SŁOWNIK ZAKUPOWY

Procurement policy - polityka zakupowa - to zestaw zasad i wytycznych, które organizacja stosuje do zarządzania procesem nabywania towarów i usług. Ta polityka jest kluczowym elementem strategii zarządzania zakupami, ponieważ określa, jak organizacja powinna podejmować decyzje zakupowe, aby zapewnić efektywność, przejrzystość, uczciwość i najlepszą wartość.
Oto kilka kluczowych elementów, które mogą być zawarte w polityce zakupowej:

1. Procedury zakupowe: określenie procesu, jaki należy przestrzegać przy dokonywaniu zakupów, w tym kroki dotyczące wyceny, zatwierdzania, składania zamówień i przetargów.
2. Kryteria wyboru dostawców: wytyczne dotyczące tego, jak wybierać dostawców, w tym ocena ich wiarygodności, jakości, kosztów oraz zgodności z normami etycznymi i środowiskowymi.
3. Zarządzanie umowami: zasady dotyczące negocjowania, zawierania i monitorowania umów z dostawcami.
4. Standardy etyczne i zgodność z prawem: zasady zapewniające, że wszystkie zakupy są przeprowadzane w sposób etyczny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi.
5. Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna: włączenie kryteriów zrównoważonego rozwoju i społecznej odpowiedzialności biznesu do procesu zakupowego.
6. Zarządzanie eyzykiem: procedury identyfikacji i minimalizacji ryzyka związanego z zakupami, w tym ryzyka finansowego, operacyjnego i reputacyjnego.
7. Monitorowanie i ocena dostawców: procesy przeglądu i oceny dostawców, aby upewnić się, że spełniają one ustalone standardy i wymagania.

Polityka zakupowa jest zazwyczaj opracowywana z uwzględnieniem specyficznych potrzeb i celów organizacji. Ma ona zapewnić, że proces zakupowy jest skuteczny, transparentny, sprawiedliwy i przynosi wartość dodaną dla organizacji.

Procurement value levers - dźwignie wartości w zakupach - znane również jako dźwignie kosztowe w zakupach, to strategie i taktyki stosowane w celu wpływania na wydatki firmy i redukcji całkowitych kosztów w procesie zakupowym. Dźwignie te obejmują różne aspekty zakupów i mogą być stosowane na różnych etapach cyklu zakupowego, aby optymalizować wydatki i zwiększać wartość.
Niektóre z kluczowych dźwigni wartości w zakupach obejmują:

1. Leverage competition (wykorzystanie konkurencji):
   • Aukcje zakupowe.
   • Globalne źródła zaopatrzenia.
   • Podział zakupów na mniejsze partie.
   • Rozwój nowych dostawców.
2. Seek joint advantage (dążenie do wzajemnych korzyści):
   • Współpraca w zakresie rozwoju produktu.
   • Wspólne zarządzanie zapasami z dostawcą.
   • Optymalizacja łańcucha wartości z dostawcami.
   • Wspólna optymalizacja kosztów.
3. Focus on total cost (skupienie na całkowitym koszcie):
   • Analiza wartości produktu.
   • Optymalizacja TCO (Total Cost of Ownership).
   • Zarządzanie cyklem życia produktu.
   • Outsourcing i offshoring.
4. Manage demand and specification (zarządzanie popytem i specyfikacjami):
   • Standaryzacja i modularność.
   • Redukcja kompleksowości i odchudzanie oferty.
   • Zarządzanie popytem.
   • Zrównoważone zakupy.

Każda z tych dźwigni oferuje unikalne podejście i możliwości w różnych kontekstach zakupowych, pozwalając firmom na dostosowanie swojej strategii zakupowej do konkretnych potrzeb, warunków rynkowych i celów strategicznych.

