SŁOWNIK ZAKUPOWY

RACI – Responsible, Accountable, Consulted, Informed - to model używany do określania i dokumentowania ról i odpowiedzialności w projektach, procesach biznesowych lub operacjach. Skrót RACI pochodzi od pierwszych liter czterech kluczowych ról: Responsible (Odpowiedzialny), Accountable (Rozliczalny), Consulted (Konsultowany), Informed (Informowany). Model ten jest szczególnie przydatny w zarządzaniu projektami i organizacjach, aby zapewnić jasność i uniknąć nieporozumień dotyczących tego, kto powinien wykonywać określone zadania i kto podejmuje decyzje.

1. Responsible (Odpowiedzialny): osoby lub grupy odpowiedzialne za wykonanie pracy. Są to osoby, które faktycznie wykonują zadanie lub proces.
2. Accountable (Rozliczalny): osoba, która jest ostatecznie odpowiedzialna za prawidłowe i pełne wykonanie zadania. Ta osoba podejmuje kluczowe decyzje i odpowiada za działania. W każdym zadaniu powinna być tylko jedna osoba rozliczalna, aby zapewnić jasność odpowiedzialności.
3. Consulted (Konsultowany): osoby lub grupy, które są konsultowane w procesie wykonywania zadania. Ich opinie są ważne i mają wpływ na prace. Obejmuje to ekspertów lub osoby posiadające istotne informacje lub doświadczenie.
4. Informed (Informowany): osoby lub grupy, które muszą być informowane o postępach lub decyzjach. Chociaż nie mają one bezpośredniego wpływu na zadanie, ważne jest, aby były na bieżąco z jego przebiegiem.

Użycie modelu RACI pomaga zapobiegać konfliktom i nieporozumieniom, poprzez jasne zdefiniowanie, kto jest odpowiedzialny za poszczególne elementy pracy, kto podejmuje decyzje, kto powinien być konsultowany w procesie, a także kto potrzebuje być informowany o wynikach. Jest to szczególnie użyteczne w złożonych projektach z udziałem wielu osób lub zespołów.

RAQSCI - to narzędzie do rejestrowania wymagań biznesowych. Akronim obejmuje szeroki zestaw wymiarów, które określają oczekiwania biznesu wobec rynku zewnętrznego i dostawców. Każda litera reprezentuje jeden wymiar wymieniony poniżej:

1. Regulators - wymogi dotyczące zgodności z przepisami prawnymi i regulacjami.
2. Assurance of supply - czynniki związane z dostępnością towarów lub usług;
3. Quality - czynniki związane ze zdolnością do zapewniania powtarzalności i jakości;
4. Service - sposób w jaki towary / usługi są dostarczane. Usługi wspierające.
5. Cost - wszelkie wymogi cenowe i warunki handlowe.
6. Innovation - ciągła poprawa we wszystkich aspektach działalności

Struktura RAQSCI powinna być wykonywana krok po kroku, podobnie jak wchodzenie po schodach. Ta zasada „schodów” gwarantuje, że odbędzie się hierarchiczna analiza wymagań biznesowych, ponieważ kolejność elementów RAQSCI ma kluczowe znaczenie dla powodzenia analizy. Każdy stopień na tej drabinie reprezentuje potencjalny wymóg biznesowy, który należy w pełni zidentyfikować i określić zakres przed rozpoczęciem następnego kroku. Podejście schodowe to przewodnik dla profesjonalistów, jak zająć się każdym wymaganiem biznesowym w ustrukturyzowany sposób, zapewniając uwzględnienie wszystkich wymiarów.

Rate contract - umowa stawkowa - system ustalania ceny dostaw po danej cenie przez określony czas. Czasami nazywa się to także kontraktem bieżącym.

Rating of vendors - ocena sprzedawców / dostawców (Rating of Vendors) - to proces, w ramach którego dokonuje się ewaluacji i porównania wydajności oferentów, głównie pod względem jakości, terminowości dostaw oraz cen. Jest to kluczowy element w zarządzaniu łańcuchem dostaw, pozwalający na wybór i utrzymanie relacji z najlepszymi dostawcami oraz na ciągłe doskonalenie procesu zakupowego.

