SŁOWNIK ZAKUPOWY

OPEX – operating expenses - wydatki operacyjne - koszty związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa. W skład OPEX wchodzą koszty surowców, materiałów eksploatacyjnych i zaopatrzenia, koszty personelu, amortyzacja oraz inne wydatki operacyjne. OPEX jest istotną częścią rachunku zysków i strat firmy.
Kluczowe elementy wydatków operacyjnych (OPEX):

1. Koszty surowców i materiałów: koszty zakupu surowców, materiałów potrzebnych do produkcji lub świadczenia usług.
2. Koszty personelu: wynagrodzenia, świadczenia pracownicze, ubezpieczenia społeczne i inne koszty związane z zatrudnieniem pracowników.
3. Amortyzacja: odpis amortyzacyjny odnoszący się do stopniowego zużycia środków trwałych używanych w działalności operacyjnej.
4. Inne wydatki operacyjne: koszty takie jak czynsz, koszty utrzymania, opłaty za usługi, koszty marketingowe, i inne bieżące wydatki związane z prowadzeniem działalności.

Zarządzanie OPEX jest kluczowe dla efektywności operacyjnej i rentowności firmy. Kontrola wydatków operacyjnych pozwala na optymalizację kosztów, co może prowadzić do zwiększenia zyskowności. Ponadto, właściwe zarządzanie OPEX może mieć wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa i jego zdolność do konkurowania na rynku.

Order - zamówienie - pisemny dokument zakupu, zawierający instrukcje, wydawany dostawcy w celu udostępnienia materiałów i/lub usług po określonej cenie i czasie.

Order point control (OPC) - system kontroli punktu zamówienia - metoda kontroli zapasów, która polega na zdefiniowaniu minimalnego poziomu zapasów, który, gdy zostanie osiągnięty, uruchamia działanie zakupowe polegające na ponownym zamówieniu. Jest to podstawowa technika zarządzania zapasami, stosowana w celu zapewnienia ciągłości dostaw i minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem nadmiernych zapasów.
Kluczowe aspekty kontroli punktu zamówienia:

1. Ustalenie minimalnego poziomu zapasów: określenie ilości zapasów, przy której należy zainicjować kolejne zamówienie. Poziom ten jest ustalany w oparciu o przewidywany popyt i czas dostawy.
2. Monitorowanie zapasów: Regularne śledzenie poziomu zapasów w magazynie, aby upewnić się, że nie spadają one poniżej ustalonego minimalnego poziomu.
3. Automatyczne działania zakupowe: gdy poziom zapasów osiąga zdefiniowany punkt zamówienia, automatycznie inicjowane jest działanie zakupowe, na przykład przez system zarządzania zapasami.
4. Zapobieganie brakom: system ten pomaga w zapobieganiu sytuacjom, w których brakuje towarów, co mogłoby prowadzić do przerw w produkcji lub utraty sprzedaży.
5. Optymalizacja kosztów zapasów: kontrola punktu zamówienia pozwala na zrównoważenie kosztów związanych z utrzymaniem zapasów i ryzykiem braku zapasów, minimalizując jednocześnie koszty całkowite.

Kontrola punktu zamówienia jest często wykorzystywana w połączeniu z innymi metodami kontroli zapasów, takimi jak analiza ABC, w celu dalszej optymalizacji zarządzania zapasami. Jest to kluczowe narzędzie w zarządzaniu łańcuchem dostaw, zwłaszcza w środowiskach, gdzie ważna jest szybka reakcja na zmieniający się popyt i warunki rynkowe.

Order to cash (O2C) - uporządkowany przepływ pracy służący do zarządzania i realizacji zamówień klientów. Proces O2C często przybiera formę cyklu, gdyż tworzy się relacje z klientami, którzy składają powtarzające się zamówienia. Cykl ten rozpoczyna się, gdy zamówienie jest wysyłane, a kończy się, gdy płatność jest otrzymana. Podczas gdy model Procure to Pay (P2P) obejmuje wszystkie procesy biznesowe związane z zakupem od dostawców, metoda O2C składa się ze wszystkich procesów biznesowych zaangażowanych w sprzedaż.
Kluczowe etapy procesu O2C:

1. Przyjęcie zamówienia: proces rozpoczyna się, gdy firma otrzymuje zamówienie od klienta.
2. Zarządzanie zamówieniem: zamówienie jest przetwarzane i weryfikowane pod kątem dostępności produktu oraz terminów dostawy.
3. Realizacja zamówienia: obejmuje produkcję, pakowanie, i wysyłkę zamówionego towaru.
4. Dostawa: towar jest dostarczany do klienta zgodnie z warunkami zamówienia.
5. Fakturowanie: wystawienie i wysłanie faktury do klienta za dostarczone produkty lub usługi.
6. Zarządzanie wierzytelnościami: monitorowanie płatności i zarządzanie należnościami od klientów.
7. Otrzymanie płatności: proces kończy się, gdy płatność od klienta jest otrzymana.