Product phases - fazy produktu - to kolejne etapy, przez które przechodzi produkt od początku jego powstania do wycofania z rynku. Oto główne fazy:

1. Pomysł i koncepcja: ta faza obejmuje generowanie pomysłów na nowy produkt oraz ich wstępną ocenę. Rozważane są różne aspekty, takie jak potencjalne potrzeby klientów, możliwości technologiczne i finansowe.
2. Rozwój i projektowanie: po wybraniu najlepszego pomysłu rozpoczyna się proces projektowania produktu. W tej fazie tworzone są prototypy, przeprowadzane są badania i testy, a także finalizowane są szczegóły techniczne i wzornictwo.
3. Testowanie i walidacja: produkt jest testowany pod kątem różnych parametrów, takich jak bezpieczeństwo, skuteczność, wytrzymałość i zgodność z normami. Celem jest upewnienie się, że produkt spełnia wszystkie wymagane standardy przed wprowadzeniem go na rynek.
4. Wprowadzenie na rynek: produkt jest oficjalnie wprowadzany na rynek. Ta faza obejmuje działania marketingowe, dystrybucję i sprzedaż, a także monitorowanie odbioru produktu przez klientów.
5. Wzrost: po wprowadzeniu na rynek, produkt zwykle przechodzi fazę wzrostu, gdzie zyskuje popularność i udziały rynkowe. W tej fazie koncentruje się na optymalizacji produkcji, marketingu i dystrybucji.
6. Dojrzałość: gdy produkt osiągnie swoje szczytowe osiągi na rynku, wchodzi w fazę dojrzałości. Sprzedaż stabilizuje się, a firma skupia się na utrzymaniu udziałów rynkowych i maksymalizacji zysków.
7. Nasycenie i spadek: w końcu, z biegiem czasu, produkt może wejść w fazę nasycenia, kiedy rynek jest już nasycony, a zainteresowanie nim spada. Może to prowadzić do spadku sprzedaży.
8. Wycofanie: ostatecznie produkt może być wycofany z rynku. Może to być spowodowane zmianami techn

Istnieje również podejście skupiające się na dwóch fazach:
Fazy "Discovery" (Odkrycia) i "Delivery" (Dostarczenia) są kluczowymi etapami w cyklu życia produktu, zwłaszcza w kontekście rozwoju oprogramowania i zarządzania produktami. Oto szczegółowy opis tych dwóch faz:
Faza Discovery (Odkrycia)

1. Cel: głównym celem fazy Discovery jest zrozumienie i zdefiniowanie problemu, który produkt ma rozwiązać. Polega to na głębokim zrozumieniu potrzeb i oczekiwań użytkowników końcowych, jak również identyfikacji okazji rynkowych.
2. Badania: w tej fazie przeprowadza się badania rynkowe, ankiety, wywiady z użytkownikami i analizę konkurencji, aby uzyskać wnikliwe informacje.
3. Weryfikacja pomysłu: przez prototypowanie, testy użyteczności i walidację konceptu, zespół sprawdza, czy ich pomysł rzeczywiście rozwiązuje zidentyfikowany problem.
4. Planowanie: obejmuje to ustalenie zakresu produktu, definiowanie funkcjonalności, priorytetyzowanie cech i tworzenie mapy drogowej produktu.

Faza delivery (Dostarczenia)

1. Rozwój: w tej fazie zespół inżynierów i projektantów pracuje nad stworzeniem produktu. Obejmuje to programowanie, projektowanie, tworzenie kodu i ciągłe testowanie.
2. Iteracja: faza Delivery jest zazwyczaj iteracyjna, co oznacza, że produkt jest rozwijany w krótkich cyklach (zwanych sprintami w metodologii Agile). Każdy sprint kończy się wersją produktu, która może być prezentowana użytkownikom do uzyskania opinii.
3. Testowanie i kontrola jakości: przeprowadzane są testy, zarówno automatyczne, jak i ręczne, aby upewnić się, że produkt jest wolny od błędów i spełnia wszystkie wymagania.
4. Wdrożenie: po zakończeniu rozwoju i testowania produkt jest wdrażany na rynku. Może to obejmować zarówno wypuszczenie wersji beta, jak i pełne wdrożenie.
5. Monitorowanie i optymalizacja: po wypuszczeniu produktu na rynek, zespół monitoruje jego wydajność, zbiera opinie użytkowników i wprowadza niezbędne ulepszenia.