Kluczowe aspekty oceny dostawców:

1. Jakość: ocena jakości dostarczanych produktów lub usług, w tym ich zgodność ze specyfikacjami, niezawodność i trwałość.
2. Terminowość dostaw: ewaluacja, czy dostawca realizuje dostawy zgodnie z ustalonymi terminami, co jest kluczowe dla utrzymania ciągłości działalności.
3. Ceny: analiza konkurencyjności cen oferentów w kontekście oferowanej wartości i warunków handlowych.
4. Wsparcie i obsługa klienta: ocena jakości obsługi klienta, w tym wsparcia po sprzedaży, elastyczności wobec specjalnych wymagań i szybkości reakcji na zapytania czy problemy.
5. Zdolności produkcyjne i technologiczne: analiza zdolności dostawcy do spełnienia wymagań produkcji, w tym jego potencjału technologicznego i innowacyjności.
6. Zarządzanie ryzykiem i zgodność z normami: ocena, jak dostawca zarządza potencjalnymi ryzykami, w tym zgodnością z przepisami, normami branżowymi i standardami jakości.
7. Stabilność finansowa: ocena kondycji finansowej dostawcy, co może wpływać na jego zdolność do kontynuacji działalności i realizacji długoterminowych kontraktów.
8. Reputacja i doświadczenie: weryfikacja reputacji dostawcy na rynku oraz jego doświadczenia w branży.

Ocena dostawców pozwala organizacjom na dokonanie świadomych wyborów i rozwijanie relacji z dostawcami, którzy najlepiej odpowiadają ich potrzebom operacyjnym i strategicznym. Regularna i systematyczna ocena dostawców jest również ważna dla utrzymania wysokich standardów jakości i efektywności w całym łańcuchu dostaw.

Rationalization - racjonalizacja - to strategia stosowana przez firmy w celu zwiększenia swojej dźwigni poprzez zmniejszenie liczby alternatywnych rozwiązań, które kupują w celu zaspokojenia tej samej potrzeby lub poprzez zmniejszenie liczby dostawców, z których korzystają.

Raw materials - surowce - nazwa odnosi się do zasobów potrzebnych do wytworzenia produktu.

Rechnung - faktura

Reconciliation - proces mający na celu ponowne zjednoczenie dwóch stron konfliktu w celu rozwiązania dzielących ich różnic.

Recurring demand - stały popyt - to zapotrzebowanie zakupowe zgłaszane przez użytkownika (np. dział w organizacji) na podstawie ciągłych, powtarzających się potrzeb. Tego typu popyt charakteryzuje się regularnością i przewidywalnością, co oznacza, że zapotrzebowanie na określone produkty lub usługi pojawia się cyklicznie w określonych odstępach czasu.
Zarządzanie stałym popytem (Recurring Demand) wymaga skutecznego planowania i koordynacji, aby zapewnić ciągłość działalności przy optymalizacji kosztów.

Oto kilka kluczowych strategii:

1. Precyzyjne prognozowanie: regularnie analizuj dane sprzedażowe i wzorce popytu, aby precyzyjnie przewidywać przyszłe potrzeby. Narzędzia do prognozowania i analizy danych mogą tutaj być niezwykle pomocne.
2. Optymalizacja zapasów: ustal optymalne poziomy zapasów, aby zaspokoić stały popyt, unikając nadmiernego gromadzenia zapasów, które mogą prowadzić do zwiększenia kosztów magazynowania i ryzyka przestarzenia.
3. Umowy długoterminowe z dostawcami: rozważ negocjacje długoterminowych umów z kluczowymi dostawcami. Może to zapewnić stabilność cen i dostaw oraz umożliwiać uzyskanie korzystniejszych warunków, takich jak rabaty ilościowe.
4. Automatyzacja zamówień: wykorzystaj systemy automatycznego składania zamówień, aby utrzymać stały poziom zapasów. Systemy te mogą automatycznie składać zamówienia, gdy poziom zapasów spada poniżej ustalonego progu.
5. Zarządzanie relacjami z dostawcami: regularnie komunikuj się z dostawcami, aby zapewnić płynność i efektywność dostaw. Współpraca i dobry kontakt mogą pomóc w szybkim reagowaniu na ewentualne problemy.
6. Analiza kosztów całkowitych posiadania (TCO): regularnie oceniaj całkowite koszty związane z zakupem, przechowywaniem i używaniem produktów, aby zidentyfikować obszary, gdzie można oszczędzić.
7. Elastyczność i adaptacja: bądź gotowy do szybkiego dostosowania się do zmian w popycie, które mogą wystąpić na skutek czynników zewnętrznych, takich jak zmiany rynkowe czy nowe trendy.
8. Monitorowanie i analiza wyników: regularnie analizuj wyniki działań zakupowych i logistycznych, aby identyfikować obszary do poprawy i dostosowywać strategie zarządzania popytem.