Proces O2C jest kluczowy dla efektywności działalności przedsiębiorstwa, ponieważ wpływa na przepływ gotówki, satysfakcję klientów i ogólną wydajność operacyjną firmy. Optymalizacja procesu O2C może prowadzić do szybszego obiegu gotówki, zwiększenia efektywności operacyjnej i poprawy relacji z klientami. W nowoczesnych przedsiębiorstwach często stosuje się zaawansowane systemy informatyczne do zarządzania i automatyzacji procesu O2C, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie zamówień i płatności.

Ordering costs - koszty zamówienia - wszystkie wydatki związane z procesem składania i zarządzania zamówieniem na produkty lub usługi. Te koszty mogą obejmować różnorodne aspekty procesu zakupowego i są ważnym elementem w kalkulacji całkowitych kosztów zakupu w zarządzaniu łańcuchem dostaw.
Kluczowe elementy kosztów zamówienia:

1. Koszty administracyjne: wydatki na pracę administracyjną związaną z przygotowaniem i przetwarzaniem zamówienia, takie jak czas pracy personelu zajmującego się zakupami.
2. Koszty komunikacji: koszty związane z komunikacją z dostawcami, w tym rozmowy telefoniczne, korespondencja e-mailowa i inne formy komunikacji.
3. Koszty przetwarzania: koszty związane z przetwarzaniem zamówienia w systemach informatycznych, w tym koszty oprogramowania i sprzętu komputerowego.
4. Koszty negocjacji i finalizacji umowy: czas i zasoby wykorzystane do negocjacji warunków z dostawcami, w tym koszty prawne, jeśli są konieczne.
5. Koszty kontroli jakości: inspekcja i kontrola jakości produktów lub usług po otrzymaniu zamówienia.
6. Koszty transportu i logistyki: koszty organizacji transportu i logistyki dla dostarczenia zamówionych towarów, jeśli są one wliczane w proces zamówienia.

Koszty zamówienia są szczególnie ważne w kontekście gospodarki zapasami i analizy kosztów całkowitych. Efektywne zarządzanie kosztami zamówienia może prowadzić do znaczących oszczędności w organizacji. Firmy często dążą do optymalizacji tych kosztów poprzez automatyzację procesów zamówień, negocjacje z dostawcami, czy konsolidację zamówień w celu zmniejszenia częstotliwości składania zamówień. Polecamy również nasz artykuł na temat kosztów działu zakupów KOSZT PO – ILE KOSZTUJE WYDAWANIE PIENIĘDZY?

Original equipment manufacturer (OEM) - producent oryginalnego wyposażenia - firma, która produkuje komponenty lub produkty, ale zwykle nie sprzedaje ich bezpośrednio na rynku detalicznym. Zamiast tego, OEM dostarcza swoje oryginalne części do innych firm, które wykorzystują je w dalszej produkcji lub montażu swoich własnych wyrobów. Często produkty OEM są wbudowywane w końcowe produkty sprzedawane pod marką innego przedsiębiorstwa.
Kluczowe aspekty działalności OEM:

1. Produkcja komponentów: OEM specjalizuje się w produkcji konkretnych części lub składników, które są następnie wykorzystywane w produktach końcowych innych firm.
2. Współpraca B2B: głównymi klientami OEM są inne przedsiębiorstwa (B2B - Business to Business), a nie indywidualni konsumenci detaliczni.
3. Integracja z produktami klientów: produkty OEM są zazwyczaj integralną częścią większych systemów lub produktów końcowych, takich jak samochody, komputery, czy sprzęt AGD.
4. Współpraca z markami: często produkty OEM są sprzedawane pod marką firmy nabywającej, a nie pod własną marką producenta OEM.
5. Wyjątki w niektórych branżach: w niektórych branżach, jak np. w przemyśle motoryzacyjnym, firmy takie jak Daimler, BMW, czy Tesla są nazywane OEM, ponieważ produkują zarówno oryginalne części, jak i końcowe produkty sprzedawane pod własną marką.

Rola OEM jest kluczowa w wielu sektorach przemysłu, ponieważ umożliwiają one producentom końcowym skupienie się na projektowaniu i montażu końcowych produktów, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości i specjalizacji komponentów. Współpraca z renomowanymi OEM zapewnia dostęp do zaawansowanej technologii, innowacji oraz umożliwia optymalizację kosztów produkcji.

