SŁOWNIK ZAKUPOWY

Return on relationship investment (RORI) - zwrot z inwestycji w relacje (RORI) - korzyści finansowe dla kupującego wynikające z nawiązania, rozwoju i utrzymania relacji kupujący – dostawca.

Reverse auction - aukcja odwrotna / odwrócona - to rodzaj aukcji, w której to dostawcy składają oferty dotyczące kwoty, jaką chcą otrzymać za konkretny towar lub usługę. W tego typu aukcji zwycięża najniższa oferta. Jest to odwrócenie tradycyjnego modelu aukcji, gdzie kupujący licytują cenę, jaką są skłonni zapłacić za towar lub usługę.
Kluczowe aspekty aukcji odwrotnej:

1. Konkurencja między dostawcami: dostawcy konkurują ze sobą, oferując coraz niższe ceny, aby zdobyć kontrakt.
2. Redukcja kosztów zakupów: jest to skuteczna metoda dla organizacji kupujących do zmniejszenia kosztów zakupów, ponieważ dostawcy są motywowani do zaoferowania najlepszej możliwej ceny.
3. Transparentność procesu: aukcje odwrotne często odbywają się za pomocą platform internetowych, co zapewnia transparentność procesu i równy dostęp dla wszystkich uczestników.
4. Czasowo ograniczona: podobnie jak w tradycyjnych aukcjach, aukcje odwrotne są czasowo ograniczone, co oznacza, że dostawcy mają określony czas na złożenie swoich ofert.
5. Skupienie na cenie: głównym kryterium wyboru dostawcy jest cena, co może być korzystne dla kupującego, ale również może rodzić pytania dotyczące jakości i innych ważnych czynników.
6. Negocjacje po aukcji: czasami po zakończeniu aukcji odwrotnej kupujący może negocjować z wybranym dostawcą dodatkowe warunki umowy.

Aukcje odwrotne są popularne w wielu branżach, szczególnie tam, gdzie produkty lub usługi są dość standardowe i łatwe do porównania, takie jak materiały biurowe, surowce czy standardowe komponenty. Są one skutecznym narzędziem do obniżania kosztów, ale wymagają od organizacji kupujących dokładnego zdefiniowania swoich wymagań i zapewnienia, że wybrana oferta spełni wszystkie niezbędne kryteria jakości i wykonania.

RFx - RFx jest ogólnym terminem, który odnosi się do różnych rodzajów zapytań wykorzystywanych w procesie zakupowym, gdzie "x" może być zastąpione przez odpowiednią literę określającą rodzaj zapytania.
Termin ten obejmuje:

1. RFP (Request for Proposal): zapytanie o ofertę, stosowane, gdy firma potrzebuje kompleksowego rozwiązania lub usługi i oczekuje szczegółowych propozycji od dostawców, które nie tylko obejmują cenę, ale także metodykę, plan działania i inne specyficzne wymagania.
2. RFQ (Request for Quotation): zapytanie o wycenę, używane, gdy znane są dokładne specyfikacje produktu lub usługi i firma szuka informacji o cenie od potencjalnych dostawców.
3. RFI (Request for Information): prośba o informacje, wykorzystywana do zbierania ogólnych informacji o możliwościach i produktach/usługach dostawców, zanim zostaną podjęte bardziej szczegółowe decyzje zakupowe.
4. RFB (Request for Bid): zapytanie o ofertę (Licytację), podobne do RFQ, ale zazwyczaj stosowane w oficjalnych procesach przetargowych, gdzie cena jest głównym kryterium wyboru.
5. RFT (Request for Tender): zapytanie o przetarg, używane w formalnych procesach przetargowych, gdzie firmy są zapraszane do składania ofert na konkretne projekty lub kontrakty.
6. RFS (Request for Solution): zapytanie o rozwiązanie (RFS) to dokument używany w procesie zakupowym, który ma na celu zaproszenie dostawców do przedstawienia rozwiązań dla konkretnych potrzeb lub problemów biznesowych.

