SŁOWNIK ZAKUPOWY

Request for information (RFI) - prośba o informacje - to dokument wykorzystywany w procesie zakupowym, służący do zbierania ogólnych informacji od potencjalnych dostawców przed rozpoczęciem bardziej formalnych etapów procesu zakupowego, takich jak Request for Proposal (RFP) czy Request for Quotation (RFQ). RFI jest często pierwszym krokiem w procesie przetargowym lub zakupowym, szczególnie w przypadkach, gdy zakres, specyfikacje lub możliwości rynkowe nie są w pełni znane.
Kluczowe aspekty RFI:

1. Zbieranie Informacji: RFI ma na celu pozyskanie podstawowych informacji o możliwościach i kompetencjach dostawców, ich produktach, usługach, a także doświadczeniu i wiedzy.
2. Przygotowanie do RFP/RFQ: Informacje uzyskane za pomocą RFI mogą być wykorzystane do lepszego zrozumienia rynku i przygotowania bardziej szczegółowych zapytań ofertowych (RFP) lub zapytań o wycenę (RFQ).
3. Niewiążący Charakter: RFI nie jest zobowiązującym dokumentem i nie prowadzi do bezpośrednich zakupów czy zobowiązań kontraktowych.
4. Ocena Rynku: RFI pomaga w ocenie rynku i identyfikacji potencjalnych dostawców, którzy mogą spełnić wymagania projektu lub zamówienia.
5. Podstawa do Dalszej Współpracy: Na podstawie odpowiedzi na RFI firma może zdecydować, którzy dostawcy zostaną zaproszeni do składania ofert w procesie RFP lub RFQ.

RFI jest szczególnie przydatne w przypadkach, gdy projekt jest skomplikowany lub nowatorski, a firma zamawiająca chce lepiej zrozumieć dostępne na rynku rozwiązania i technologie przed podjęciem konkretnych decyzji zakupowych.

Request for proposal (RFP) - zapytanie o propozycję - to dokument używany przez organizacje do formalnego zaproszenia dostawców do składania propozycji na dostarczenie określonych towarów lub usług. RFP jest zazwyczaj używane, gdy wymagania są skomplikowane lub szczegółowe, a organizacja poszukuje kompleksowych rozwiązań. Ten proces jest kluczowym elementem w zakupach strategicznych i przetargach.
Kluczowe aspekty RFP:

1. Szczegółowe wymagania: RFP zawiera dokładne informacje na temat potrzeb i wymagań organizacji, w tym specyfikacje techniczne, oczekiwane wyniki, kryteria oceny ofert oraz warunki umowy.
2. Proces oceny: zawiera metodologię oceny ofert, kryteria selekcji i proces decyzyjny, co pozwala dostawcom zrozumieć, jak ich propozycje będą oceniane.
3. Terminy i procedury: określa terminy składania ofert, wymagania dotyczące formatu i sposobu dostarczenia propozycji, a także wszelkie wymagane dokumenty i załączniki.
4. Warunki i zapisy prawne: może zawierać szczegółowe informacje na temat warunków umowy, w tym aspekty prawne, zasady poufności, wymagania dotyczące zabezpieczeń i gwarancji.
5. Konsultacje i spotkania: często RFP przewiduje możliwość spotkań wyjaśniających lub sesji Q&A (pytań i odpowiedzi), w których dostawcy mogą uzyskać dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.
6. Skupienie na rozwiązaniu: RFP skupia się na znalezieniu najlepszego rozwiązania dla danego problemu lub potrzeby, a nie tylko na cenie. Dostawcy są zachęcani do prezentowania innowacyjnych i kreatywnych rozwiązań.

RFP jest wykorzystywane w wielu branżach i typach projektów, od IT, przez budownictwo, po usługi konsultingowe. Jest to narzędzie umożliwiające organizacjom przeprowadzenie dokładnej i sprawiedliwej oceny różnych ofert, a także wybór dostawcy, który najlepiej odpowiada ich potrzebom i celom.

Request for quotation (RFQ) - zapytanie o wycenę - to standardowy dokument biznesowy używany przez firmy do zaproszenia dostawców do składania ofert cenowych na konkretne produkty lub usługi. W przeciwieństwie do Request for Proposal (RFP), który jest bardziej złożony i skupia się na rozwiązaniach i specyfikacjach, RFQ koncentruje się głównie na cenie.
Kluczowe aspekty RFQ:

1. Skupienie na cenie: głównym celem RFQ jest uzyskanie i porównanie cen od różnych dostawców dla określonych towarów lub usług.
2. Konkretne wymagania: RFQ zwykle zawiera szczegółowe informacje o produkcie lub usłudze, w tym ilości, specyfikacji, standardów jakościowych i wymagań technicznych.
3. Proces i warunki zakupu: może zawierać informacje o oczekiwanych terminach dostawy, warunkach płatności, gwarancjach i innych warunkach transakcji.
4. Szybki i prosty proces wyboru: proces wyboru w RFQ zazwyczaj jest szybszy i prostszy niż w RFP, ponieważ decyzja często opiera się głównie na cenie.
5. Porównanie ofert: umożliwia kupującym łatwe porównanie ofert od różnych dostawców pod względem ceny i innych kluczowych warunków.
6. Wybór dostawcy: na podstawie złożonych ofert firma decyduje, którego dostawcę wybrać, biorąc pod uwagę cenę oraz zdolność do spełnienia innych określonych wymagań.

RFQ jest często stosowany w przypadkach, gdy wymagania dotyczące produktu lub usługi są dobrze zdefiniowane i łatwe do zrozumienia, a decyzja zakupowa opiera się głównie na cenie. Jest to efektywne narzędzie w zarządzaniu zakupami, zwłaszcza w sytuacjach, które wymagają szybkiego pozyskania konkurencyjnych ofert cenowych.

Request for solution (RFS) - zapytanie o rozwiązanie (RFS) to dokument używany w procesie zakupowym, który ma na celu zaproszenie dostawców do przedstawienia rozwiązań dla konkretnych potrzeb lub problemów biznesowych. RFS różni się od tradycyjnych metod zakupowych, takich jak Request for Proposal (RFP) czy Request for Quotation (RFQ), ponieważ koncentruje się bardziej na poszukiwaniu innowacyjnych i kreatywnych rozwiązań niż na specyfikacjach czy cenach.
Kluczowe aspekty RFS:

1. Skupienie na rozwiązaniu: RFS zazwyczaj zawiera opis problemu lub potrzeby biznesowej, nie ograniczając się do szczegółowych specyfikacji produktu czy usługi. Zaprasza dostawców do myślenia twórczego i proponowania kompleksowych rozwiązań.
2. Współpraca i partnerstwo: ten typ zapytania często promuje bardziej współpracujące podejście między kupującym a dostawcą, zachęcając do wspólnego rozwiązywania problemów i innowacji.
3. Ocena kreatywności i innowacyjności: ocena ofert w odpowiedzi na RFS koncentruje się na kreatywności, innowacyjności, funkcjonalności oraz ogólnej wartości proponowanych rozwiązań.
4. Długoterminowe relacje: RFS może służyć jako fundament dla budowania długoterminowych, strategicznych relacji z dostawcami, którzy wykazują zdolność do rozumienia i reagowania na zmieniające się potrzeby biznesowe.
5. Elastyczność: proces RFS często jest bardziej elastyczny i otwarty na różnorodne podejścia, co może być korzystne w szybko zmieniających się środowiskach biznesowych.

RFS jest szczególnie przydatny w sytuacjach, gdzie organizacja szuka nowatorskich rozwiązań lub gdy charakter potrzeby biznesowej jest zbyt złożony lub dynamiczny, aby efektywnie zdefiniować go w tradycyjnych terminach RFP czy RFQ.

Request for tender (RFT) - zaproszenie do przetargu - to formalny proces, w którym organizacja zaprasza dostawców do składania ofert na dostarczenie określonych towarów lub wykonanie usług. RFT jest stosowane, gdy projekt lub zakup jest na tyle znaczący, że wymaga szczegółowej i konkurencyjnej procedury wyboru dostawcy.
Kluczowe cechy RFT:

1. Formalny i konkurencyjny proces: RFT charakteryzuje się wysokim stopniem formalności i jest przeznaczone do przyciągnięcia wielu ofert od różnych dostawców w celu zapewnienia konkurencyjności.
2. Szczegółowe specyfikacje: zawiera dokładne informacje na temat wymaganych produktów lub usług, w tym szczegółowe specyfikacje techniczne, warunki wykonania oraz oczekiwania dotyczące jakości.
3. Kryteria oceny: określa kryteria, na podstawie których oceniane będą oferty, takie jak cena, jakość, doświadczenie, zdolności techniczne i finansowe oferentów.
4. Warunki kontraktowe: może zawierać złożone warunki kontraktowe, w tym zasady dotyczące płatności, terminów realizacji, gwarancji, kar umownych i wymagań związanych z ubezpieczeniem.
5. Zabezpieczenia i gwarancje: często wymaga od oferentów przedstawienia zabezpieczeń finansowych lub gwarancji wykonania kontraktu.
6. Otwarty lub zamknięty proces: RFT może być przeprowadzane jako otwarty przetarg, gdzie każdy kwalifikujący się dostawca może złożyć ofertę, lub jako przetarg zamknięty, do którego zaproszeni są tylko wybrani dostawcy.

