SŁOWNIK ZAKUPOWY

Onboarding - w kontekście zarządzania łańcuchem dostaw, odnosi się do procesów związanych z wprowadzaniem nowego dostawcy do istniejącego systemu lub platformy firmy. Proces ten obejmuje szereg działań mających na celu zapewnienie, że nowy dostawca jest w pełni przygotowany i zintegrowany z operacyjnymi, logistycznymi, a także systemami informacyjnymi organizacji.
Kroki onboardingowe mogą obejmować:

1. Weryfikacja i ocena: przeprowadzenie oceny dostawcy pod kątem jego zdolności produkcyjnych, wiarygodności finansowej, jakości, zgodności ze standardami i wymogami regulacyjnymi.
2. Negocjacje i podpisanie umów: ustalenie warunków handlowych, cen, terminów dostaw, standardów jakościowych oraz podpisanie umów handlowych.
3. Integracja systemów: uzgodnienie i wdrożenie technologii i procesów niezbędnych do komunikacji i wymiany danych, takich jak systemy zamówień, fakturowania, zarządzania zapasami.
4. Szkolenia i wsparcie: zapewnienie dostawcy niezbędnych szkoleń dotyczących specyfikacji produktów, procesów operacyjnych, zasad bezpieczeństwa, a także udzielenie wsparcia technicznego.
5. Monitorowanie i optymalizacja: regularna ocena wydajności dostawcy i współpraca w celu ciągłej poprawy procesów i efektywności.

Onboarding dostawców jest kluczowy dla utrzymania płynności łańcucha dostaw, minimalizowania ryzyka oraz zapewnienia wysokiej jakości produktów i usług. Skuteczny onboarding pomaga w budowaniu trwałych, korzystnych relacji z dostawcami, co jest istotne dla sukcesu długoterminowego firmy.

Open tendering - przetarg otwarty - proces, w którym organ zamawiający publicznie zaprasza nieograniczoną liczbę firm do składania ofert przetargowych. Każda zainteresowana firma może złożyć ofertę. Odpowiedniość ofert oceniana jest poprzez ich ewaluację, a kontrakt przyznawany jest ofercie najbardziej ekonomicznej.
Kluczowe cechy przetargu otwartego:

1. Ogólnodostępność: ogłoszenie o przetargu jest publicznie dostępne, co umożliwia każdej zainteresowanej firmie udział.
2. Brak ograniczeń w dostępie: w przetargu otwartym nie ma ograniczeń co do liczby firm, które mogą złożyć ofertę, co zwiększa konkurencyjność i otwartość procesu.
3. Transparentność: proces ten jest zazwyczaj bardziej transparentny, ponieważ wszystkie oferty są oceniane według ustalonych kryteriów, które są znane wszystkim uczestnikom.
4. Ocena ofert: oferty są oceniane pod kątem różnych kryteriów, takich jak cena, jakość, doświadczenie, zdolności techniczne i finansowe oferenta.
5. Wybór najkorzystniejszej oferty: kontrakt jest przyznawany ofercie, która jest uznana za najbardziej ekonomiczną, co nie zawsze oznacza najniższą cenę, ale najlepszy stosunek jakości do ceny.

Przetarg otwarty jest często stosowany w sektorze publicznym, gdzie wymagana jest przejrzystość i równy dostęp do możliwości kontraktowych. Ten sposób przetargu jest zgodny z zasadami uczciwej konkurencji i zapewnia równe szanse dla wszystkich potencjalnych dostawców. Jest również uważany za efektywny sposób na osiągnięcie najlepszej wartości za wydane środki publiczne.

