SŁOWNIK ZAKUPOWY

Solicitation - nagabywanie - nachalne reklamy, prospekty publikowane, wysyłana przez wielu potencjalnych dostawców/sprzedawców zapraszających do składania zamówień na towary lub usługi.

Source to pay (S2P) - od wyszukania do zapłaty - proces obejmuje pozyskiwanie, wyszukiwanie, negocjacje i kontraktowanie dostawców towarów i usług w zamian za zapłatę. S2P obejmuje analizę zapotrzebowania, zaopatrzenie, składanie ofert, tworzenie zespołu, podejmowanie decyzji, podpisywanie umów, przejście od zamówienia do płatności i fakturowanie.

Specyfikacja warunków zamówienia - (SWZ) to dokument zawierający szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia, które zamawiający określa w celu umożliwienia wykonawcom złożenia oferty. SWZ określa wymagania dotyczące jakości, ilości, terminów realizacji, sposobu płatności, gwarancji, badań i dokumentacji.

Spend analysis - analiza wydatków - analiza wydatków to aktywny przegląd wydatków na zakupy w celu ich zrozumienia, określenia trendów, obniżenia kosztów, zwiększenia wydajności lub poprawy relacji z dostawcami. W zaopatrzeniu analiza wydatków odnosi się do systematycznego gromadzenia, oczyszczania, klasyfikacji i analizy informacji o wydatkach za pomocą dedykowanych arkuszy, oprogramowania lub projektów Spend Cube.

Spend cube - metoda analizy wydatków - co się kupuje? (grupa produktów), gdzie powstały koszty? (centrum kosztów), od kogo dokonywany jest zakup? (dostawcy). Etapy tworzenia analizy wydatków obejmują gromadzenie danych, konsolidację i konwersję danych, klasyfikację dostawców i wydatków oraz końcową ocenę danych i tworzenie niestandardowych raportów.

Spend leakage - wydatki poza kontrolą zakupów - wydatki do dostawców, których nie ma na liście zatwierdzonych dostawców i są poza kontrolą działu zakupów.

Spend threshold - próg wydatków - w systemie zdecentralizowanym próg wydatków to próg pieniężny, powyżej którego dział zakupów będzie brał udział w podejmowaniu decyzji o zakupie lub będą wymagane zgody lub opiniowanie dodatkowych osób w organizacji.

Spot purchase - zakup spot - akt zakupu na rynku kasowym (tj. po cenach obowiązujących w dniu zakupu) w celu szybkiej dostawy, w przeciwieństwie do zakupu terminowego dokonywanego teraz z myślą o przyszłej dostawie po cenach kontraktów futures.

Statement of work - deklaracja prac - opis usług, które mają być świadczone w okresie obowiązywania umowy (okresu projektu), taki jak ilości, usługi, rezultaty.

STEEP - to analiza podobna do PESTEL, również służąca do oceny makrootoczenia organizacji, ale opiera się na pięciu głównych kategoriach czynników wpływających na działalność firmy. Skrót STEEP oznacza:

1. S (Social) – Czynniki społeczne Związane z demografią, kulturą, stylami życia, wartościami społecznymi, preferencjami konsumentów, edukacją czy świadomością ekologiczną. Przykłady: zmiany w trendach konsumpcyjnych, starzenie się społeczeństwa.
2. T (Technological) – Czynniki technologiczne Dotyczą innowacji, postępu technologicznego, cyfryzacji, automatyzacji i badań naukowych. Obejmuje wpływ nowych technologii na produkty, procesy i modele biznesowe. Przykłady: rozwój sztucznej inteligencji, blockchain.
3. E (Economic) – Czynniki ekonomiczne Obejmują kondycję gospodarki, takie jak inflacja, stopy procentowe, PKB, bezrobocie, dochody ludności czy kursy walut. Te czynniki wpływają na rynek i możliwości finansowe przedsiębiorstw. Przykłady: recesja, wzrost gospodarczy.
4. E (Environmental) – Czynniki środowiskowe Związane z ochroną środowiska, zmianami klimatycznymi, zrównoważonym rozwojem i dostępnością surowców. Współczesne firmy muszą dostosowywać się do wymagań ekologicznych i społecznych związanych z ochroną planety. Przykłady: ograniczenia emisji, polityka „zero waste”.
5. P (Political) – Czynniki polityczne Obejmują regulacje, politykę rządową, stabilność polityczną, przepisy podatkowe, handel międzynarodowy i prawo pracy. Przykłady: zmiany w polityce handlowej, sankcje międzynarodowe.