W tych dwóch fazach, Discovery jest bardziej skoncentrowane na zrozumieniu i planowaniu, podczas gdy Delivery skupia się na wykonaniu i wypuszczeniu produktu na rynek.
Zobacz również: Minimum viable product MVP

Profit, price, and cost analysis (PPCA) - analiza zysków, cen i kosztów (PPCA) - finansowe ramy służące do kategoryzowania dostawców na rynku dostaw, ich strategii cenowych oraz całkowitego kosztu kategorii. PPCA jest często wykorzystywane w zarządzaniu łańcuchem dostaw i strategicznym zarządzaniu zakupami, aby lepiej zrozumieć dynamikę rynkową i efektywnie zarządzać kosztami.
Kluczowe aspekty PPCA:

1. Analiza zysku (Profit): obejmuje ocenę marży zysku dostawców, co pomaga zrozumieć ich zdolności finansowe, stabilność oraz motywacje biznesowe.
2. Analiza ceny (Price): skupia się na strategiach cenowych stosowanych przez dostawców, w tym na ustalaniu cen, rabatach, warunkach płatności oraz innych czynnikach wpływających na ostateczną cenę zakupu.
3. Analiza kosztów (Cost): obejmuje szczegółową analizę wszystkich kosztów związanych z zakupem, w tym kosztów bezpośrednich (np. surowców, produkcji) i pośrednich (np. logistyki, magazynowania, zarządzania).

Zastosowanie PPCA pozwala na:

• Lepsze zrozumienie rynku: analiza pozwala na głębsze zrozumienie pozycji poszczególnych dostawców na rynku oraz ich strategii cenowych.
• Optymalizację zakupów: informacje z PPCA pomagają w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji zakupowych, negocjacjach z dostawcami oraz w poszukiwaniu możliwości oszczędności kosztowych.
• Zarządzanie ryzykiem: PPCA pomaga w identyfikacji potencjalnych ryzyk finansowych i operacyjnych związanych z poszczególnymi dostawcami.
• Strategiczne planowanie zakupowe: analiza przyczynia się do opracowania długoterminowych strategii zakupowych, które są zgodne z ogólnymi celami finansowymi i biznesowymi firmy.

PPCA jest więc ważnym narzędziem dla menedżerów zakupów i specjalistów ds. łańcucha dostaw w planowaniu strategicznym i optymalizacji kosztów.

Proof of concept - dowód konceptu - etap wstępny w realizacji projektu, mający na celu zademonstrowanie, czy dana koncepcja, idea czy projekt jest wykonalny w praktyce. PoC jest przeprowadzany zazwyczaj na mniejszą skalę, aby zminimalizować ryzyko i koszty, jednocześnie dostarczając wystarczająco dużo informacji do oceny ogólnej wykonalności projektu.
Kluczowe aspekty Proof of Concept:

1. Testowanie koncepcji: PoC polega na praktycznym przetestowaniu głównych założeń projektu, aby sprawdzić, czy są one realne do zrealizowania.
2. Mniejsza skala: przeprowadza się go na ograniczonej skali, co pozwala na szybsze i tańsze wdrożenie niż pełnoskalowy projekt.
3. Zbieranie dowodów: głównym celem jest zebranie dowodów na poparcie koncepcji, co może obejmować dane techniczne, wyniki testów, analizy wydajnościowe i inne relewantne informacje.
4. Minimalizacja ryzyka: PoC pomaga zidentyfikować potencjalne problemy i ryzyka na wczesnym etapie, zanim zobowiąże się większe zasoby.
5. Podstawa do decyzji: na podstawie doświadczeń wynikających z PoC podejmuje się decyzję o dalszym postępie projektu. Może to oznaczać rozwój, modyfikację, skalowanie lub nawet rezygnację z projektu.
6. Zaangażowanie interesariuszy: PoC może również służyć do przekonania interesariuszy projektu, w tym inwestorów, zarządu czy klientów, co do wartości i potencjalnego sukcesu projektu.
7. Iteracyjny rozwój: wyniki PoC mogą prowadzić do iteracyjnych zmian w projekcie, dopracowywania koncepcji i strategii realizacji.