Efektywne zarządzanie stałym popytem wymaga zintegrowanego podejścia, które obejmuje precyzyjne planowanie, efektywną komunikację z dostawcami, i ciągłe monitorowanie i dostosowywanie procesów w odpowiedzi na zmieniające się warunki.

Rejection advice (note) - informacja o odrzuceniu - komunikat kupującego skierowany do dostawcy, powiadamiający go o odrzuceniu dostarczonych towarów lub świadczonych usług z powodu niezgodności z jakością lub naruszenia jakichkolwiek innych zobowiązań umownych.

Remedies - środki zaradcze - to działania korygujące podejmowane, gdy zostaną naruszone ustalone zapisy, umowy lub regulacje. Są one stosowane w różnych kontekstach, w tym w prawie umów, zarządzaniu projektami, a także w relacjach z dostawcami i klientami. Celem środków zaradczych jest naprawienie szkody, przywrócenie sytuacji do stanu sprzed naruszenia i zapewnienie, że podobne problemy nie powtórzą się w przyszłości.

Kluczowe aspekty środków zaradczych:

1. Naprawa szkody: środki zaradcze mogą obejmować działania mające na celu naprawienie szkody, na przykład poprzez naprawę, wymianę produktu lub rekompensatę finansową.
2. Kary umowne: w kontekście umów, mogą to być kary finansowe lub inne sankcje określone w umowie, które są stosowane w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
3. Działania korekcyjne: w przypadku naruszenia procedur lub standardów, działania korekcyjne mogą obejmować zmiany w procesach, szkolenia dla pracowników lub wprowadzenie nowych procedur kontrolnych.
4. Rozwiązanie umowy: w skrajnych przypadkach, naruszenie warunków umowy może prowadzić do jej rozwiązania.
5. Mediacje i arbitraż: w przypadku sporów, środki zaradcze mogą również obejmować mediacje lub arbitraż, aby rozwiązać konflikt bez konieczności angażowania sądów.
6. Zapobieganie przyszłym naruszeniom: oprócz bezpośredniego reagowania na naruszenia, ważne jest również wdrożenie strategii mających na celu zapobieganie podobnym problemom w przyszłości.

Środki zaradcze powinny być proporcjonalne do skali naruszenia i skierowane na zapewnienie sprawiedliwego rozwiązania dla wszystkich stron. W biznesie efektywne stosowanie środków zaradczych ma kluczowe znaczenie dla utrzymania dobrych relacji biznesowych, reputacji oraz zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami i standardami.

Request for bid (RFB) - zapytanie o ofertę (Licytację) - jest dokumentem używanym w procesach przetargowych, w którym organizacje formalnie zapraszają dostawców do składania ofert na dostarczenie określonych towarów lub usług. RFB jest podobne do Request for Quotation (RFQ), ale jest często używane w bardziej formalnych i oficjalnych procedurach zakupowych, zwłaszcza w sektorze publicznym.

Kluczowe cechy RFB:

1. Koncentracja na cenie: w RFB, cena jest głównym kryterium wyboru dostawcy. Dostawcy konkurują ze sobą, oferując najlepszą możliwą cenę za wymagane produkty lub usługi.
2. Formalny Proces przetargowy: RFB jest często stosowane w formalnych procedurach przetargowych, gdzie wymagane są precyzyjne i szczegółowe odpowiedzi od dostawców.
3. Szczegółowe specyfikacje: zazwyczaj zawiera dokładne specyfikacje dotyczące produktów lub usług, które są przedmiotem przetargu, umożliwiając dostawcom przygotowanie precyzyjnych ofert.
4. Zasady i warunki: oprócz ceny, RFB może zawierać dodatkowe zasady i warunki, które dostawcy muszą spełniać, takie jak terminy dostawy, standardy jakościowe, gwarancje i inne wymagania.
5. Procedura wyboru: po złożeniu ofert, organizacja przeprowadza ocenę na podstawie ustalonych kryteriów (głównie ceny) i wybiera dostawcę, który najlepiej spełnia te kryteria.

RFB jest skutecznym narzędziem dla organizacji, które szukają najbardziej konkurencyjnych cen na rynku i mają jasno zdefiniowane wymagania dotyczące produktów lub usług, które chcą nabyć.