Open-book contract - umowa z otwartymi księgami - rodzaj umowy handlowej, w której kupujący mają wgląd w księgi i strukturę kosztów swoich dostawców, co pozwala na lepsze zrozumienie ich kalkulacji cenowych i ma na celu wzmocnienie partnerstwa. Przykładowa kalkulacja: dostawca oferuje "firmie X" produkty w oparciu o ich odpowiednie ceny zakupu netto ("cena bazowa") plus stała marża, mająca na celu pokrycie wszystkich kosztów oraz zapewnienie zysku firmy (= "marża w ramach otwartych ksiąg"). W tym celu dział zakupów otrzymuje listę cenową kosztów całego asortymentu dostępnego w dniu rozpoczęcia produkcji. Ponadto, dział zakupów i dostawca uzgadniają jedną lub więcej stawek marży (na podstawie kalkulacji marży wkładu dostawcy). Jeśli stawki marży odpowiadają uzgodnieniom, nie wymaga to dalszych działań. W przypadku odchyleń, należy dokonać korekty w formie rekompensaty (w ustalonym okresie).
Kluczowe aspekty umowy z otwartymi księgami:

1. Transparentność: umowa taka zapewnia przejrzystość kosztów i procesów kalkulacyjnych dostawcy.
2. Wzmacnianie relacji: poprzez dzielenie się informacjami finansowymi, dostawcy i kupujący budują bardziej zaufane i partnerskie relacje.
3. Wspólne zarządzanie kosztami: umożliwia to wspólne zarządzanie kosztami i może prowadzić do ich optymalizacji.
4. Ustalanie cen: cena produktów lub usług jest ustalana na podstawie realnych kosztów plus ustalona marża.
5. Dostosowanie i korekta: w przypadku zmian w strukturze kosztów, umowa pozwala na ich korektę i dostosowanie cen.

Umowa z otwartymi księgami jest szczególnie użyteczna w długoterminowych relacjach biznesowych, gdzie obie strony mają wspólny interes w utrzymaniu stabilności cen i efektywności kosztowej. Jest to także narzędzie, które może przyczyniać się do zwiększenia zaufania i współpracy, jak również umożliwia lepsze planowanie i zarządzanie finansami.

Operating cash flow - przepływy pieniężne z działalności operacyjnej - saldo między wpływami a wypływami pieniężnymi, czyli przepływ gotówki, wynikające z podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Środki pieniężne działają jako wskaźnik konkurencyjności firmy.
Kluczowe aspekty przepływu gotówki z działalności operacyjnej:

1. Wpływy pieniężne: obejmują one wszystkie wpływy gotówki z typowych działalności biznesowych, takich jak wpływy ze sprzedaży produktów lub usług.
2. Wypływy pieniężne: dotyczą płatności związanych z działalnością operacyjną, w tym kosztów zakupu towarów, płac, kosztów operacyjnych i innych wydatków związanych z codzienną działalnością.
3. Wskaźnik zdolności do generowania gotówki: przepływy pieniężne z działalności operacyjnej są kluczowym wskaźnikiem zdolności firmy do generowania gotówki z jej podstawowej działalności, co jest istotne dla utrzymania płynności finansowej i rozwoju.
4. Ocena kondycji finansowej: regularny pozytywny przepływ gotówki z działalności operacyjnej wskazuje na zdrowie finansowe firmy i jej zdolność do pokrywania bieżących zobowiązań bez konieczności zaciągania długu.
5. Różnica od zysku netto: przepływy pieniężne z działalności operacyjnej różnią się od zysku netto, ponieważ zysk netto uwzględnia także pozycje niepieniężne, takie jak amortyzacja, podczas gdy przepływy pieniężne koncentrują się wyłącznie na rzeczywistych przepływach gotówki.

Zarządzanie przepływami pieniężnymi z działalności operacyjnej jest kluczowe dla każdej firmy, ponieważ zapewnia niezbędne środki na bieżącą działalność, inwestycje oraz rozwój. Firmy z silnymi, pozytywnymi przepływami gotówkowymi są często postrzegane jako stabilne i konkurencyjne na rynku.