Proof of Concept jest ważnym narzędziem w zarządzaniu projektami, innowacjach i rozwoju produktu, umożliwiającym efektywną weryfikację idei przed zaangażowaniem znaczących zasobów i wysiłku.

Proprietary article - artykuł zastrzeżony - artykuł wyprodukowany i sprzedany przez właściciela patentu lub jego licencjobiorcę.

Provisional acceptance - odbiór wstępny - odbiór techniczny, z drobnymi zastrzeżeniami technicznymi lub bez, towarów i sprzętu dostarczonych lub zainstalowanych w siedzibie kupującego. Odbiór powinien być potwierdzony Świadectwem Wstępnego Odbioru. Data odbioru wstępnego może wyznaczać początek okresu gwarancji i przejście praw majątkowych od dostawcy na kupującego.

Provisioning - zaopatrzenie - proces określania zakresu i ilości pozycji (takich jak części zamienne i naprawcze, narzędzia specjalne, sprzęt testowy i sprzęt pomocniczy) wymaganych do konserwacji sprzętu przez określony okres użytkowania. Obejmuje identyfikację artykułów i uzgodnienia z dostawcą ich dostaw w razie potrzeby i/lub magazynowania, jeśli istnieją przesłanki wskazujące, że mogą nie być łatwo dostępne w razie potrzeby. Zobacz także: Specyfikacja projektu, Specyfikacja techniczna.

Puffery - "przereklamowanie" - określenie to odnosi się do przesadnych stwierdzeń na temat produktu lub usługi, których nie należy rozumieć dosłownie.

Purchase order (PO) - zamówienie - kluczowy dokument w procesie zakupowym, służący jako oficjalna i formalna propozycja złożona przez kupującego sprzedawcy, wskazująca rodzaje, ilości i uzgodnione ceny produktów lub usług. Jest używany do kontrolowania zakupu produktów i usług od zewnętrznych dostawców i odgrywa istotną rolę w kontrolowaniu zakupów biznesowych.
Kluczowe aspekty zamówienia zakupowego:

1. Autoryzacja zakupu: PO służy jako narzędzie autoryzacji, sygnalizując, że dział zakupów zatwierdził zakup i że środki mogą być na niego przeznaczone.
2. Szczegóły zamówienia: zawiera szczegółowe informacje o kupowanych towarach lub usługach, takie jak opisy, ilości, uzgodnione ceny i daty dostawy.
3. Warunki ogólne: PO zwykle określa standardowe warunki zakupu, które mogą obejmować terminy płatności, instrukcje dostawy i inne warunki prawne.
4. Śledzenie i ewidencja: każde PO ma unikalny numer identyfikacyjny ułatwiający śledzenie i odniesienie, co jest kluczowe dla celów księgowych i audytu.
5. Umowa wiążąca: po zaakceptowaniu PO przez sprzedawcę staje się ono prawnie wiążącą umową między kupującym a sprzedawcą, chyba że warunki i postanowienia stanowią inaczej.
6. Ułatwia komunikację: zapewnia jasną komunikację między kupującym a sprzedawcą odnośnie tego, czego oczekuje się w transakcji, pomagając unikać nieporozumień.
7. Kontrola budżetu: PO pomaga w zarządzaniu budżetem poprzez dokumentowanie zobowiązań i stanowiąc podstawę do prognozowania przepływów pieniężnych.

Proces zamówienia zakupowego zwykle obejmuje następujące kroki:

• Tworzenie i zatwierdzanie: kupujący tworzy PO i wysyła je do wewnętrznej akceptacji w swojej organizacji.
• Wystawienie: po zatwierdzeniu PO jest wystawiane sprzedawcy.
• Akceptacja: sprzedawca przegląda PO i, jeśli jest akceptowalne, potwierdza je, co tworzy umowę.
• Realizacja: sprzedawca przygotowuje i wysyła towar lub świadczy usługę zgodnie ze specyfikacją PO.
• Odbiór i kontrola: kupujący odbiera i sprawdza towar lub usługę, upewniając się, że spełnia wymagania określone w PO.
• Faktura i płatność: sprzedawca wysyła fakturę, która jest porównywana z PO i notą odbioru towaru pod kątem dokładności, a następnie przetwarzana jest płatność.