RFT jest często wykorzystywane w sektorze publicznym oraz w dużych projektach prywatnych, gdzie istotne jest zapewnienie transparentności, uczciwości i uzyskanie najlepszej wartości za wydane środki. Proces RFT pomaga w dokładnym i sprawiedliwym wyborze dostawcy, minimalizując ryzyko i zapewniając, że zakup lub projekt zostanie zrealizowany w najbardziej efektywny sposób.

Reshoring - repatriacja produkcji - to proces, w którym firmy decydują się przenieść swoją działalność biznesową, produkcję lub usługi z powrotem do kraju, w którym pierwotnie prowadziły działalność. Ta tendencja jest odwrotnością offshoringu, czyli przenoszenia produkcji lub usług za granicę w celu obniżenia kosztów.

Residual value - wartość rezydualna - to wartość, jaką dany aktyw (na przykład maszyna, pojazd, sprzęt) ma na końcu swojego użytecznego życia. Jest to szacunkowa kwota, jaką można otrzymać za aktyw po zakończeniu jego planowanego okresu użytkowania, na przykład poprzez sprzedaż, złomowanie lub wymianę.
Ważne aspekty wartości rezydualnej:

1. Deprecjacja aktywów: wartość rezydualna jest ważnym elementem przy obliczaniu amortyzacji aktywów, co wpływa na sprawozdania finansowe przedsiębiorstwa.
2. Planowanie inwestycyjne: wartość rezydualna pomaga firmom w ocenie całkowitego kosztu posiadania aktywu, co jest istotne przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych.
3. Zarządzanie aktywami: poznając wartość rezydualną, firmy mogą lepiej zarządzać swoimi aktywami, planując wymianę sprzętu, sprzedaż czy likwidację.
4. Wycena aktywów: jest to istotna informacja dla potencjalnych nabywców i inwestorów, którzy chcą ocenić wartość aktywów firmy.
5. Polityka podatkowa: może wpływać na obciążenia podatkowe związane z posiadaniem i eksploatacją aktywów.

Wartość rezydualna może być powodowana przez różne czynniki, w tym przez zużycie fizyczne, przestarzałość technologiczną, zmiany na rynku oraz ogólne warunki gospodarcze. Jest to wartość szacunkowa i może się zmieniać w czasie.

Resource-based view (RBV) - podejście oparte na zasobach - to teoria w zarządzaniu strategicznym, która podkreśla znaczenie wewnętrznych zasobów firmy w osiąganiu przewagi konkurencyjnej. Według tej teorii, sukces firmy jest w dużej mierze zależny od wykorzystania jej unikalnych zasobów i kompetencji.
Kluczowe Elementy RBV:

1. Wartościowe zasoby: RBV zakłada, że firmy muszą posiadać zasoby, które są cenne w sensie, że mogą przyczynić się do tworzenia strategii zapewniających przewagę konkurencyjną.
2. Rzadkość zasobów: zasoby powinny być rzadkie, czyli niełatwo dostępne dla konkurencji. Im rzadszy zasób, tym większa jego wartość strategiczna.
3. Nieimitowalność: zasoby powinny być trudne do skopiowania lub naśladowania przez konkurentów. Nieimitowalność może wynikać z unikalnej historii firmy, złożonych relacji społecznych lub unikalnych kompetencji.
4. Organizacja: firma musi być zdolna do efektywnego wykorzystania i organizacji swoich zasobów. Oznacza to posiadanie odpowiednich procesów, struktur i zdolności zarządczych.

Zastosowanie RBV:

• Strategia konkurencyjna: firmy używają RBV do identyfikacji i rozwijania unikalnych zasobów i kompetencji, które mogą stanowić podstawę trwałej przewagi konkurencyjnej.
• Analiza SWOT: RBV jest często stosowana w analizie SWOT do oceny wewnętrznych mocnych stron (Strengths) i słabości (Weaknesses) organizacji.
• Innowacje i rozwój: poprzez skoncentrowanie się na unikalnych zasobach, firmy mogą innowować i rozwijać nowe produkty lub usługi, które są trudne do naśladowania przez konkurentów.

Wyzwania RBV:

• Zmiany rynkowe: zasoby, które są obecnie wartościowe, mogą stracić na znaczeniu w wyniku zmian rynkowych lub technologicznych.
• Subiektywna ocena zasobów: ocenianie, które zasoby są unikalne i jak mogą być wykorzystane do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej, może być subiektywne i trudne.

RBV stanowi ważny fundament dla rozumienia, w jaki sposób firmy mogą budować i utrzymywać swoją pozycję na rynku, koncentrując się na wewnętrznych zasobach i kompetencjach.

