasne oczekiwania co do poziomu i jakości usług, co pomaga unikać nieporozumień i konfliktów.
2. Zapewnienie jakości: pomaga zapewnić, że dostawca usług utrzymuje wysoką jakość świadczonych usług.
3. Podstawa dla oceny wydajności: stanowi obiektywną podstawę do oceny wydajności dostawcy usług.
4. Ochrona dla obu stron: zapewnia ochronę zarówno klientowi, jak i dostawcy usług, określając obowiązki i oczekiwania.
5. Podstawa dla ciągłej poprawy: może służyć jako narzędzie do ciągłego monitorowania i poprawy jakości usług.

SLA jest więc niezbędnym narzędziem w zarządzaniu usługami, które pomaga w budowaniu i utrzymywaniu silnych, profesjonalnych relacji między dostawcami usług a ich klientami.

Shelf life - okres przechowywania - to czas, przez jaki towar może być przechowywany, zanim stanie się niezdatny do użytku.

Shipping terms - warunki wysyłki - podstawowe stwierdzenia zawarte w zaproszeniu do składania ofert, które opisują transport towarów od dostawcy do klienta. Warunki wysyłki określają przewoźnika, który przewiezie zakupione przedmioty oraz miejsce docelowe, do którego zostaną wysłane, a także używają ujednoliconego sformułowania w celu ustalenia momentu, w którym własność towarów przechodzi ze sprzedawcy na kupującego. Warunki wysyłki określają również formalnie sposób, w jaki przewoźnik dostarczy materiały, na przykład: samolotem nocnym lub drogą lądową. Polecamy zapoznanie się z terminem Incoterms

Short list - krótka lista - lista potencjalnych oferentów sporządzona przez kupującego, do którego mogą być wysyłane zaproszenia do składania ofert. Zwykle celem procedury kwalifikacji wstępnej jest opracowanie krótkiej listy.

Should cost analysis - analiza szacunkowa kosztów - analiza powinna służyć do rozbicia kosztów produktu lub usługi na różne elementy, dzięki czemu można dokonać realistycznego oszacowania przyszłych kosztów zakupu produktów, usług lub całych projektów.

Single sourcing - zakupy od jednego dostawcy - strategia zakupowa polegająca na wyborze jednego dostawcy do zapewnienia konkretnego produktu, usługi lub materiału. Ta metoda jest często stosowana w celu zbudowania silnej, długoterminowej relacji z wybranym dostawcą, co może prowadzić do lepszych warunków negocjacyjnych, niższych kosztów zakupu, i ulepszonych procesów dostaw. Przyjęcie strategii single sourcing pozwala na uproszczenie łańcucha dostaw i zarządzania nim, ponieważ interakcje ograniczają się do jednego dostawcy. Może to również przyczynić się do lepszej jakości produktów i usług dzięki skoncentrowaniu na jednym, zaufanym źródle. Jednakże, taka strategia wiąże się z większym ryzykiem, w tym ryzykiem przerwy w dostawach i mniejszą elastycznością w przypadku problemów z wybranym dostawcą. Single sourcing jest często wybierany w sytuacjach, gdzie specyfika produktu lub usługi wymaga szczególnych umiejętności, technologii lub inwestycji, które nie są łatwo dostępne u wielu dostawców. Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem na temat single sourcing pod tytułem JEDNO ŹRÓDŁO -  ZAOPATRZENIA - SOLE I SINGLE SOURCING POD LUPĄ

Sole sourcing - zakupy z jedynego źródła od jedynego dostawcy - strategia zakupowa, w której dany produkt, usługę lub materiał można nabyć tylko od jednego, wyjątkowego dostawcy. W przeciwieństwie do single sourcing, gdzie firma świadomie wybiera współpracę z jednym dostawcą spośród wielu możliwych, w sole sourcing taka decyzja wynika z faktu, że tylko jeden dostawca posiada unikalne zdolności, produkty, prawa patentowe, specjalistyczną wiedzę lub technologię, które są niezbędne dla danej firmy. Sole sourcing jest często stosowany w sytuacjach, gdzie alternatywne źródła zaopatrzenia nie istnieją lub są niedostępne. Może to być spowodowane wyjątkowymi wymaganiami technicznymi, specyficznymi standardami jakościowymi, opatentowanymi technologiami, czy też wyjątkowymi cechami oferowanego produktu lub usługi. Choć ta strategia ogranicza możliwości negocjacyjne i może zwiększyć zależność od jednego dostawcy, jest niekiedy nieunikniona w przypadku bardzo specjalistycznych lub niestandardowych potrzeb zakupowych. Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem na temat sole sourcing pod tytułem JEDNO ŹRÓDŁO -  ZAOPATRZENIA - SOLE I SINGLE SOURCING POD LUPĄ