SŁOWNIK ZAKUPOWY

Qualified bid - kwalifikowana oferta - rodzaj oferty, która jest niezbędnym elementem do zawarcia umowy. Jest to deklaracja zamiaru, która musi zostać przyjęta, aby zgodnie z prawem zobowiązań doszło do zawarcia umowy. Kwalifikowana oferta określa szczegółowo warunki, na jakich strona składająca ofertę jest gotowa zawrzeć umowę.
Elementy składowe kwalifikowanej oferty:

1. Specyfikacja produktu: dokładny opis oferowanych towarów, w tym ich rodzaj i charakterystyka.
2. Ilość towarów: liczba sztuk, jednostek, czy ilość towaru, którego oferta dotyczy.
3. Cena towarów: wyraźnie określona cena za poszczególne jednostki towaru lub za całość zamówienia.
4. Rabat: wwentualne zniżki cenowe lub warunki rabatowe, które mają zastosowanie do oferty.
5. Miejsce realizacji: lokalizacja, gdzie towar ma być dostarczony lub usługa wykonana.
6. Termin dostawy: określenie czasu, w jakim towar zostanie dostarczony lub usługa zostanie wykonana.
7. Warunki płatności: zasady dotyczące sposobu i terminu płatności za towar lub usługę.

Kwalifikowana oferta jest zwykle wiążąca i stanowi formalne zobowiązanie do zawarcia umowy pod warunkiem jej zaakceptowania przez drugą stronę. Jest ona podstawowym elementem w negocjacjach handlowych i procesach przetargowych, pozwalając obu stronom na jasne zrozumienie warunków, na których mogą wejść w relację kontraktową. W prawie handlowym, przyjęcie kwalifikowanej oferty prowadzi do zawarcia umowy, zobowiązując obie strony do jej realizacji zgodnie z określonymi warunkami.

Quality - jakość - termin obejmujący każdą cechę, właściwość i/lub działanie produktu lub usługi, które można ocenić w celu ustalenia, czy produkt lub usługa spełnia określone wymagania.

Quality assurance - zapewnienie jakości - planowany i systematyczny schemat wszystkich działań niezbędnych do zapewnienia odpowiedniej pewności, że produkt lub usługi będą działać zadowalająco. Może polegać na tym, że kupujący upewnia się, że system kontroli jakości ustanowiony przez dostawcę jest zadowalający, poprzez jego sprawdzenie lub ocenę. Alternatywnie, kupujący lub jego agent może przeprowadzić kontrolę produktu w procesie produkcji lub na etapie przed wysyłką, monitorując realizację usług poprzez weryfikację wyników.

Quality certification system - system certyfikacji jakości - system ustanowiony przez kraje eksportujące na mocy prawa lub praktyki w celu certyfikacji specyfikacji. Importer musi określić niezależność i wykazać wiarygodność instytucji kontrolujących i certyfikujących działających w ramach takich systemów, którymi mogą być departamenty rządowe lub organy sektora prywatnego.

Quality control - kontrola jakości - systematyczne monitorowanie wszystkich czynników wpływających na jakość produktu i proces produkcji. Jest to niezbędne do określenia własnych standardów jakościowych oraz uzgodnienia z dostawcami lub usługodawcami stopnia spełnienia tych standardów pod względem procesów, użytych materiałów, serwisu itp. Kontrola jakości jest zazwyczaj przeprowadzana poprzez losowe sprawdzenia (kontrole doraźne).
Kluczowe aspekty kontroli jakości:

1. Definiowanie standardów jakości: ustalenie konkretnych, mierzalnych kryteriów i wymagań jakościowych, które produkty lub usługi muszą spełniać.
2. Ocena procesów produkcyjnych: monitorowanie i analiza procesów produkcyjnych w celu zapewnienia, że są one przeprowadzane w sposób zapewniający oczekiwaną jakość.
3. Testowanie i inspekcja: przeprowadzanie testów i inspekcji produktów, aby upewnić się, że spełniają one ustalone standardy jakości.
4. Współpraca z dostawcami: praca z dostawcami i usługodawcami w celu zapewnienia, że dostarczane materiały, komponenty lub usługi spełniają wymagane standardy jakości.
5. Zapobieganie wadom: identyfikacja i eliminowanie źródeł potencjalnych wad w produktach czy usługach.
6. Ciągła poprawa: utrzymywanie procesu ciągłego doskonalenia jakości, identyfikacja obszarów do ulepszeń i wdrażanie zmian w celu podniesienia standardów jakości.

Kontrola jakości jest kluczowym elementem zarządzania jakością w organizacjach produkcyjnych i usługowych, pomagając w utrzymaniu, a nawet przekraczaniu oczekiwań klientów co do jakości produktów lub usług. Jest to nie tylko mechanizm zapewniający zgodność z normami, ale także narzędzie do budowania zaufania i satysfakcji klientów, a także do poprawy efektywności operacyjnej i konkurencyjności firmy.

Quantity discount - rabat ilościowy - to obniżka ceny, którą oferent zapewnia w związku z ilością proponowanego zakupu. Jest to popularna strategia cenowa stosowana przez sprzedawców, aby zachęcić kupujących do zakupu większych ilości produktów lub usług. Rabat ilościowy jest zwykle proporcjonalny do ilości zamawianego towaru – im większa ilość, tym wyższy rabat.

Quid pro quo - coś za coś - w prawie umów quid pro quo oznacza wymianę korzyści. Aby umowę można było uznać za umowę, musi nastąpić wymiana wartości, która może mieć charakter pieniężny lub nie. Podczas negocjacji z dostawcą quid pro quo polega na wymianie dwóch różnych negocjowalnych zmiennych – takich jak cena i warunki dostawy – w celu osiągnięcia porozumienia.

Quotation - wycena - dokument szacunkowy, który sprzedawca wystawia kupującemu, oferując towary lub usługi po określonej cenie i na określonych warunkach. Cytat może zawierać nie tylko cenę, ale także inne istotne informacje, takie jak warunki sprzedaży, warunki płatności oraz ewentualne gwarancje.
Kluczowe aspekty wyceny to:

1. Szczegóły produktu/usługi: opis oferowanych towarów lub usług, w tym ich charakterystyka i specyfikacje.
2. Cena: określenie ceny za produkty/usługi, która może być stała lub może zależeć od określonych warunków, takich jak ilość zamówienia czy termin dostawy.
3. Warunki sprzedaży: informacje o dodatkowych warunkach związanych z transakcją, takich jak czas dostawy, koszty dostawy, opłaty za instalację lub montaż.
4. Warunki płatności: szczegóły dotyczące sposobów płatności, terminów płatności, ewentualnych rabatów za wcześniejszą płatność, kary za opóźnienia w płatnościach.
5. Gwarancje i zabezpieczenia: informacje o gwarancjach oferowanych na produkty lub usługi oraz o zabezpieczeniach, np. ubezpieczeniach.
6. Ważność oferty: okres, przez który oferta jest ważna, po którym ceny i warunki mogą ulec zmianie.

Wycena jest zwykle pierwszym krokiem w negocjacjach handlowych i służy jako podstawa do dalszych rozmów między kupującym a sprzedawcą. Jest to dokument niezobowiązujący, co oznacza, że nie tworzy jeszcze umowy między stronami. Dopiero akceptacja cytatu przez kupującego, często poprzez złożenie zamówienia, prowadzi do zawarcia umowy.