SŁOWNIK ZAKUPOWY

Provisional acceptance - odbiór wstępny - odbiór techniczny, z drobnymi zastrzeżeniami technicznymi lub bez, towarów i sprzętu dostarczonych lub zainstalowanych w siedzibie kupującego. Odbiór powinien być potwierdzony Świadectwem Wstępnego Odbioru. Data odbioru wstępnego może wyznaczać początek okresu gwarancji i przejście praw majątkowych od dostawcy na kupującego.

Provisioning - zaopatrzenie - proces określania zakresu i ilości pozycji (takich jak części zamienne i naprawcze, narzędzia specjalne, sprzęt testowy i sprzęt pomocniczy) wymaganych do konserwacji sprzętu przez określony okres użytkowania. Obejmuje identyfikację artykułów i uzgodnienia z dostawcą ich dostaw w razie potrzeby i/lub magazynowania, jeśli istnieją przesłanki wskazujące, że mogą nie być łatwo dostępne w razie potrzeby. Zobacz także: Specyfikacja projektu, Specyfikacja techniczna.

Puffery - "przereklamowanie" - określenie to odnosi się do przesadnych stwierdzeń na temat produktu lub usługi, których nie należy rozumieć dosłownie.

Purchase order (PO) - zamówienie - kluczowy dokument w procesie zakupowym, służący jako oficjalna i formalna propozycja złożona przez kupującego sprzedawcy, wskazująca rodzaje, ilości i uzgodnione ceny produktów lub usług. Jest używany do kontrolowania zakupu produktów i usług od zewnętrznych dostawców i odgrywa istotną rolę w kontrolowaniu zakupów biznesowych.
Kluczowe aspekty zamówienia zakupowego:

1. Autoryzacja zakupu: PO służy jako narzędzie autoryzacji, sygnalizując, że dział zakupów zatwierdził zakup i że środki mogą być na niego przeznaczone.
2. Szczegóły zamówienia: zawiera szczegółowe informacje o kupowanych towarach lub usługach, takie jak opisy, ilości, uzgodnione ceny i daty dostawy.
3. Warunki ogólne: PO zwykle określa standardowe warunki zakupu, które mogą obejmować terminy płatności, instrukcje dostawy i inne warunki prawne.
4. Śledzenie i ewidencja: każde PO ma unikalny numer identyfikacyjny ułatwiający śledzenie i odniesienie, co jest kluczowe dla celów księgowych i audytu.
5. Umowa wiążąca: po zaakceptowaniu PO przez sprzedawcę staje się ono prawnie wiążącą umową między kupującym a sprzedawcą, chyba że warunki i postanowienia stanowią inaczej.
6. Ułatwia komunikację: zapewnia jasną komunikację między kupującym a sprzedawcą odnośnie tego, czego oczekuje się w transakcji, pomagając unikać nieporozumień.
7. Kontrola budżetu: PO pomaga w zarządzaniu budżetem poprzez dokumentowanie zobowiązań i stanowiąc podstawę do prognozowania przepływów pieniężnych.

Proces zamówienia zakupowego zwykle obejmuje następujące kroki:

• Tworzenie i zatwierdzanie: kupujący tworzy PO i wysyła je do wewnętrznej akceptacji w swojej organizacji.
• Wystawienie: po zatwierdzeniu PO jest wystawiane sprzedawcy.
• Akceptacja: sprzedawca przegląda PO i, jeśli jest akceptowalne, potwierdza je, co tworzy umowę.
• Realizacja: sprzedawca przygotowuje i wysyła towar lub świadczy usługę zgodnie ze specyfikacją PO.
• Odbiór i kontrola: kupujący odbiera i sprawdza towar lub usługę, upewniając się, że spełnia wymagania określone w PO.
• Faktura i płatność: sprzedawca wysyła fakturę, która jest porównywana z PO i notą odbioru towaru pod kątem dokładności, a następnie przetwarzana jest płatność.

Zrozumienie i efektywne zarządzanie procesem zamówienia zakupowego jest niezbędne dla zapewnienia efektywnej operacji zakupowej, kontrolowania wydatków i utrzymania silnych relacji z dostawcami.