Różnice między STEEP a PESTEL

• Zakres analizy: STEEP jest prostszy i obejmuje mniej czynników w porównaniu z PESTEL, który dodaje jeszcze aspekty prawne (Legal) i polityczne jako oddzielne kategorie.
• Fokus: STEEP często stosuje się, gdy analiza wymaga szybkiego spojrzenia na kluczowe obszary, szczególnie w kontekście społeczno-ekonomicznym i technologicznym.

Zastosowanie STEEP

Analiza STEEP pomaga w:

• Identyfikacji szans i zagrożeń związanych z otoczeniem makroekonomicznym.
• Przygotowywaniu strategii zgodnych z trendami i zmianami w otoczeniu.
• Ocenie ryzyka oraz przygotowaniu działań zapobiegawczych.

Przykład: Firma produkująca samochody elektryczne może skupić się na:

• Wzroście świadomości ekologicznej konsumentów (S),
• Szybkim postępie w technologii baterii (T),
• Regulacjach wspierających ekologiczne rozwiązania (P),
• Dostępności surowców, takich jak lit (E).

STEEP i PESTEL są często wykorzystywane zamiennie, zależnie od potrzeb analizy.

Stock keeping unit (SKU) - jednostka magazynowa (SKU) - jednostka przechowywania - produktowi przypisany jest indywidualny numer rejestracyjny umożliwiający identyfikację i śledzenie.

Strategic sourcing - strategiczne pozyskiwanie - "strategic sourcing" (raczej nie tłumaczy się tej nazwy na polski) to zaawansowana metoda zarządzania łańcuchem dostaw, która skupia się na kompleksowym gromadzeniu i wykorzystaniu informacji o dostawcach i sprzedawcach w celu osiągnięcia najlepszej łącznej wartości dla całego procesu łańcucha dostaw. Ta metoda różni się od tradycyjnych zakupów, ponieważ nie koncentruje się wyłącznie na najniższej cenie zakupu pojedynczego przedmiotu, lecz uwzględnia koszty i wartości całego procesu.
Kluczowe aspekty strategicznego pozyskiwania:

1. Analiza rynku: strategiczne pozyskiwanie wymaga stałej analizy rynku, aby zrozumieć aktualne trendy, ceny i dostępność materiałów lub usług.
2. Ocena dostawców: obejmuje ciągłą ocenę wydajności i cen dostawców, co pozwala na identyfikację najlepszych źródeł dostaw.
3. Skupienie na całkowitym koszcie pozyskania (TCO): w przeciwieństwie do tradycyjnych metod, które skupiają się na cenie zakupu, strategiczne pozyskiwanie uwzględnia wszystkie koszty związane z zakupem, włączając koszty logistyki, magazynowania, utrzymania i ryzyka.
4. Długoterminowe relacje z dostawcami: budowanie długoterminowych relacji z dostawcami, które mogą przynieść korzyści obu stronom, takie jak lepsza jakość, innowacje i stabilność dostaw.
5. Zrównoważony łańcuch dostaw: strategiczne pozyskiwanie pomaga w tworzeniu bardziej zrównoważonego łańcucha dostaw, który jest odporny na zmiany rynkowe i inne zewnętrzne czynniki.

Korzyści z strategicznego pozyskiwania obejmują:

• Oszczędności kosztów: krótkoterminowe oszczędności kosztów dzięki lepszemu negocjowaniu cen i efektywniejszemu zarządzaniu zakupami.
• Stabilność łańcucha dostaw: długoterminowa stabilność i niezawodność łańcucha dostaw.
• Lepsze relacje z dostawcami i sprzedawcami: wzajemnie korzystne relacje, które mogą prowadzić do lepszej jakości, innowacji i wydajności.
• Zrównoważony rozwój: poprawa zrównoważenia łańcucha dostaw przez uwzględnienie kwestii środowiskowych i społecznych w procesie pozyskiwania.

Strategic sourcing jest więc podejściem, które wymaga szerokiej wiedzy rynkowej, umiejętności analizy i strategicznego myślenia, a jego skuteczne wdrożenie może znacząco przyczynić się do sukcesu przedsiębiorstwa.