Każdy z tych rodzajów RFx służy określonemu celowi i jest używany w zależności od wymagań i strategii zakupowej firmy. Pozwalają one na efektywne zarządzanie procesem zakupowym, od wstępnego zbadania rynku po ostateczny wybór dostawcy.

Risk appetite - apetyt na ryzyko - poziom ryzyka, który dana osoba lub organizacja może podjąć.

Safety performance index (SPI) - indeks wydajności bezpieczeństwa - to miernik używany do oceny skuteczności działań związanych z bezpieczeństwem w organizacji. SPI jest często stosowany w branżach, gdzie bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem działalności, takich jak przemysł budowlany, transport, produkcja, czy energetyka.

Sales and operations planning (S&OP) - planowanie sprzedaży i operacji - to jeden z kluczowych procesów w zarządzaniu przedsiębiorstwem w którym wspieramy naszych klientów. Proces skupia się na zintegrowanym planowaniu, kontroli i monitorowaniu łańcucha dostaw. Zwykle przeprowadzany jest w cyklu miesięcznym i obejmuje różne działy w organizacji, w tym sprzedaż, marketing, operacje, finanse, a czasami nawet HR i IT. Celem S&OP jest zapewnienie, że cele strategiczne firmy są zgodne z jej możliwościami operacyjnymi oraz popytem rynkowym.
  Kluczowe Elementy S&OP:

1. Prognozowanie popytu: polega na przewidywaniu sprzedaży, aby firma mogła sprostać zapotrzebowaniu rynkowemu bez nadprodukcji.
2. Zarządzanie zapasami: odpowiednie zarządzanie zapasami zapewnia, że firma utrzymuje optymalne poziomy zapasów - ani za dużo, by uniknąć wysokich kosztów przechowywania, ani za mało, by uniknąć braków.
3. Alokacja zasobów: przydzielanie odpowiednich zasobów (takich jak siła robocza, maszyny i materiały) we właściwym czasie, aby sprostać potrzebom produkcyjnym.
4. Planowanie budżetowe: dostosowanie planowania finansowego do S&OP, aby zapewnić dostępność niezbędnych środków na operacje.
5. Analiza luki: identyfikacja i adresowanie luk między bieżącymi operacjami a strategicznymi celami firmy.
6. Planowanie scenariuszy: rozważanie różnych scenariuszy (jak zmiany w popycie rynkowym lub zakłócenia w łańcuchu dostaw) i planowanie, jak sobie z nimi radzić.

Korzyści z S&OP:

1. Poprawa efektywności operacyjnej: poprzez zgodność różnych działów, S&OP pomaga w usprawnieniu operacji i redukcji marnotrawstwa.
2. Lepsze zarządzanie zapasami: pomaga w utrzymaniu optymalnego poziomu zapasów, redukując koszty związane z nadmiarem zapasów lub awaryjnymi zakupami.
3. Zwiększenie satysfakcji klientów: zapewnia, że zapotrzebowanie klientów jest szybko zaspokajane, co poprawia poziom obsługi.
4. Wzmocnienie współpracy i komunikacji: sprzyja kulturze współpracy i otwartej komunikacji między różnymi działami.
5. Zgodność strategiczna: dostosowuje codzienne operacje do długoterminowych celów strategicznych firmy.
6. Łagodzenie ryzyka: zapewnia ramy do radzenia sobie z niepewnościami i ryzykami w łańcuchu dostaw.

Wyzwania w S&OP:

1. Integracja i dokładność danych: wymaga dokładnych i aktualnych danych ze wszystkich działów.
2. Współpraca międzydziałowa: wymaga efektywnej współpracy między różnymi działami, co może być wyzwaniem w organizacjach działających w modelu silosowym.
3. Zarządzanie zmianą: wdrożenie S&OP może wymagać znaczących zmian w procesach i kulturze.
4. Znalezienie równowagi między potrzebami strategicznymi a operacyjnymi: ważne jest znalezienie odpowiedniej równowagi między długoterminowymi celami strategicznymi a krótkoterminowymi wymaganiami operacyjnymi.