Responsive supply chain - elastyczny łańcuch dostaw - to model zarządzania łańcuchem dostaw zaprojektowany w celu szybkiego i efektywnego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe, popyt klientów oraz inne zewnętrzne czynniki. Taki model łańcucha dostaw charakteryzuje się wysokim stopniem adaptacyjności, elastyczności i szybkości działania.
Kluczowe cechy elastycznego łańcucha dostaw:

1. Szybka reakcja: elastyczny łańcuch dostaw jest zdolny do szybkiego reagowania na zmiany w popycie, trendy rynkowe i potrzeby klientów.
2. Elastyczność produkcji: zdolność do szybkiego dostosowywania poziomów produkcji i asortymentu produktów w odpowiedzi na zmiany rynkowe.
3. Zaawansowana analityka i prognozowanie: wykorzystanie zaawansowanych narzędzi analitycznych i technologii prognozowania do lepszego przewidywania popytu i optymalizacji zapasów.
4. Zarządzanie zapasami: efektywne zarządzanie zapasami, umożliwiające szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków bez nadmiernego gromadzenia niesprzedanych zapasów.
5. Współpraca i integracja z dostawcami: bliska współpraca z dostawcami i partnerami w łańcuchu dostaw w celu zapewnienia płynności i efektywności operacyjnej.
6. Wykorzystanie technologii: stosowanie nowoczesnych technologii, takich jak systemy zarządzania łańcuchem dostaw, Internet Rzeczy (IoT) czy sztuczna inteligencja, w celu poprawy efektywności i szybkości działania.
7. Zarządzanie ryzykiem: to rozwój strategii zarządzania ryzykiem w celu minimalizacji potencjalnych zakłóceń w łańcuchu dostaw.

Elastyczny łańcuch dostaw jest szczególnie ważny w dynamicznych branżach, takich jak moda, elektronika czy żywność, gdzie szybkość reakcji na zmiany rynkowe i preferencje klientów jest kluczowa dla sukcesu biznesowego. Adaptacyjność i reaktywność tego modelu pozwalają firmom na lepsze zaspokajanie potrzeb klientów, zwiększanie satysfakcji i lojalności klientów oraz utrzymanie konkurencyjności na rynku.

Retention of title (ROT) - zastrzeżenie prawa własności (ROT) klauzula w umowie, która oznacza, że sprzedawca zachowuje prawa własności do towarów, do czasu otrzymania pełnej zapłaty.

Return on relationship investment (RORI) - zwrot z inwestycji w relacje (RORI) - korzyści finansowe dla kupującego wynikające z nawiązania, rozwoju i utrzymania relacji kupujący – dostawca.

Reverse auction - aukcja odwrotna / odwrócona - to rodzaj aukcji, w której to dostawcy składają oferty dotyczące kwoty, jaką chcą otrzymać za konkretny towar lub usługę. W tego typu aukcji zwycięża najniższa oferta. Jest to odwrócenie tradycyjnego modelu aukcji, gdzie kupujący licytują cenę, jaką są skłonni zapłacić za towar lub usługę.
Kluczowe aspekty aukcji odwrotnej:

1. Konkurencja między dostawcami: dostawcy konkurują ze sobą, oferując coraz niższe ceny, aby zdobyć kontrakt.
2. Redukcja kosztów zakupów: jest to skuteczna metoda dla organizacji kupujących do zmniejszenia kosztów zakupów, ponieważ dostawcy są motywowani do zaoferowania najlepszej możliwej ceny.
3. Transparentność procesu: aukcje odwrotne często odbywają się za pomocą platform internetowych, co zapewnia transparentność procesu i równy dostęp dla wszystkich uczestników.
4. Czasowo ograniczona: podobnie jak w tradycyjnych aukcjach, aukcje odwrotne są czasowo ograniczone, co oznacza, że dostawcy mają określony czas na złożenie swoich ofert.
5. Skupienie na cenie: głównym kryterium wyboru dostawcy jest cena, co może być korzystne dla kupującego, ale również może rodzić pytania dotyczące jakości i innych ważnych czynników.
6. Negocjacje po aukcji: czasami po zakończeniu aukcji odwrotnej kupujący może negocjować z wybranym dostawcą dodatkowe warunki umowy.

Aukcje odwrotne są popularne w wielu branżach, szczególnie tam, gdzie produkty lub usługi są dość standardowe i łatwe do porównania, takie jak materiały biurowe, surowce czy standardowe komponenty. Są one skutecznym narzędziem do obniżania kosztów, ale wymagają od organizacji kupujących dokładnego zdefiniowania swoich wymagań i zapewnienia, że wybrana oferta spełni wszystkie niezbędne kryteria jakości i wykonania.