SŁOWNIK ZAKUPOWY

Purchase request - zapotrzebowanie na zakup - wewnętrzny dokument używany przez zespół lub dział w celu uzyskania zgody na zakup towarów lub usług, gdy zostanie zidentyfikowana taka potrzeba. Dokument ten służy jako formalny sposób komunikacji wewnątrz organizacji, wskazujący na konieczność dokonania zakupu.
Kluczowe aspekty zapotrzebowania na zakup:

1. Identyfikacja potrzeby: zapotrzebowanie jest zwykle inicjowane, gdy pracownik lub dział zauważy konkretną potrzebę, która może być zaspokojona poprzez zakup.
2. Szczegółowe informacje: dokument zawiera szczegółowe informacje o potrzebnych produktach lub usługach, w tym ich specyfikację, ilość, a czasami szacunkowe koszty.
3. Proces aprobacji: Zapotrzebowanie na zakup jest przesyłane do odpowiednich osób lub działów do zatwierdzenia, na przykład do działu zakupów lub do osób odpowiedzialnych za budżet.
4. Podstawa do dalszych działań: po zatwierdzeniu zapotrzebowania, dział zakupów może przejść do procesu pozyskiwania ofert od dostawców lub bezpośrednio do złożenia zamówienia.
5. Kontrola budżetu i wydatków: zapotrzebowanie na zakup pomaga w monitorowaniu i kontrolowaniu wydatków, zapewniając, że zakupy są zgodne z budżetem i potrzebami biznesowymi.

Zapotrzebowanie na zakup różni się od "rekwizycji" (requisition), która jest bardziej szczegółowym dokumentem, często służącym jako bezpośrednia podstawa do złożenia zamówienia zakupowego. Rekwizycja jest zwykle następnym krokiem po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup i może zawierać bardziej szczegółowe informacje, w tym wybrane źródło zakupu, konkretne warunki i ustalone ceny.