OTIF – on time in full - OTIF / DIFOT , czyli dostawa pełna i terminowa. OTIF  łączy kompletność dostawy i terminowość dostawy w wielowymiarowy miernik wydajności dostawcy. Zgodność ilościowa oznacza, że zrealizowane zamówienie zawiera dokładnie taką liczbę sztuk towaru jaka została zamówiona. Miało być 100 i dostarczono 100.  Istotne jest uwzględnienie ewentualnych defektów bądź błędów jakościowych w dostarczonym produkcie. Według tego trendu defekty powinny pomniejszać wielkość realizacji zamówienia, czyli we wskaźniku liczą się nie fizyczne sztuki dostarczonego towaru, a sztuki poprawne pod kątem jakości. Przykład: Firma produkcyjna otrzymuje zlecenie zamówienia na 500 jednostek, które należy dostarczyć w ciągu 10 dni. Jednak może wysłać jedynie 490, z których 50 nie jest kompletnych. Firma dostarczy zatem 490 zamówień on time, ale jedynie 440 z nich spełnia zmienną in full (440 / 500) x 100 = 88%

OTS – off the shelf - to termin używany do opisania produktów lub usług, które są standaryzowane i nie podlegają modyfikacjom. Produkty lub usługi OTS są zaprojektowane do spełnienia ogólnych wymagań i są dostępne do natychmiastowego użycia bez konieczności dokonywania zmian czy dostosowań.
Charakterystyczne cechy produktów OTS:

1. Uniwersalność: są one zaprojektowane tak, aby pasowały do szerokiej gamy potrzeb i wymagań, nie koncentrując się na specyficznych wymaganiach pojedynczego użytkownika czy firmy.
2. Gotowość do użycia: produkty OTS mogą być natychmiast użyte po zakupie, bez konieczności dalszego rozwoju czy znaczących zmian.
3. Standardyzacja: są to produkty lub usługi produkowane masowo, zgodnie ze standardowymi specyfikacjami.
4. Koszt efektywność: zazwyczaj są tańsze w porównaniu do rozwiązań niestandardowych, ponieważ koszty rozwoju i produkcji są rozłożone na większą liczbę jednostek.

Przykładem produktów OTS mogą być standardowe pakiety oprogramowania, urządzenia elektroniczne, narzędzia, a nawet niektóre rodzaje ubrań. Produkty OTS są powszechnie stosowane w wielu branżach ze względu na ich dostępność, prostotę wdrożenia i niższe koszty początkowe w porównaniu z produktami niestandardowymi czy rozwiązaniami na zamówienie.

Outcomes based procurement - zakupy oparte na wynikach, to strategia zakupowa, która definiuje potrzeby klienta i zachęca dostawców do znajdowania innowacyjnych sposobów ich spełnienia. W tym podejściu, nacisk kładziony jest nie na specyfikację dokładnych cech produktu czy usługi, ale na oczekiwane rezultaty, które te produkty czy usługi mają przynieść.
Kluczowe aspekty zakupów opartych na wynikach:

1. Definiowanie celów: zakupy oparte na wynikach zaczynają się od określenia oczekiwanych rezultatów, czyli konkretnych korzyści, jakie klient chce osiągnąć.
2. Zachęta do innowacji: Dostawcy są zachęcani do wykorzystywania swojej wiedzy i kreatywności w celu zaproponowania najbardziej efektywnych rozwiązań, które sprostają tym celom.
3. Elastyczność: taki model umożliwia dostawcom większą elastyczność w sposobie realizacji wymagań, co często prowadzi do lepszej optymalizacji procesów i innowacyjnych rozwiązań.
4. Wyniki, a nie procesy: zamiast koncentrować się na szczegółowych specyfikacjach technicznych, zakupy oparte na wynikach skupiają się na efektywności i skuteczności końcowych rezultatów.
5. Współpraca i partnerstwo: wymaga bliższej współpracy pomiędzy klientem a dostawcą, gdzie obie strony pracują razem nad osiągnięciem pożądanych wyników.

Strategia ta jest często stosowana w sektorach, gdzie innowacje i dostosowanie do indywidualnych potrzeb klienta są kluczowe, takich jak technologia, usługi zdrowotne, czy budownictwo. Zakupy oparte na wynikach pomagają w realizacji bardziej złożonych i spersonalizowanych projektów, zapewniając jednocześnie, że finalny produkt czy usługa spełniają faktyczne potrzeby klienta.