Purchase price variance (PPV) - odchylenie ceny zakupu (PPV) - finansowy wskaźnik używany w zarządzaniu kosztami i kontroli budżetu, który mierzy różnicę między rzeczywistym kosztem zakupionego towaru lub materiału a jego zaplanowanym lub standardowym kosztem. PPV jest kluczowe w ocenie efektywności zakupów i zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie.
Kalkulacja PPV:
PPV = (Rzeczywista Cena Jednostkowa − Standardowa Cena Jednostkowa) × Ilość Zakupionego Towaru

• Rzeczywista Cena Jednostkowa to cena, po której faktycznie zakupiono towar.
• Standardowa Cena Jednostkowa to cena, która była planowana lub szacowana w budżecie.

Aspekty PPV:

1. Analiza wydajności zakupów: PPV pozwala ocenić, jak dobrze dział zakupów negocjuje ceny i zarządza kosztami.
2. Wpływ na marżę: duża pozytywna PPV (gdy rzeczywisty koszt jest niższy niż planowany) może zwiększyć marżę zysku, podczas gdy negatywna PPV (gdy rzeczywisty koszt jest wyższy) może ją zmniejszyć.
3. Wskaźnik zarządzania ryzykiem: PPV pomaga identyfikować obszary, gdzie firma może być narażona na zmienność cen rynkowych.
4. Planowanie budżetowe: informacje o PPV są wykorzystywane do lepszego planowania budżetowego i prognozowania w przyszłości.
5. Decyzje strategiczne: na podstawie PPV firma może podejmować decyzje dotyczące zmian w strategii zakupowej, negocjacjach z dostawcami, czy poszukiwaniu alternatywnych źródeł zaopatrzenia.

Jest to ważne narzędzie w analizie finansowej, które pomaga w ocenie skuteczności zarządzania kosztami zakupów i może wskazywać na potrzebę optymalizacji procesów zakupowych.

Purchase request - zapotrzebowanie na zakup - wewnętrzny dokument używany przez zespół lub dział w celu uzyskania zgody na zakup towarów lub usług, gdy zostanie zidentyfikowana taka potrzeba. Dokument ten służy jako formalny sposób komunikacji wewnątrz organizacji, wskazujący na konieczność dokonania zakupu.
Kluczowe aspekty zapotrzebowania na zakup:

1. Identyfikacja potrzeby: zapotrzebowanie jest zwykle inicjowane, gdy pracownik lub dział zauważy konkretną potrzebę, która może być zaspokojona poprzez zakup.
2. Szczegółowe informacje: dokument zawiera szczegółowe informacje o potrzebnych produktach lub usługach, w tym ich specyfikację, ilość, a czasami szacunkowe koszty.
3. Proces aprobacji: Zapotrzebowanie na zakup jest przesyłane do odpowiednich osób lub działów do zatwierdzenia, na przykład do działu zakupów lub do osób odpowiedzialnych za budżet.
4. Podstawa do dalszych działań: po zatwierdzeniu zapotrzebowania, dział zakupów może przejść do procesu pozyskiwania ofert od dostawców lub bezpośrednio do złożenia zamówienia.
5. Kontrola budżetu i wydatków: zapotrzebowanie na zakup pomaga w monitorowaniu i kontrolowaniu wydatków, zapewniając, że zakupy są zgodne z budżetem i potrzebami biznesowymi.

Zapotrzebowanie na zakup różni się od "rekwizycji" (requisition), która jest bardziej szczegółowym dokumentem, często służącym jako bezpośrednia podstawa do złożenia zamówienia zakupowego. Rekwizycja jest zwykle następnym krokiem po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup i może zawierać bardziej szczegółowe informacje, w tym wybrane źródło zakupu, konkretne warunki i ustalone ceny.

Qualified bid - kwalifikowana oferta - rodzaj oferty, która jest niezbędnym elementem do zawarcia umowy. Jest to deklaracja zamiaru, która musi zostać przyjęta, aby zgodnie z prawem zobowiązań doszło do zawarcia umowy. Kwalifikowana oferta określa szczegółowo warunki, na jakich strona składająca ofertę jest gotowa zawrzeć umowę.
Elementy składowe kwalifikowanej oferty:

1. Specyfikacja produktu: dokładny opis oferowanych towarów, w tym ich rodzaj i charakterystyka.
2. Ilość towarów: liczba sztuk, jednostek, czy ilość towaru, którego oferta dotyczy.
3. Cena towarów: wyraźnie określona cena za poszczególne jednostki towaru lub za całość zamówienia.
4. Rabat: wwentualne zniżki cenowe lub warunki rabatowe, które mają zastosowanie do oferty.
5. Miejsce realizacji: lokalizacja, gdzie towar ma być dostarczony lub usługa wykonana.
6. Termin dostawy: określenie czasu, w jakim towar zostanie dostarczony lub usługa zostanie wykonana.
7. Warunki płatności: zasady dotyczące sposobu i terminu płatności za towar lub usługę.