Operational level agreement (OLA) - wewnętrzne porozumienie operacyjne - umowa wewnątrzorganizacyjna, która nie ma charakteru prawnego, i służy zapewnieniu wykonania umowy o wyższej wartości z podmiotami zewnętrznymi. OLA jest stosowane wewnątrz organizacji do koordynowania i zarządzania działaniami, które są niezbędne do wspierania i realizacji zobowiązań wynikających z umów zewnętrznych, takich jak Service Level Agreements (SLA).
Kluczowe aspekty Operational Level Agreement:

1. Współpraca wewnętrzna: OLA określa, jak różne jednostki lub działania wewnątrz organizacji współpracują, aby wspierać realizację SLA z klientami zewnętrznymi.
2. Standardy i procedury: określa standardy i procedury pracy, które muszą być przestrzegane wewnątrz organizacji, aby sprostać zewnętrznym zobowiązaniom umownym.
3. Zarządzanie jakością: umożliwia monitorowanie i zarządzanie jakością usług świadczonych w ramach organizacji, co jest kluczowe dla utrzymania standardów SLA.
4. Komunikacja i rozwiązywanie problemów: ustala procesy komunikacji i rozwiązywania problemów wewnątrz organizacji, które są niezbędne do efektywnego działania i reagowania na potrzeby zewnętrzne.
5. Wsparcie i usługi wewnętrzne: określa poziomy wsparcia i usług, które są wymagane od różnych działów w organizacji, aby zapewnić skuteczne wypełnienie zobowiązań SLA.

Operational Level Agreements są ważne w organizacjach, które świadczą złożone usługi lub mają złożoną strukturę organizacyjną, ponieważ zapewniają, że wszystkie wewnętrzne jednostki są zorientowane na wspólne cele i standardy, które są niezbędne do zaspokojenia potrzeb i oczekiwań klientów zewnętrznych. OLA pomaga w uniknięciu nieporozumień i zapewnia, że każdy dział rozumie swoją rolę w procesie dostarczania usług.

OPEX – operating expenses - wydatki operacyjne - koszty związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa. W skład OPEX wchodzą koszty surowców, materiałów eksploatacyjnych i zaopatrzenia, koszty personelu, amortyzacja oraz inne wydatki operacyjne. OPEX jest istotną częścią rachunku zysków i strat firmy.
Kluczowe elementy wydatków operacyjnych (OPEX):

1. Koszty surowców i materiałów: koszty zakupu surowców, materiałów potrzebnych do produkcji lub świadczenia usług.
2. Koszty personelu: wynagrodzenia, świadczenia pracownicze, ubezpieczenia społeczne i inne koszty związane z zatrudnieniem pracowników.
3. Amortyzacja: odpis amortyzacyjny odnoszący się do stopniowego zużycia środków trwałych używanych w działalności operacyjnej.
4. Inne wydatki operacyjne: koszty takie jak czynsz, koszty utrzymania, opłaty za usługi, koszty marketingowe, i inne bieżące wydatki związane z prowadzeniem działalności.

Zarządzanie OPEX jest kluczowe dla efektywności operacyjnej i rentowności firmy. Kontrola wydatków operacyjnych pozwala na optymalizację kosztów, co może prowadzić do zwiększenia zyskowności. Ponadto, właściwe zarządzanie OPEX może mieć wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa i jego zdolność do konkurowania na rynku.

Order - zamówienie - pisemny dokument zakupu, zawierający instrukcje, wydawany dostawcy w celu udostępnienia materiałów i/lub usług po określonej cenie i czasie.

Order point control (OPC) - system kontroli punktu zamówienia - metoda kontroli zapasów, która polega na zdefiniowaniu minimalnego poziomu zapasów, który, gdy zostanie osiągnięty, uruchamia działanie zakupowe polegające na ponownym zamówieniu. Jest to podstawowa technika zarządzania zapasami, stosowana w celu zapewnienia ciągłości dostaw i minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem nadmiernych zapasów.
Kluczowe aspekty kontroli punktu zamówienia:

1. Ustalenie minimalnego poziomu zapasów: określenie ilości zapasów, przy której należy zainicjować kolejne zamówienie. Poziom ten jest ustalany w oparciu o przewidywany popyt i czas dostawy.
2. Monitorowanie zapasów: Regularne śledzenie poziomu zapasów w magazynie, aby upewnić się, że nie spadają one poniżej ustalonego minimalnego poziomu.
3. Automatyczne działania zakupowe: gdy poziom zapasów osiąga zdefiniowany punkt zamówienia, automatycznie inicjowane jest działanie zakupowe, na przykład przez system zarządzania zapasami.
4. Zapobieganie brakom: system ten pomaga w zapobieganiu sytuacjom, w których brakuje towarów, co mogłoby prowadzić do przerw w produkcji lub utraty sprzedaży.
5. Optymalizacja kosztów zapasów: kontrola punktu zamówienia pozwala na zrównoważenie kosztów związanych z utrzymaniem zapasów i ryzykiem braku zapasów, minimalizując jednocześnie koszty całkowite.

Kontrola punktu zamówienia jest często wykorzystywana w połączeniu z innymi metodami kontroli zapasów, takimi jak analiza ABC, w celu dalszej optymalizacji zarządzania zapasami. Jest to kluczowe narzędzie w zarządzaniu łańcuchem dostaw, zwłaszcza w środowiskach, gdzie ważna jest szybka reakcja na zmieniający się popyt i warunki rynkowe.

Order to cash (O2C) - uporządkowany przepływ pracy służący do zarządzania i realizacji zamówień klientów. Proces O2C często przybiera formę cyklu, gdyż tworzy się relacje z klientami, którzy składają powtarzające się zamówienia. Cykl ten rozpoczyna się, gdy zamówienie jest wysyłane, a kończy się, gdy płatność jest otrzymana. Podczas gdy model Procure to Pay (P2P) obejmuje wszystkie procesy biznesowe związane z zakupem od dostawców, metoda O2C składa się ze wszystkich procesów biznesowych zaangażowanych w sprzedaż.
Kluczowe etapy procesu O2C:

1. Przyjęcie zamówienia: proces rozpoczyna się, gdy firma otrzymuje zamówienie od klienta.
2. Zarządzanie zamówieniem: zamówienie jest przetwarzane i weryfikowane pod kątem dostępności produktu oraz terminów dostawy.
3. Realizacja zamówienia: obejmuje produkcję, pakowanie, i wysyłkę zamówionego towaru.
4. Dostawa: towar jest dostarczany do klienta zgodnie z warunkami zamówienia.
5. Fakturowanie: wystawienie i wysłanie faktury do klienta za dostarczone produkty lub usługi.
6. Zarządzanie wierzytelnościami: monitorowanie płatności i zarządzanie należnościami od klientów.
7. Otrzymanie płatności: proces kończy się, gdy płatność od klienta jest otrzymana.

Proces O2C jest kluczowy dla efektywności działalności przedsiębiorstwa, ponieważ wpływa na przepływ gotówki, satysfakcję klientów i ogólną wydajność operacyjną firmy. Optymalizacja procesu O2C może prowadzić do szybszego obiegu gotówki, zwiększenia efektywności operacyjnej i poprawy relacji z klientami. W nowoczesnych przedsiębiorstwach często stosuje się zaawansowane systemy informatyczne do zarządzania i automatyzacji procesu O2C, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie zamówień i płatności.

Ordering costs - koszty zamówienia - wszystkie wydatki związane z procesem składania i zarządzania zamówieniem na produkty lub usługi. Te koszty mogą obejmować różnorodne aspekty procesu zakupowego i są ważnym elementem w kalkulacji całkowitych kosztów zakupu w zarządzaniu łańcuchem dostaw.
Kluczowe elementy kosztów zamówienia:

1. Koszty administracyjne: wydatki na pracę administracyjną związaną z przygotowaniem i przetwarzaniem zamówienia, takie jak czas pracy personelu zajmującego się zakupami.
2. Koszty komunikacji: koszty związane z komunikacją z dostawcami, w tym rozmowy telefoniczne, korespondencja e-mailowa i inne formy komunikacji.
3. Koszty przetwarzania: koszty związane z przetwarzaniem zamówienia w systemach informatycznych, w tym koszty oprogramowania i sprzętu komputerowego.
4. Koszty negocjacji i finalizacji umowy: czas i zasoby wykorzystane do negocjacji warunków z dostawcami, w tym koszty prawne, jeśli są konieczne.
5. Koszty kontroli jakości: inspekcja i kontrola jakości produktów lub usług po otrzymaniu zamówienia.
6. Koszty transportu i logistyki: koszty organizacji transportu i logistyki dla dostarczenia zamówionych towarów, jeśli są one wliczane w proces zamówienia.