Ogólnie rzecz biorąc, Sales and Operations Planning

Samples - próbki - producent lub dostawca dostarcza lub wytwarza próbkę przed złożeniem zamówienia (zakup próbki). Nawet jeśli dostawca oferuje bezpłatną próbkę zalecamy jej zaksięgowanie za np. jeden grosz aby w przyszłości firma posiadała historię związaną z pozyskiwaniem próbek od dostawców.

Savings tracking - śledzenie oszczędności - monitorowanie oszczędności. Celem śledzenia oszczędności jest dostarczenie decydentom dokładnych dowodów i praktycznych spostrzeżeń na temat efektywności działu zakupów.

Schedule of rates - wykaz taryf, wykaz stawek, skala opłat, cennik.

Service Level Agreement (SLA) - umowa między klientem a dostawcą usług - definiuje obowiązkowe standardy, które muszą być spełnione. SLA jest kluczowym elementem w zarządzaniu usługami i relacjami z klientami, zwłaszcza w branżach takich jak IT, telekomunikacja, i usługi profesjonalne.
Główne Elementy SLA:

1. Zakres usług: dokładny opis usług, które mają być świadczone, wraz z szczegółami dotyczącymi ich zakresu i sposobu dostarczania.
2. Standardy wydajności: konkretne mierniki i cele, które określają poziom wydajności usług, np. czas odpowiedzi, dostępność systemu, jakość usługi.
3. Procedury monitorowania i raportowania: określenie sposobów monitorowania wydajności i raportowania o niej, włączając w to częstotliwość i format raportów.
4. Konsekwencje niespełnienia standardów: zasady dotyczące tego, co się dzieje, gdy standardy wydajności nie są spełnione, w tym potencjalne kary lub rekompensaty dla klienta.
5. Warunki rewizji i zmian: procedury dotyczące przeglądania i dokonywania zmian w SLA, aby umożliwić dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych.
6. Postanowienia dotyczące rozwiązania umowy: zasady dotyczące zakończenia umowy, włącznie z wymaganiami dotyczącymi wypowiedzenia i postępowania po zakończeniu umowy.

Znaczenie SLA:

1. Jasne oczekiwania: SLA ustanawia jasne oczekiwania co do poziomu i jakości usług, co pomaga unikać nieporozumień i konfliktów.
2. Zapewnienie jakości: pomaga zapewnić, że dostawca usług utrzymuje wysoką jakość świadczonych usług.
3. Podstawa dla oceny wydajności: stanowi obiektywną podstawę do oceny wydajności dostawcy usług.
4. Ochrona dla obu stron: zapewnia ochronę zarówno klientowi, jak i dostawcy usług, określając obowiązki i oczekiwania.
5. Podstawa dla ciągłej poprawy: może służyć jako narzędzie do ciągłego monitorowania i poprawy jakości usług.

SLA jest więc niezbędnym narzędziem w zarządzaniu usługami, które pomaga w budowaniu i utrzymywaniu silnych, profesjonalnych relacji między dostawcami usług a ich klientami.

Shelf life - okres przechowywania - to czas, przez jaki towar może być przechowywany, zanim stanie się niezdatny do użytku.

Shipping terms - warunki wysyłki - podstawowe stwierdzenia zawarte w zaproszeniu do składania ofert, które opisują transport towarów od dostawcy do klienta. Warunki wysyłki określają przewoźnika, który przewiezie zakupione przedmioty oraz miejsce docelowe, do którego zostaną wysłane, a także używają ujednoliconego sformułowania w celu ustalenia momentu, w którym własność towarów przechodzi ze sprzedawcy na kupującego. Warunki wysyłki określają również formalnie sposób, w jaki przewoźnik dostarczy materiały, na przykład: samolotem nocnym lub drogą lądową. Polecamy zapoznanie się z terminem Incoterms