Kwalifikowana oferta jest zwykle wiążąca i stanowi formalne zobowiązanie do zawarcia umowy pod warunkiem jej zaakceptowania przez drugą stronę. Jest ona podstawowym elementem w negocjacjach handlowych i procesach przetargowych, pozwalając obu stronom na jasne zrozumienie warunków, na których mogą wejść w relację kontraktową. W prawie handlowym, przyjęcie kwalifikowanej oferty prowadzi do zawarcia umowy, zobowiązując obie strony do jej realizacji zgodnie z określonymi warunkami.

Quality - jakość - termin obejmujący każdą cechę, właściwość i/lub działanie produktu lub usługi, które można ocenić w celu ustalenia, czy produkt lub usługa spełnia określone wymagania.

Quality assurance - zapewnienie jakości - planowany i systematyczny schemat wszystkich działań niezbędnych do zapewnienia odpowiedniej pewności, że produkt lub usługi będą działać zadowalająco. Może polegać na tym, że kupujący upewnia się, że system kontroli jakości ustanowiony przez dostawcę jest zadowalający, poprzez jego sprawdzenie lub ocenę. Alternatywnie, kupujący lub jego agent może przeprowadzić kontrolę produktu w procesie produkcji lub na etapie przed wysyłką, monitorując realizację usług poprzez weryfikację wyników.

Quality certification system - system certyfikacji jakości - system ustanowiony przez kraje eksportujące na mocy prawa lub praktyki w celu certyfikacji specyfikacji. Importer musi określić niezależność i wykazać wiarygodność instytucji kontrolujących i certyfikujących działających w ramach takich systemów, którymi mogą być departamenty rządowe lub organy sektora prywatnego.

Quality control - kontrola jakości - systematyczne monitorowanie wszystkich czynników wpływających na jakość produktu i proces produkcji. Jest to niezbędne do określenia własnych standardów jakościowych oraz uzgodnienia z dostawcami lub usługodawcami stopnia spełnienia tych standardów pod względem procesów, użytych materiałów, serwisu itp. Kontrola jakości jest zazwyczaj przeprowadzana poprzez losowe sprawdzenia (kontrole doraźne).
Kluczowe aspekty kontroli jakości:

1. Definiowanie standardów jakości: ustalenie konkretnych, mierzalnych kryteriów i wymagań jakościowych, które produkty lub usługi muszą spełniać.
2. Ocena procesów produkcyjnych: monitorowanie i analiza procesów produkcyjnych w celu zapewnienia, że są one przeprowadzane w sposób zapewniający oczekiwaną jakość.
3. Testowanie i inspekcja: przeprowadzanie testów i inspekcji produktów, aby upewnić się, że spełniają one ustalone standardy jakości.
4. Współpraca z dostawcami: praca z dostawcami i usługodawcami w celu zapewnienia, że dostarczane materiały, komponenty lub usługi spełniają wymagane standardy jakości.
5. Zapobieganie wadom: identyfikacja i eliminowanie źródeł potencjalnych wad w produktach czy usługach.
6. Ciągła poprawa: utrzymywanie procesu ciągłego doskonalenia jakości, identyfikacja obszarów do ulepszeń i wdrażanie zmian w celu podniesienia standardów jakości.

Kontrola jakości jest kluczowym elementem zarządzania jakością w organizacjach produkcyjnych i usługowych, pomagając w utrzymaniu, a nawet przekraczaniu oczekiwań klientów co do jakości produktów lub usług. Jest to nie tylko mechanizm zapewniający zgodność z normami, ale także narzędzie do budowania zaufania i satysfakcji klientów, a także do poprawy efektywności operacyjnej i konkurencyjności firmy.

Quantity discount - rabat ilościowy - to obniżka ceny, którą oferent zapewnia w związku z ilością proponowanego zakupu. Jest to popularna strategia cenowa stosowana przez sprzedawców, aby zachęcić kupujących do zakupu większych ilości produktów lub usług. Rabat ilościowy jest zwykle proporcjonalny do ilości zamawianego towaru – im większa ilość, tym wyższy rabat.