Koszty zamówienia są szczególnie ważne w kontekście gospodarki zapasami i analizy kosztów całkowitych. Efektywne zarządzanie kosztami zamówienia może prowadzić do znaczących oszczędności w organizacji. Firmy często dążą do optymalizacji tych kosztów poprzez automatyzację procesów zamówień, negocjacje z dostawcami, czy konsolidację zamówień w celu zmniejszenia częstotliwości składania zamówień. Polecamy również nasz artykuł na temat kosztów działu zakupów KOSZT PO – ILE KOSZTUJE WYDAWANIE PIENIĘDZY?

Original equipment manufacturer (OEM) - producent oryginalnego wyposażenia - firma, która produkuje komponenty lub produkty, ale zwykle nie sprzedaje ich bezpośrednio na rynku detalicznym. Zamiast tego, OEM dostarcza swoje oryginalne części do innych firm, które wykorzystują je w dalszej produkcji lub montażu swoich własnych wyrobów. Często produkty OEM są wbudowywane w końcowe produkty sprzedawane pod marką innego przedsiębiorstwa.
Kluczowe aspekty działalności OEM:

1. Produkcja komponentów: OEM specjalizuje się w produkcji konkretnych części lub składników, które są następnie wykorzystywane w produktach końcowych innych firm.
2. Współpraca B2B: głównymi klientami OEM są inne przedsiębiorstwa (B2B - Business to Business), a nie indywidualni konsumenci detaliczni.
3. Integracja z produktami klientów: produkty OEM są zazwyczaj integralną częścią większych systemów lub produktów końcowych, takich jak samochody, komputery, czy sprzęt AGD.
4. Współpraca z markami: często produkty OEM są sprzedawane pod marką firmy nabywającej, a nie pod własną marką producenta OEM.
5. Wyjątki w niektórych branżach: w niektórych branżach, jak np. w przemyśle motoryzacyjnym, firmy takie jak Daimler, BMW, czy Tesla są nazywane OEM, ponieważ produkują zarówno oryginalne części, jak i końcowe produkty sprzedawane pod własną marką.

Rola OEM jest kluczowa w wielu sektorach przemysłu, ponieważ umożliwiają one producentom końcowym skupienie się na projektowaniu i montażu końcowych produktów, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości i specjalizacji komponentów. Współpraca z renomowanymi OEM zapewnia dostęp do zaawansowanej technologii, innowacji oraz umożliwia optymalizację kosztów produkcji.

OTIF – on time in full - OTIF / DIFOT , czyli dostawa pełna i terminowa. OTIF  łączy kompletność dostawy i terminowość dostawy w wielowymiarowy miernik wydajności dostawcy. Zgodność ilościowa oznacza, że zrealizowane zamówienie zawiera dokładnie taką liczbę sztuk towaru jaka została zamówiona. Miało być 100 i dostarczono 100.  Istotne jest uwzględnienie ewentualnych defektów bądź błędów jakościowych w dostarczonym produkcie. Według tego trendu defekty powinny pomniejszać wielkość realizacji zamówienia, czyli we wskaźniku liczą się nie fizyczne sztuki dostarczonego towaru, a sztuki poprawne pod kątem jakości. Przykład: Firma produkcyjna otrzymuje zlecenie zamówienia na 500 jednostek, które należy dostarczyć w ciągu 10 dni. Jednak może wysłać jedynie 490, z których 50 nie jest kompletnych. Firma dostarczy zatem 490 zamówień on time, ale jedynie 440 z nich spełnia zmienną in full (440 / 500) x 100 = 88 … 31 32 33 34 35 … 48