Zrozumienie i efektywne zarządzanie procesem zamówienia zakupowego jest niezbędne dla zapewnienia efektywnej operacji zakupowej, kontrolowania wydatków i utrzymania silnych relacji z dostawcami.

Purchase price variance (PPV) - odchylenie ceny zakupu (PPV) - finansowy wskaźnik używany w zarządzaniu kosztami i kontroli budżetu, który mierzy różnicę między rzeczywistym kosztem zakupionego towaru lub materiału a jego zaplanowanym lub standardowym kosztem. PPV jest kluczowe w ocenie efektywności zakupów i zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie.
Kalkulacja PPV:
PPV = (Rzeczywista Cena Jednostkowa − Standardowa Cena Jednostkowa) × Ilość Zakupionego Towaru

• Rzeczywista Cena Jednostkowa to cena, po której faktycznie zakupiono towar.
• Standardowa Cena Jednostkowa to cena, która była planowana lub szacowana w budżecie.

Aspekty PPV:

1. Analiza wydajności zakupów: PPV pozwala ocenić, jak dobrze dział zakupów negocjuje ceny i zarządza kosztami.
2. Wpływ na marżę: duża pozytywna PPV (gdy rzeczywisty koszt jest niższy niż planowany) może zwiększyć marżę zysku, podczas gdy negatywna PPV (gdy rzeczywisty koszt jest wyższy) może ją zmniejszyć.
3. Wskaźnik zarządzania ryzykiem: PPV pomaga identyfikować obszary, gdzie firma może być narażona na zmienność cen rynkowych.
4. Planowanie budżetowe: informacje o PPV są wykorzystywane do lepszego planowania budżetowego i prognozowania w przyszłości.
5. Decyzje strategiczne: na podstawie PPV firma może podejmować decyzje dotyczące zmian w strategii zakupowej, negocjacjach z dostawcami, czy poszukiwaniu alternatywnych źródeł zaopatrzenia.

Jest to ważne narzędzie w analizie finansowej, które pomaga w ocenie skuteczności zarządzania kosztami zakupów i może wskazywać na potrzebę optymalizacji procesów zakupowych.

Purchase request - zapotrzebowanie na zakup - wewnętrzny dokument używany przez zespół lub dział w celu uzyskania zgody na zakup towarów lub usług, gdy zostanie zidentyfikowana taka potrzeba. Dokument ten służy jako formalny sposób komunikacji wewnątrz organizacji, wskazujący na konieczność dokonania zakupu.
Kluczowe aspekty zapotrzebowania na zakup:

1. Identyfikacja potrzeby: zapotrzebowanie jest zwykle inicjowane, gdy pracownik lub dział zauważy konkretną potrzebę, która może być zaspokojona poprzez zakup.
2. Szczegółowe informacje: dokument zawiera szczegółowe informacje o potrzebnych produktach lub usługach, w tym ich specyfikację, ilość, a czasami szacunkowe koszty.
3. Proces aprobacji: Zapotrzebowanie na zakup jest przesyłane do odpowiednich osób lub działów do zatwierdzenia, na przykład do działu zakupów lub do osób odpowiedzialnych za budżet.
4. Podstawa do dalszych działań: po zatwierdzeniu zapotrzebowania, dział zakupów może przejść do procesu pozyskiwania ofert od dostawców lub bezpośrednio do złożenia zamówienia.
5. Kontrola budżetu i wydatków: zapotrzebowanie na zakup pomaga w monitorowaniu i kontrolowaniu wydatków, zapewniając, że zakupy są zgodne z budżetem i potrzebami biznesowymi.

Zapotrzebowanie na zakup różni się od "rekwizycji" (requisition), która jest bardziej szczegółowym dokumentem, często służącym jako bezpośrednia podstawa do złożenia zamówienia zakupowego. Rekwizycja jest zwykle następnym krokiem po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup i może zawierać bardziej szczegółowe informacje, w tym wybrane źródło zakupu, konkretne warunki i ustalone ceny.