Outsourcing - zewnętrzne zlecanie usług, to proces, w którym firma decyduje się na korzystanie z usług lub produktów dostarczanych przez zewnętrzne podmioty zamiast wykonywać je samodzielnie. Głównym motywem do outsourcingu jest często oszczędność kosztów. Firm może decydować się na outsourcing w sytuacji, gdy uznają, że zakup towarów od zewnętrznego źródła jest bardziej opłacalny niż ich wytwarzanie we własnym zakresie. Przykładowo, duża sieć handlowa może zdecydować się na zakup odzieży z Chin zamiast produkować ją w swoich fabrykach w Ameryce Północnej. Takie działanie może wynikać z niższych kosztów produkcji w Chinach, co pozwala na osiągnięcie korzystniejszych cen zakupu, a tym samym zwiększenie marży zysku. Outsourcing może obejmować różne aspekty działalności firmy, w tym produkcję, usługi IT, obsługę klienta, logistykę, usługi księgowe i inne.
Kluczowe korzyści z outsourcingu to:

1. Redukcja kosztów: oszczędności wynikające z niższych kosztów pracy, produkcji, lub eksploatacji w krajach o korzystniejszej strukturze kosztów.
2. Skupienie na kluczowych kompetencjach: możliwość skoncentrowania się na głównych obszarach działalności firmy, powierzając zadania pomocnicze specjalistycznym firmom zewnętrznym.
3. Elastyczność i skalowalność: outsourcing pozwala na elastyczne dostosowywanie poziomu usług do aktualnych potrzeb firmy, co jest szczególnie ważne w dynamicznie zmieniających się warunkach rynkowych.
4. Dostęp do wiedzy i technologii: korzystanie z zasobów, doświadczenia i nowoczesnych technologii, które mogą oferować specjalistyczne firmy zewnętrzne.

Jednak outsourcing wiąże się również z pewnymi ryzykami, takimi jak utrata kontroli nad niektórymi procesami, zależność od dostawców zewnętrznych, czy kwestie związane z jakością i terminowością dostaw. Ważne jest zatem staranne rozważenie zalet i wad tej strategii w kontekście konkretnych potrzeb i celów firmy.

Overhead costs - koszty ogólne - to wydatki, które są niezbędne do prowadzenia działalności biznesowej, ale nie są bezpośrednio związane z konkretnym produktem lub usługą oferowaną przez firmę. Są to koszty, które nie mogą być łatwo przypisane do konkretnego produktu, projektu czy działalności, ale są niezbędne do utrzymania ogólnej funkcjonalności i struktury przedsiębiorstwa. Koszty ogólne dzielą się na dwie główne kategorie:

• Koszty stałe: są to wydatki, które pozostają niezmienne niezależnie od poziomu produkcji lub sprzedaży. Do kosztów stałych zaliczają się na przykład czynsz za wynajem biura, pensje pracowników administracyjnych, ubezpieczenia, amortyzacja sprzętu i opłaty licencyjne.
• Koszty zmienne: to koszty, które mogą się zmieniać w zależności od poziomu działalności biznesowej, ale nadal nie są bezpośrednio związane z produkcją konkretnego towaru czy usługi. Przykładami mogą być koszty mediów, materiałów biurowych, utrzymania i napraw.
• Koszty ogólne: są ważnym elementem w analizie finansowej przedsiębiorstwa, ponieważ mają wpływ na ogólną rentowność i efektywność operacyjną. Zarządzanie tymi kosztami jest kluczowe dla utrzymania zdrowej równowagi finansowej firmy. Przedsiębiorstwa często starają się minimalizować koszty ogólne, aby zwiększyć swoją konkurencyjność i rentowność.

Overspecified - nadmierne specyfikowanie - odnosi się do sytuacji, w której w procesie projektowania lub analizy uwzględnia się zmienne nieistotne (niezależne), które nie mają wpływu na zmienną zależną. Celem jest uniknięcie niepotrzebnego nadmiernego specyfikowania podczas rozwoju produktu, na przykład w tworzeniu oprogramowania. W kontekście projektowania oprogramowania, nadmierne specyfikowanie może objawiać się na różne sposoby:

1. Zbyt szczegółowe wymagania: uwzględnienie zbyt wielu szczegółowych funkcji lub wymagań, które nie przyczyniają się do głównych celów aplikacji.
2. Złożoność kodu: tworzenie skomplikowanego kodu, który zawiera funkcje lub moduły, które nie są potrzebne do realizacji głównych funkcji aplikacji.
3. Niepotrzebne funkcjonalności: dodawanie funkcjonalności, które nie przynoszą wartości dla użytkownika końcowego, a jedynie zwiększają złożoność systemu.
4. Brak skupienia na użytkowniku końcowym: projektowanie z myślą o możliwościach technicznych, a nie o potrzebach i preferencjach użytkowników.

Unikanie nadmiernego specyfikowania jest ważne, ponieważ może prowadzić do zwiększenia kosztów, wydłużenia czasu rozwoju, komplikowania obsługi i utrzymania produktu, a także obniżenia jego użyteczności. W projektowaniu oprogramowania, najlepszą praktyką jest skupienie się na kluczowych wymaganiach i funkcjach, które bezpośrednio przyczyniają się do realizacji celów aplikacji i zaspokajają potrzeby użytkowników.